Cette documentation complémentaire sert d'ouvrage de référence facilité pour d'éventuelles questions après la formation. L'ordre des thèmes est analogue à celui de la formation.


TABLE DE MATIERE



1. Cockpits

Le cockpit est une première page d'aperçu. Nous faisons la distinction entre le cockpit de l'organisation et le cockpit de l'équipe.


Articles d'assistance:


Les deux carreaux "Employés" et "Prochains événements" sont également présents sur le cockpit de l'équipe. Les informations listées ne concernent que l'équipe actuellement sélectionnée.





2. Employés

Les données de base des employés peuvent être gérées sous Paramètres --> Employés. Les fonctions les plus importantes pour cette page sont les suivantes :

  • Saisir les employés.Les champs en gras sont obligatoires pour que les employés soient disponibles pour la planification. Si les employés doivent utiliser le portail d'employés, ils doivent tous disposer d'une adresse électronique valide.
    • Contrat standard : il est défini par vous avant la configuration. Nous pouvons également enregistrer plusieurs contrats dans Planik.
    • Copier les paramètres : Pour que les nouveaux employés soient tout de suite enregistrés dans les bonnes règles et mots-clés et que les bons modèles de service leur soient attribués, vous pouvez sélectionner une personne existante dans la liste et copier ses paramètres pour la personne nouvellement saisie.


  • Choisir une couleur de l'employé. Vous pouvez personnaliser la couleur d'arrière-plan des employés en cliquant sur Modifier sous Détails et en choisissant une couleur en cliquant sur le damier. Ceci n'est qu'une aide visuelle. Vous pouvez ainsi décider vous-même si vous souhaitez donner une couleur en fonction de l'équipe ou de la qualification, ou simplement choisir la couleur préférée de la personne. 


  • Attribuer des services. Indépendamment du nombre et du jour, il est obligatoire d'indiquer à Planik quels employés peuvent assumer quels services. C'est pourquoi, une fois les employés saisis, il convient soit de copier les paramètres d'une personne existante, soit d'attribuer les services aux employés sous l'onglet Modèles de service disponibles.
    • Inverser la logique : Vous pouvez également attribuer les employés aux modèles de service. Vous apprendrez comment faire sous le titre "3. Modèles de service".
    • Liste des candidats : Dès que vous avez attribué les services aux employés, Planik vous présente également une liste de candidats pour les absences et les interventions à court terme dans l'aperçu.


  • Engagement des employés. Vous voyez dans le sous-menu Emploi l'engagement actuel de la personne. Vous pouvez y saisir les changements de taux d'occupation effectués en cours d'année comme Nouvel emploi. Afin de modifier l'engagement actuel, vous pouvez cliquer sur le crayon à droite de la ligne et effectuer les adaptations. 
    • Durée du travail quotidienne selon le taux d'occupation : vous voyez à droite de la ligne également  la durée du travail quotidienne dont dispose la personne sélectionnée selon son taux d'occupation. Cette durée du travail quotidienne est réparti sur 5 jours dans Planik et est ainsi utilisé pour les jours de vacances.
    • Droit aux vacances : la modification du taux d'occupation, les heures de vacances qui n'ont pas encore été prises sont transmis dans le tableau du nouveau taux d'occupation. Cette conversion est effectuée automatiquement par Planik. 
    • Démission : Vous pouvez saisir à l'avance la date de départ des employés sous cette rubrique et la personne ne sera plus visible sur les horaires après cette date. Nous vous recommandons également de retirer à l'employé l'accès au portail d'employés avant sa démission.


  • Tableau des vacances. Vous obtenez les informations sur le droit aux vacances et les vacances prises en jours et également en heures. Si un changement de taux d'occupation intervient en cours d'année, un nouveau tableau est créé sur cette page, et les droits aux vacances vont automatiquement être ajustés. 


  • S'abonner au propre horaire. Les employés qui ont été saisis peuvent s'abonner à leur horaire personnel dans l'agenda électronique qu'ils utilisent. Ils peuvent, soit recevoir le lien à cet effet de la part des planificateurs, soit le trouver sur leur portail d'employés, s'ils y ont accès.
    • Iphone: Si l'horaire doit être affiché dans le calendrier, le lien peut être directement enregistré comme nouvel abonnement dans les paramètres du portable.
    • Android: Google ne soutient que de manière limitée les logiciels externes. Nous avons donc ajouté une alternative pour les téléphones Android avec une application qui fonctionne bien dans le guide de démarrage rapide.

            Voici le guide rapide pour l'intégration de votre propre horaire. 


  • Portail d'employés. Pour que les employés aient accès aux horaires et à leur calendrier, ils doivent disposer d'une adresse électronique valide. C'est le tâche des planificateurs d'inviter une fois tous les employés individuellement au portail d'employés.
    • Courriel d'activation et validité : Une fois que les employés ont été invités, ils reçoivent un courriel contenant un lien d'activation valable pendant 2 semaines. Les employés doivent cliquer sur ce lien et définir un mot de passe afin d'avoir accès à leur portail. Ils se connecteront ensuite sur www.planik.ch.
    • Inviter après que l'équipe a été configurée : Afin d'éviter toute ambiguïté, nous conseillons d'inviter les employés soit lors de la formation interne, soit après avoir terminé la configuration.


  • L'ordre des employés. L'ordre que vous voyez sur cette page est le même que celui qui figure sur l'horaire. Afin de changer l'ordre, cliquez sur les deux flèches à gauche du nom de la personne et déplacez la personne vers l'endroit souhaité.


  • Créer un séparateur. Afin de disposer d'une aide visuelle supplémentaire, il est possible de créer des séparateurs d'employés. Il est ainsi possible de définir des sous-groupes. En créant des séparateurs, on obtient également des mots-clés qui servent uniquement à filtrer l'affichage des pages.


  • Affichage des employés sous forme de liste. Si des adaptations doivent être effectuées pour plusieurs employés, vous pouvez également afficher les employés sous forme de liste. Pour ce faire, cliquez sur Sous forme de liste au-dessus du bouton Nouveau.
    • Exportation. Cette liste peut également être téléchargée au format Excel.
    • Enregistrer les entrées. Une fois que vous avez fait toutes les adaptations, vous pouvez cliquer sur Sauvegarder en bas. Si les noms des employés apparaissent en vert, cela signifie que vos entrées ont été enregistrées.
    • Vue standardisée. Si vous souhaitez revenir à la vue standardisée, cliquez sur Paramètres --> Employés.


  • Ajouter des mots-clés aux employés. Vous pouvez à tout moment attribuer les employés aux différents mots-clés sous Paramètres --> Mots-clés. Afin de faciliter l'attribution de certains employés à un mot-clé particulier, vous pouvez sélectionner la personne souhaitée sous Paramètres --> Employés, puis cliquer sur la liste dans la case Nouveau mot-clé... à droite. Soit vous choisissez un mot-clé existant dans la liste, si vous avez déjà créé des mots-clés, soit vous saisissez simplement le nom du mot-clé et le confirmez avec la touche Enter.


       Voici la documentation complète sur les employés.





3. Modèles de service

Vous accédez aux données de base de vos modèles de service sous Paramètres --> Modèles de service. Les fonctions les plus importantes sont expliquées ci-dessous.


  • 3 types de modèles de service. Planik connaît les trois types "service", "absence" et "vacances". En ce qui concerne les absences, il s'agit également des absences rémunérées ainsi que des absences non rémunérées, car les premières génèrent de la durée du travail et les employés reçoivent ainsi les heures qui leur sont créditées.
    • Absence non rémunérée. Si une personne est absente, il n'y a pas forcément besoin d'un service, car un jour vide est automatiquement déduit de l'heure travaillée variable.


  • Créer des modèles de service. Avant de pouvoir planifier, il faut des modèles de service. Il est important que tous les modèles de service soient créés.
    • Abréviations et emojis.  Il est important que les abréviations ne contiennent pas plus de 5 lettres afin qu'il n'y ait pas de chevauchement dans l'aperçu de l'horaire. Des emojis peuvent également être utilisés à la place des lettres.
    • Mode de calcul. Le type de calcul des services peut être soit "Calculé", "Fixe" ou "Selon la durée du travail prévue". S'il est réglé sur "Calculé", les employés peuvent adapter les temps du service dans la saisie des temps.
    • Indemnité de temps. Sie un service doit générer du temps supplémentaire, il est possible de le définir directement dans le service.
    • Ordre des modèles de service. Afin d'avoir une aide visuelle, l'ordre des services peut être modifié par les deux flèches à gauche de l'abrèviation. 

REMARQUE : Pour les absences et les vacances, nous vous recommandons de saisir les heures de 00:00 à 24:00, car ces heures n'ont aucune influence sur la durée du travail calculée et cela évite qu'un autre service soit réparti par Planik ces jours-là lors de la planification automatique des horaires.



  • Adapter les heures des modèles de service. S'il devait arriver que les heures de départ et/ou de fin d'un service changent, vous pouvez adapter vous-même le modèle de service. Il est toutefois important de mentionner que cela n'a pas d'effet rétroactif. Tous les services qui ont été planifiés avec les anciennes heures sont marquées en gras et avec un astérisque dans l'aperçu de l'horaire et conservent les anciennes heures. 

REMARQUE: Si vous souhaitez adapter également les heures des services déjà planifiés, vous pouvez volontiers nous envoyer un message via le Soutien.


  • Supprimer/désactiver les modèles de service. Si un modèle de service n'a encore jamais été planifié, il peut être supprimé. Ce n'est cependant pas le cas pour un modèle de service qui a été planifié au moins une fois. Dans ce cas, vous pouvez toutefois désactiver le modèle de service. Ainsi, il n'apparaîtra également plus dans la liste des modèles de service actuellement utilisés.


  • Attribuer les employés aux modèles de service. Afin de simplifier l'attribution des services aux employés, il est possible d'inverser la logique pour chaque modèle de service de type "service" et de sélectionner tous les employés par service. Ceci est indispensable pour le calcul automatique et peut être utilisé pour la planification manuelle afin de disposer d'une liste de candidats dès qu'il y a des absences de courte durée.


  • Priorisation des modèles de service. Les modèles de service peuvent être classés par ordre de priorité pendant le calcul automatique. Il est ainsi possible de décider pour chaque modèle de service si la répartition est plus importante que la prise en compte d'autres règles de calcul.


Voici la documentation complète sur les modèles de service.




4. Modèles hebdomadaires

Pour que les besoins hebdomadaires puissent être définis, vous pouvez créer un nombre souhaité de modèles sous Paramètres --> Modèles hebdomadaires.


  • Créer des modèles hebdomadaires. Vous définissez le nombre d'employés qui doivent assurer un service donné chaque jour.
    • Exigence minimale. Vous pouvez définir le nombre minimal de services à distribuer
    • Exigence maximale. Vous pouvez saisir plus que le minimum afin que certains services soient distribués si les employés n'ont pas encore reçu suffisamment de services. 
    • Planification manuelle. Vous n'avez pas obligatoirement besoin d'un modèle hebdomadaire, car vous pouvez voir la liste de tous les modèles de service dans l'aperçu par un double-clique sur une cellule. 


REMARQUE : Pour le planning automatique, le modèle hebdomadaire est obligatoire, car Planik doit savoir combien de services doivent être distribués par jour et pour qu'il y ait une fin au calcul.


Voici la documentation complète sur les modèles hebdomadaires.




5. Horaires

Afin de créer le premier horaire et les suivants, nous allons sur la page "Planification --> Horaires".


  • Créer un horaire. Vous pouvez créer un nouvel horaire en cliquant sur le bouton Nouvel horaire.
    • Premier horaire. Vous pouvez choisir la date de départ du tout premier horaire. Il est important de noter que la date soit actuelle et pas en future si vous souhaitez tester la saisie de temps. 
    • Longueur de l'horaire. Planik choisit toujours 4 semaines par défaut. Vous pouvez adapter la longueur à une semaine, deux semaines, un mois entier ou jusqu'à 8 semaines. Nous ne recommandations toutefois pas les horaires de 8 semaines, car le défilement dans tous les sens sur l'aperçu de l'horaire peut être désagréable, mais plutôt des horaires de 4-5 semaines ou un mois entier. 
    • Choisir des modèles hebdomadaires. Vous pouvez choisir le même modèle hebdomadaire  ou un modèle différent pour chaque semaine. Vous pouvez également décider de travailler sans modèles hebdomadaires. Dans ce cas, vous choisissez des semaines vides.
    • Ordre chronologique des horaires. Les horaires sont présentés dans un ordre chronologique. L'horaire sélectionné est affiché avec un fond bleu.
    • Supprimer un horaire. Vous ne pouvez supprimer les horaires que dans l'ordre chronologique, en commençant par le plus récent. Lors de la suppression, vous pouvez choisir si vous souhaitez également supprimer ou conserver les modèles de service de vacances et d'absence déjà planifiés. Cependant, vous ne pouvez supprimer que des horaires qui n'ont jamais étés publiés.


  • Historique des horaires. En-dessous de l'aperçu de l'horaire, vous pouvez voir les différents états de l'horaire sélectionné. Dès que l'on modifie quelque chose sur un horaire ou vous le calculez ou le publiez, un nouvel état de planification est créé afin que vous puissiez accéder à tout moment à toutes les versions.


  • Publier les horaires. Pour que les employés aient accès à l'horaire planifié, il est important de le publier. Si des modifications sont apportées après la publication, le plan doit être à nouveau publié afin que les employés aient accès à la version la plus récente et que les fiches de la durée du travail affichent les heures les plus récents.
    • Calculer l'horaire. Dès que toutes les demandes des employés ont été gérées, vous pouvez, si vous travaillez avec Planik Smart, appuyer sur le bouton pour lancer le calcul automatique.
    • Réinitialiser les horaires. En tant que client, vous pouvez réinitialiser l'horaire si la dernière version du plan n'est pas publiée. 
    • PDF ou Excel. Vous pouvez exporter l'horaire sélectionné (fond bleu dans la chronologie) également au format PDF (y compris la légende des modèles de service et les notes) et dans deux variantes différentes au format Excel. 
    • Calendrier ouvert/verouillé. Dès qu'un horaire est calculé ou publié, le calendrier est automatiquement verrouillé pour les employés. Les employés ne peuvent désormais plus saisir de demandes pendant la période correspondant à l'horaire choisi. Les planificateurs ont toutefois la possibilité d'ouvrir ou de verouiller le calendrier pour les employés avant la publication/le calcul en cliquant sur le bouton Calendrier ouvert/verouillé et en déplaçant la barre.


  • Modifications de l'horaire. Dès qu'un horaire est modifié, les adaptations sont affichées sous forme de liste sous l'onglet Modifications de l'horaire. De plus, le protocole détaillé des modifications vous permet de voir quels utilisateurs ont effectué l'adaptation, à quelle heure et à quel moment.


  • Modifier les modèles hebdomadaires. S'il arrive que les modèles hebdomadaires choisis lors de l'ouverture d'un horaire soient incorrects, vous pouvez les adapter sous l'onglet Modèles hebdomadaires.
    • Service supprimé par erreur. Si vous avez supprimé des services par erreur dans l'aperçu de l'horaire et que vous souhaitez les rétablir, vous pouvez simplement réappliquer le modèle hebdomadaire sous cet onglet. Les services supprimés apparaîtront à nouveau dans les besoins.
    • Heures des modèles de service adaptées. Si vous adaptez les heures des modèles de service, ceux-ci ne sont pas automatiquement adaptés sur tous les horaires déjà ouverts. Il n'y a donc pas d'effet rétroactif. Cependant, si vous avez des horaires que vous avez ouverts mais pas encore planifiés, vous pouvez adapter les horaires en sélectionnant d'abord un modèle vide pour chaque semaine sous cet onglet et en cliquant sur Renouveler. Ensuite, sélectionnez le modèle hebdomadaire souhaité pour chaque semaine et cliquez sur Renouveler à nouveau.


  • Qualité de l'horaire. Sous cet onglet, vous pouvez voir les dérogations produisent pendant le planning automatique par rapport aux règles que vous avez définies. Vous sélectionnez d'abord l'horaire souhaité dans la chronologie et cliquez ensuite sur ce point du menu afin de voir si certaines dérogations sont présentes. Si c'est le cas, vous obtenez également des informations sur la personne pour laquelle il y a une dérogation (marquée en jaune) en cliquant sur le titre. Cela ne vous empêche toutefois pas de publier l'horaire.


  • Verrouiller le calendrier. En tant que responsable de la planification, vous pouvez à tout moment verrouiller ou ouvrir le calendrier pour les employés. Ainsi, les employés ne peuvent pas saisir de demandes pour la période de l'horaire que vous avez verrouillé pour les employés. Si un horaire est calculé ou publié, le calendrier est automatiquement verrouillé pour les employés.


Voici la documentation complète sur les horaires de travail.





6. Aperçu de l'horaire

Afin d'agrandir l'aperçu de l'horaire, cliquez sur la fenêtre de planification réduite. Peu importe que vous cliquiez sur le texte ou simplement sur l'image.

  • Aperçu général. Sur l'aperçu de l'horaire, vous voyez à gauche les noms des employés (l'ordre est le même que sous 'Paramètres --> Employés') et les colonnes de temps. En haut se trouvent la date, le jour et les besoins hebdomadaires ou les modèles hebdomadaires, si vous travaillez avec ceux-ci. 
    • Modifier l'exigence de jour. S'il arrive que vous deviez adapter l'exigence pour un seul jour, vous pouvez cliquer sur le crayon gris sous la date et le jour et saisir l'exigence souhaitée pour le jour en question. Cela devrait être fait avant le planning automatique. 


  • Planning manuel. Afin de générer manuellement un horaire, vous pouvez travailler avec ou sans modèle hebdomadaire. 
    • Planifier avec les modèles hebdomadaires. Vous avez choisi un modèle hebdomadaire lors de l'ouverture de l'horaire ; vous pouvez maintenant faire glisser les services existants de l'exigence vers le bas et les planifier auprès de la personne souhaitée.
    • Planifier sans les modèles hebdomadaires. Vous double-cliquez sur une cellule souhaitée et vous voyez tous les modèles de service que vous avez créés auparavant. Vous choisissez celui que vous souhaitez afin de le planifier dans la cellule souhaitée. La fonction de copie permet de simplifier ce travail (voir plus loin "Copier des services").


REMARQUE : Si vous travaillez avec un modèle hebdomadaire, mais que vous ajoutez tout de même des services dans l'horaire en double-cliquant dessus, ou que vous copiez des services, ceux-ci ne seront pas déduits de l'exigence. Il s'agit alors de services supplémentaires. Afin de mettre à jour le modèle hebdomadaire, vous pouvez sous Planification --> Horaires dans le menu à droite, en plus de la vue de planification sur le troisième chevalier Modèles hebdomadaires, d'abord saisir toutes les semaines comme vides et les appliquer à nouveau, puis sélectionner à nouveau le modèle hebdomadaire souhaité et le renouveler.


  • Saisir des notes. Vous pouvez saisir 4 notes différentes dans l'aperçu de l'horaire et décider pour certaines si elles doivent être publique (visible par les employés) ou non. 
    • Notes du jour. Afin de saisir une note journalière, cliquez d'abord sur le crayon gris sous la date et le jour, puis sur le deuxième onglet Notes du jour. Vous pouvez saisir un nombre quelconque de notes journalières qui, une fois enregistrées, seront symbolisées par un triangle jaune. Dès que vous passez avec la souris sur le triangle, vous voyez les notes saisies les unes sous les autres. Pour les notes du jour, vous pouvez décider si elles doivent être publiques ou non. Les jours fériés sont toujours représentés comme des notes du jour publiques. Les notes journalières sont également affichées dans le calendrier. 
    • Notes sur un service donné. Si vous souhaitez saisir une note sur un service donné, vous pouvez le faire en double-cliquant sur le service et en saisissant la note dans le rectangle jaune. Cette note est publique. 
    • Note pour les employés à un jour donné. Si vous souhaitez faire une note concernant un employé particulier un jour donné, vous pouvez double-cliquer sur la cellule souhaitée, sélectionner l'onglet Notes pour cet employé et ce jour et saisir votre note. Pour cette note vous pouvez également décider si elle doit être publique ou non. Vous pouvez également cliquer sur le service de ce jour et sélectionner à nouveau le même onglet afin d'accéder à ce type de note. 
    • Notes des employés. En double-cliquant sur le nom d'une personne souhaitée, vous pouvez ouvrir la fenêtre d'édition et saisir une note pour cette personne. Cette note n'est pas publique, c'est-à-dire que les employés ne la voient pas sur l'horaire. Dans cette fenêtre d'édition, vous pouvez également adapter la couleur de l'employé, si vous le souhaitez. 

Les notes sont listées dans la version PDF de l'horaire. Les notes ne sont pas automatiquement supprimées. Cependant, comme l'horaire peut être modifié, les trois premiers types de notes ne sont évidemment pas visibles dans l'horaire suivant. Il en va autrement pour la note destinée aux employés. Celle-ci reste en place et peut être supprimée manuellement. 


  • Modifier heures d'un service. En double-cliquant sur le service souhaité, vous pouvez adapter l'heure de ce service spécifique pour ce jour spécifique. Le service est ensuite marqué d'un astérisque et écrit en gras. Cela indique que les heures du service diffèrent des heures du modèle de service.


  • Copier des services. Afin d'éviter de devoir double-cliquer chaque jour sur une cellule afin de saisir un service particulier, vous pouvez copier le service souhaité. Pour ce faire, cliquez sur la touche Shift (touche de commutation) de votre clavier et maintenez-la enfoncée. Avec la souris, placez-vous sur le service souhaité et faites glisser le service dans la cellule souhaitée. La fonction de copie vous aide également pour les services adaptés (y compris les notes), que vous pouvez copier de manière simplifiée dans d'autres cellules.


  • Remettre ou supprimer des services. Vous souhaitez remettre un service dans l'exigence ou de le supprimer. Voici deux variantes à le faire.
    • Sans boîte à outils. Vous double-cliquez sur le service souhaité et choisissez en bas à droite soit de le remettre dans l'exigence, soit de le supprimer.  
    • Avec boîte à outils. Vous trouverez en haut à gauche, à côté de la flèche verte, une clé à molette et un tournevis. Il s'agit de l'icône de la boîte à outils. Après avoir cliqué sur le symbole, la boîte à outils apparaît et vous pouvez la déplacer à votre guise en cliquant avec la souris sur le titre et en déplaçant la boîte à outils. Les deuxième et troisième fonctions de la boîte à outils sont le report et la suppression. Si vous sélectionnez l'une de ces actions, vous pouvez remettre ou supprimer plusieurs services à la suite jusqu'à ce que vous changiez d'action ou que vous fermiez la boîte à outils. 


REMARQUE : Si un service est supprimé, il n'est plus visible dans l'aperçu de l'horaire, ni dans l'exigence. Si cela s'est produit par erreur, vous pouvez cliquer sur l'onglet Modèles hebdomadaires sous Planification --> Horaires et appliquer à nouveau le modèle hebdomadaire sélectionné.


  • Saisir les absences. S'il arrive par exemple qu'une personne soit malade et que vous souhaitiez échanger le service à travailler avec un service de maladie, vous pouvez attribuer le service à une autre personne ou le remettre dans les besoins pour jour concerné et faire ensuite un double clic sur la cellule vide. Vous pouvez ensuite sélectionner l'absence souhaitée et la saisir de manière simplifiée dans les cellules souhaitées à l'aide de la fonction de copie.


  • Liste des candidats. Si vous avez attribué à l'avance les différents services aux employés et qu'une absence de courte durée survient, vous pouvez double-cliquer sur la personne concernée ce jour-là dans l'aperçu de l'horaire et cliquer ensuite sur l'onglet Liste des candidats. Vous verrez alors la liste d'un certain nombre d'employés qui pourraient assurer ce service particulier ce jour-là.  
    • Numéro de téléphone. Si vous avez enregistré le numéro de téléphone portable des employés dans les données de base, vous verrez les numéros dans cette vue, ce qui facilitera la prise de contact. 
    • Situation. Outre la possibilité d'attribuer le service à une personne donnée, vous voyez également une représentation graphique de la situation des candidats potentiels, qui indique si la personne était de service hier ou le sera demain.



Voici la documentation complète sur l'aperçu de l'horaire.





7. Calendrier 

Le calendrier de Planik se veut un calendrier des absences qui, comme son nom l'indique, présente les absences des employés, qu'il s'agisse de demandes ou de services.


  • Rendez-vous répétitifs. S'il s'agit d'un rendez-vous répétitif, comme par exemple un jour de congé fixe des employés, vous pouvez le saisir comme récurrent avec une date de fin. Il suffit de cocher la case Répétitif dans la fenêtre d'édition, de sélectionner la période et de fixer une date de fin (qui peut être fin 2030). Si vous souhaitez supprimer quelque chose dans la série répétitive, vous pouvez cliquer sur l'entrée et ensuite sur Supprimer avant de sélectionner l'option de suppression que vous souhaitez. 



  • Rendez-vous de groupe. S'il s'agit de saisir un rendez-vous pour plusieurs personnes pour le même jour, vous pouvez sélectionner le jour souhaité dans le calendrier d'une personne concernée, ensuite cliquer sur le deuxième onglet (le nom de la personne) dans la fenêtre d'édition et ajouter tous les employés à ce rendez-vous de groupe.  


  • Aperçu de toutes les entrées. Par défaut, vous ne voyez que les entrées de la personne sélectionnée. Si vous souhaitez voir les entrées de tous les employés (qu'elles soient toutes ou filtrées, cela n'a pas d'importance), vous pouvez modifier l'affichage en cliquant sur Autres employés : Ne pas afficher les entrées. 


  • Convertir les entrées en services. S'il s'agit d'une entrée unique, qui n'a été saisie que pour une seule personne et qui n'est pas répétitive, vous pouvez transformer l'entrée directement en un modèle de service en cliquant sur l'entrée et en sélectionnant le troisième onglet Saisir modèle de service. Vous pouvez sélectionner le modèle de service que vous souhaitez planifier pour les jours où l'entrée a été saisie. Ceci est principalement utilisé pour les vacances et les maladies ou absences de longue durée.




Voici la documentation complète sur le calendrier.




8. Déroulement - confirmer les vacances

Grâce au lien entre le Cockpit, l'aperçu des vacances et le calendrier, la confirmation des vacances est une action simple.

  1. Carreau des vacances sur le cockpit. Dès que vous vous connectez à Planik, vous accédez au cockpit de l'équipe, sur lequel vous voyez le carreau des vacances. Ce carreau vous informe des demandes de vacances ouvertes. Si vous cliquez dessus, vous accédez à l'aperçu annuel des vacances.
  2. L'Aperçu annuel des vacances. ILes demandes ainsi que les vacances confirmées sont affichés sous forme de cercles bleus ou verts sur cet aperçu graphique. Vous pouvez voir si différents employés ont demandé des vacances au cours de la même semaine. Dès qu'il est clair que les vacances d'une certaine personne peuvent être confirmées, vous cliquez sur le cercle bleu qui doit être confirmé et vous arrivez dans le calendrier de la personne concernée.
  3. Calendrier. Vous pouvez transformer la demande de vacances en un service de vacances en cliquant sur la demande et en choisissant le troisième onglet Saisir modèle de service. Une fois convertie, les services de vacances vont être affichés dans le calendrier de la personne concernée.
  4. Horaires. A part l'affichage dans le calendrier, vous pouvez également voir sur l'horaire que le service des vacances a été planifié pour les jours confirmés. 




9. Evaluations

Nous pouvons déposer un grand nombre d'évaluations dans votre équipe. Il est surtout important que les points de repère pour les évaluations soient clairement définis dans Planik. Cela signifie que pour une évaluation Nombre d'absences payées,  par exemple, vous devez saisir individuellement toutes les absences payées dans Planik afin d'obtenir cette information. 


Vous pouvez choisir librement la période pour l'évaluation et exporter l'évaluation sous forme de fichier Excel - que ce soit avec toutes les colonnes affichées ou seulement celles que vous sélectionnez, cela ne joue aucun rôle.


Vous pouvez également définir les utilisateurs qui ont accès aux évaluations. 




10. Fiches de durée du travail

Sur la base des horaires publiés, Planik vous propose des fiches de durée du travail qui, outre les informations relatives aux durées du travail, calculent également si une personne reçoit certaines indemnités salariales pour son travail.

  • Saisir autre travail. Afin de saisir des heures supplémentaires qui n'apparaissent pas dans l'horaire, cliquez sur le symbole + à droite de la colonne et sélectionnez le compte de durée du travail sur lequel les heures saisies doivent être comptées.  


  • Déposer des comptes de durée du travail. Si vous versez des indemnités salariales dans votre entreprise (week-end/jours fériés/nuit), nous pouvons volontiers consigner les différents comptes pour vous dans le fiche de durée du travail. Il est important de nous indiquer dans quelle période les indemnités doivent être calculées et quels services sont concernés. 


  • Données quantitatives pour les forfaits. Souvent, les services de piquet sont rémunérés par un montant forfaitaire. Si vous avez un tel paiement forfaitaire, nous pouvons enregistrer la quantité d'un service donné dans la fiche de la durée du travail. 


  • Solde des vacances et des heures travaillées variables sous forme d'Excel. Vous avez la possibilité de voir les informations sur les indemnités ou les soldes de toute l'équipe dans un aperçu. Nous pouvons déposer les soldes de vacances, la prise et le droit aux vacances ainsi que le solde d'horaires variables des employés dans Excel, que vous pouvez consulter sous Résumé Tous employés. 
  • PDF avec/sans bloc de signature. Nous pouvons vous fournir une version PDF des fiches de durée du travail, que vous pouvez télécharger soit par employé, soit pour toute l'équipe. De plus, Planik a la possibilité d'insérer un bloc de visa afin que les employés et les supérieurs puissent signer la fiche.


  • Exportation des données salariales variables. Planik dispose d'interfaces existantes avec différents logiciels de comptabilité salariale. Si vous souhaitez exporter les durées du travail effectuées par Planik dans votre système de comptabilité, n'hésitez pas à nous contacter pour discuter des spécifications à cet effet.





11. Mots-clés

Les mots-clés ont différentes fonctions. Planik connaît des mots-clés pour les employés et pour les modèles de service. Vous pouvez appliquer les mots-clés en cliquant sur les deux icônes en forme d'entonnoir dans la barre de menu Tous employés et Tous modèles de services et en sélectionnant le mot-clé de votre choix.

  • Mots-clés des employés. Vous pouvez attribuer les employés à plusieurs mots-clés.
    • Filtre. Vous pouvez créer différents sous-groupes que vous pouvez ensuite utiliser comme filtres pour l'affichage des pages. Dès qu'un mot-clé a été créé, vous pouvez le sélectionner en cliquant sur Tous employés dans le menu de droite, à côté du symbole de l'entonnoir, et en choisissant le mot-clé souhaité.  
    • Règles. Les mots-clés des employés peuvent également être utilisés pour certaines règles, par exemple lorsqu'il s'agit de planifier les apprentis avec les personnes en formation professionnelle. Ces cas sont discutés avec nos spécialistes des règles et des mots-clés sont créés le cas échéant. 
    • Séparateurs d'employés. Si vous travaillez dans votre équipe avec les séparateurs afin de mieux identifier visuellement les sous-groupes, vous verrez qu'ils apparaissent également aussitôt sous forme de mots-clés. Il s'agit toutefois de mots-clés spéciaux et ne servent que de filtre pour l'affichage des pages.  
    • Durée de validité. Si des employés appartiennent initialement à un sous-groupe donné, mais changent de groupe après un certain temps, vous pouvez saisir une durée de validité. 
    • Validation pour le portail des employés. Dès que vous créez un nouveau mot-clé, vous pouvez décider de le valider pour le portail des employés. Ainsi, les employés pourront voir l'option de menu avec le symbole de l'entonnoir dans leur portail et choisir un mot-clé. Les séparateurs sont automatiquement affichés dans le portail d'employés. 


  • Mots-clés des modèles de service.
    • Filtre. Vous pouvez séparer les différents modèles de service selon l'équipe ou le type de modèle de service et voir ensuite une vue filtrée. Cela pourrait éventuellement faciliter votre travail dans l'horaire, surtout si vous planifiez plusieurs équipes dans une équipe Planik d'une manière manuelle.
    • Configuration pour la fiche de durée du travail. Si vous avez certains services qui doivent être inclus dans un certain compte de temps de travail ou ceux qui ne doivent pas générer d'indemnités, vous pouvez, en accord avec nous, créer un mot-clé que nous insérerons ensuite dans votre configuration de durée du travail. Il est important que le nom du mot-clé ne soit pas modifié, sinon il y aura une erreur dès que vous voudrez consulter les fiches de durée du travail. 





12. Saisie des temps / Timbrage

Les employés peuvent saisir leur durée du travail effectivement travaillées dans leur portail d'employés personnel, qui sont ensuite transférées dans le portail de planification afin que les planificateurs puissent les contrôler.

  • Paramètres de base. Vous pouvez gérer différents paramètres de la saisie des temps sous : Paramètres --> Paramètres d'équipe et sous l'onglet Saisie de la durée du travail.
    • Valeurs de tolérance. Vous décidez au bout de combien de jours les saisies sont en retard et vous indiquez au bout de combien de minutes d'écart entre les temps effectivement travaillés et les temps du modèle de service une justification est nécessaire. En outre, vous pouvez saisir deux niveaux de tolérance pour une aide visuelle sur l'aperçu.
    • Modèles de service. Tous les services sont affichés dans le plan journalier des employés et ceux qui ont le type de calcul "calculé" peuvent être sélectionnés par les employés comme travail non planifié et les horaires peuvent être adaptés. Vous pouvez toutefois décider si les employés peuvent également sélectionner comme travail non planifié des services dont le mode de calcul est fixe ou qui sont calculés selon la durée du travail prévue. Pour ces services, il n'est cependant pas possible de modifier les heures.
  • Contrôle de la saisie de temps. Les temps saisis par les employés sont transférés dans le portail de planification afin que les superviseurs puissent contrôler et approuver les temps.
    • Aperçu. Sous Evaluations --> Contrôle de durée de travail, vous accédez tout d'abord à un aperçu avec des cellules de différentes couleurs. Les couleurs définissent si un service a été confirmé un jour donné et si l'écart dépasse ou non les deux niveaux de tolérance prédéfinis (cellule magenta et gris foncé). En outre, vous voyez par employé et pour toute l'équipe s'il y a eu des heures supplémentaires ou des heures négatives.
    • Déroulement. En tant que supérieur hiérarchique, vous pouvez contrôler les heures par employé en cliquant sur le nom d'une personne et en cochant ensuite la case pour chaque jour. Vous pouvez voir les écarts ainsi que, le cas échéant, les justifications pour chaque jour. Afin de ne pas cocher chaque jour, vous pouvez cliquer tout en bas de la page sur Autorisation multiple  et sauvegarder.
    • Transfert. Une fois que vous avez approuvé les heures, les employés ne peuvent plus faire d'ajustements sur ces jours. Votre tâche consiste maintenant à transférer les heures sur les horaires afin que les services effectivement prestés soient listés sur les fiches de la durée du travail et non les services planifiés. Le bouton de transfert s'affiche en vert lorsque l'autorisation a été sauvegardée avec succès.



13. Déroulement - contrôler saisies des temps

Lorsque vous vous connectez à Planik, vous accédez d'abord au cockpit de l'équipe, à moins que vous n'ayez accès à plusieurs équipes dans votre organisation. Sur le cockpit de l'équipe, vous voyez différents carreaux, dont le carreau de saisie des temps. Ce carreau vous informe d'une part sur le solde de toute l'équipe et d'autre part s'il y a des entrées des employés qui n'ont pas encore été approuvées.

  1. Carreau de saisie des temps. Vous consultez le carreau et cliquez dessus s'il y a des saisies non encore approuvées.
  2. Aperçu de la saisie des temps. Vous accédez à l'aperçu de toute l'équipe et pouvez passer à la liste de contrôle pour chaque employé en cliquant sur le nom de la personne souhaitée.
  3. Liste de contrôle des employés. Vous regardez chaque jour (y compris la justification) et approuvez le jour, pour autant que tout convienne, ou vous arrivez en bas de la page et approuvez plusieurs entrées en une fois et sauvegardez les saisies.
  4. Transfert et publication. Vous transférez les heures approuvés et publiez à nouveau l'horaire afin que les heures effectivement travaillées soient listées sur les fiches de la durée du travail.


Si vous avez des sous-groupes dans votre équipe de Planik, vous pouvez choisir le mot-clé du sous-groupe concerné et vous contrôlez uniquement les temps. 

En ce qui concerne la saisie de temps par les employés, vous pouvez choisir vous-même si vos employés confirment chaque jour our saisissent uniquement l'écart par rapport aux temps planifiés. Vous pouvez transférer tous les jours, n'importe si l'employé l'a confirmé ou pas. 


Les responsables de planification ont toujours la possibilité de faire des modifications après les employés ont saisient leurs temps. Cependent, cette modification se fait directement sur l'aperçu de l'horaire.


Voici la documentation complète sur le contrôle de la saisie de temps. 



14. Règles

Règles sont utilisés pour le planning automatique. L'objectif est de définir un cadre optimal et respecter la priorisation choisie. L'ensemble des règles est fait par l'itération entre nos clients et nos experts des règles. 

  • Configuration. 
    • Modifier la règle. Vous cliquez sur le titre de la règle et ensuite sur le bouton Modifier afin de modifier les paramètres de la règle. 
    • (Dés)activer la règle. Si une règle n'est plus utilisée, vous pouvez désactiver la règle et la réactiver une fois que vous l'avez besoin de nouveau.    
    • Créer nouvelle règle par modèle de règle (si vous avez le droit). L'ensemble de règles se base sur les modèles de règle. Afin de créer une nouvelle règle, vous choisissez le modèle de règle et modifiez les paramètres. 
    • Copier et supprimer une règle (si vous avez le droit). Vous pouvez également utiliser la fonction de Copier pour créer une nouvelle règle. De plus, il est toujours possible de supprimer une règle. 

Afin de pouvoir créer de nouvelles règles et les copier et supprimer, il faudra une séance et une formation avec nos experts des règles. Par la suite, le droit vous serait ajouté à votre rôle d'utilisateur. Nous sommes à tout le temps à votre disposition si vous aimerez avoir ce droit.


  • Priorisation. Il est possible d'avoir des diveres priorités pour les différentes règles. Ayant les différentes priorités, ces règles, qui sont hautement priorisées, vont être respectés avant toutes les autres règles. Si vous avez des règles pour lesquelles des dérogations sont acceptables, vous mettez la priorité plus bas.  
    • Nouvelle règle. Une fois que vous avez créée une nouvelle règles, il est nécessaire d'également définir sa priorité, afin qu'il ne résulte pas dans les dérogations. 
    • Modèles de service. Vous avez également la possibilité de définir une priorité pour les modèles de service. La priorité définit, s'il est plus important de distribuer le service ou de respecter des règles. 


REMARQUE: Une toute petite modification des priorisations peut complètement changer le résultat du plan calculé. Nous vous récommandons de nous contacter avant de faire des modifications.  



Voici la documentation complète sur les règles. 




15. Utilisateurs

Planik permet d'enregistrer différents rôles d'utilisateurs et d'adapter les rôles existants.

  • Les rôles par défaut: Voici les rôles, les plus utilisés dans Planik
    • Administrateurs. Ils ont accès à toutes les pages de Planik et peuvent inviter de nouveaux utilisateurs et saisir le nombre de postes.
    • Planificateurs. Leur tâche principale est la planification. Les planificateurs peuvent également avoir accès aux données de base des employés/modèles de service, si c'est souhaité. Ils ne peuvent toutefois pas inviter de nouveaux utilisateurs. 
    • Employés. Ils ont accès au portail d'employés et peuvent saisir leurs demandes et enregistrer leur temps effectivement travaillé. 


  • Rôles supplémentaires. Vous pouvez à tout moment demander de rôles supplémentaires. Le rôle qui est souvent ajouté est le droit de lecture. 




16. Paramètres d'équipe

Ce point de menu vous permet de gérer différents paramètres, pour autant que vous ayez le rôle autorisé.

  • Générale. Vous pouvez indiquer comment les noms et prénoms des employés doivent être affichés, si les employés doivent recevoir un e-mail en cas de modification du plan de service ou dans quelle langue Planik doit être affiché. De plus, en tant qu'administrateur, vous pouvez définir les notifications que les planificateurs et les employés peuvent eux-mêmes activer ou désactiver.


  • Contrats de travail. Au début du projet d'introduction de Planik, un contrat de travail standard a été défini et peut être consulté dans les paramètres de l'équipe. Si vous avez besoin d'autres contrats de travail ou si vous souhaitez adapter le contrat standard, n'hésitez pas à nous contacter et nous déposerons les contrats de travail souhaités.


  • Modèles de courriel. Les courriels générés automatiquement, qui sont notamment envoyés lors de l'invitation d'utilisateurs, peuvent être adaptés à votre goût.


  • Postes cibles. Vous pouvez définir pour votre équipe une cible de postes en équivalent temps plein et ensuite regarder avec l'état actuel du personnel sous Evaluations --> Nombre des employés si vous êtes actuellement en sureffectif ou en sous-effectif.





17. Corriger heures travaillées variables

Vous pouvez, soit corriger les heures travaillées variables des employés une fois à la date de référence, soit les adapter régulièrement lors du paiement des heures supplémentaires.

  • Correction de la durée du travail. Sous Planification --> Corrections de la durée du travail, vous pouvez saisir les horaires variables corrects des employés. Vous cliquez sur le bouton Corriger les heures travaillées variables et sélectionnez une personne. Il est important de mentionner que la date de référence doit être la dernière date avant l'horaire souhaité. Cela signifie que si vous voulez saisir les heures travaillées variables corrects au 1er janvier, choisissez le 31 décembre en tant que date de référence.


  • Saisir Autres Tâches. Outre les services planifiés, vous pouvez également saisir une durée du travail non planifiée ou différente pour les employés, qui n'apparaît pas dans l'horaire, mais qui est incluse dans les fiches de durée du travail.





18. Corriger solde des vacances

Pendant la configuration de base, il est important d'effectuer une fois une correction du solde des vacances pour tous les employés, afin que Planik soit à jour en ce qui concerne les soldes de vacances. Ensuite, Planik se charge de déduire automatiquement les jours de vacances dès que les employés souhaitent prendre des vacances et que celles-ci sont accordées.

  • Droit aux vacances. Si le drit aux vacances d'une personne change en raison de son âge, vous pouvez le saisir à l'avance sous Paramètres --> Employés et le sous-menu Emploi.  


  • Réduction des vacances. En cas de réduction des vacances en raison d'une longue maladie, vous pouvez corriger le solde des vacances directement dans le tableau des vacances en saisissant, soit la durée de la correction,  soit le solde avec la correction. 


  • Anniversaire d'emploi. Si les employés reçoivent une semaine de vacances supplémentaires en raison de leur anniversaire d'emploi, vous pouvez corriger le solde des vacances également directement dans le tableau des vacances. Il est à nouveau possible de choisir si vous saisissez la durée de la correction ou le solde total des vacances incluant la correction. 


Planik vous affiche les droits aux vacances en jours et en heures. Vous pouvez choisir si vous préférez d'adapter les jours ou les heures, car Planik vous calcule la deuxième valeur d'une manière automatique. 





19. Jours fériés

Les jours fériés reconnus au niveau cantonal sont enregistrés dans Planik. Si vous avez d'autres jours fériés qui sont pris en compte dans votre entreprise, vous pouvez les saisir en plus.

ATTENTION : la saisie n'est enregistrée que pour l'année en cours et vous devez saisir le jour férié pour chaque année supplémentaire.




20. Mon compte

Sous le menu Compte, il est possible d'effectuer différents réglages ou d'accéder directement à l'académie Planik.

  • Notifications. Vous pouvez voir et éventuellement modifier les notifications pour chaque équipe à laquelle vous avez accès. Vous pouvez indiquer si vous souhaitez recevoir un courriel lorsque le calcul de l'horaire est terminé et également lors de la publication de l'horaire. Pour ce dernier, vous pouvez décider si vous souhaitez recevoir un message uniquement lors de la première publication ou lors de toutes les publications des horaires.


  • Mes rôles. Ce point de menu vous montre votre rôle dans toutes les équipes auxquelles vous avez accès avec votre adresse électronique actuelle. Vous obtenez des informations sur l'organisation et l'équipe, ainsi que sur votre rôle, le portail auquel vous avez accès et votre abonnement Planik.


  • Modifier le mot de passe. Vous pouvez changer votre mot de passe actuel à tout moment. Il est important de noter que le nouveau mot de passe doit comporter au moins 10 caractères. Dès que vous saisissez à nouveau votre nouveau mot de passe et que vous l'enregistrez, vous recevez un courriel vous informant de la modification de votre mot de passe.


  • Déconnecter. Vous pouvez vous déconnecter sous ce point de menu. Ce n'est cependant pas obligatoire, car dès que vous fermez la fenêtre, vous êtes automatiquement déconnecté de Planik.





21. Assistance/Académie

Si vous avez des questions sur Planik ou si quelque chose n'est pas clair pour vous, vous pouvez nous contacter à tout moment.

  • Bouton de soutien. La manière la plus simple d'obtenir des réponses est d'utiliser le bouton de soutien (en bas à droite de la page). Vous pouvez nous envoyer une demande d'assistance, à laquelle nous répondrons en moyenne dans la demi-journée, ou nous vous informons si votre demande nécessite plus de temps.


  • Par téléphone. Vous pouvez nous joindre pendant les heures de travail (Lu-Ve: 8h00 - 12h00/13h00 - 17h00) au 031 544 40 59.


  • Académie. En haut à droite de la barre de menu, sous Compte, vous trouverez l'Académie de Planik, qui contient de nombreux tutoriels vidéo, des FAQ et de la documentation sur toutes les pages de Planik. Vous pouvez également trouver à tout moment des réponses à vos questions dans l'Académie.




22. Portail d'employés

Le portail d'employés a deux fonctions de base. D'une part, les employés peuvent y saisir leurs durée du travail (pour autant que le module "Saisie des temps" ait été commandé) et ils peuvent saisir leurs demandes dans le calendrier. D'autre part, le portail d'employés donne accès aux horaires et également à une brève introduction de l'inscription du propre plan dans l'agenda électronique utilisé. 

  • Plan du jour. Les employés voient chaque jour le service qu'ils effectuent, l'heure de début et de fin et si le service comprend une pause. Si la saisie des temps de Planik a également été commandée, les employés peuvent saisir chaque jour leurs temps directement sur le service qui a été planifié.


  • Horaires. Les employés voient tous les horaires publiés. En tant qu'administrateur, vous pouvez faire en sorte que tous les employés reçoivent un e-mail lors de la première publication et qu'ensuite, seuls ceux qui ont eu un changement reçoivent un e-mail.

ATTENTION : Le dernier état de l'horaire doit toujours être publiée pour que les employés aient accès à l'horaire le plus récent.


  • Demandes. Les employés peuvent saisir leurs demandes dans leur calendrier Planik. Les catégories par défaut sont la demande des vacances, la demande de service et la demande de congé. Si vous avez besoin d'autres catégories, n'hésitez pas à nous contacter. 

 ATTENTION : Dès qu'un horaire est calculé ou publié, le calendrier est bloqué pour les employés. En tant qu'administrateur, vous pouvez ouvrir le calendrier manuellement à tout moment.


  • Vacances. Afin de savoir combien de jours de vacances les employés ont déjà pris ou qu'il les reste, ils peuvent consulter l'aperçu des vacances. Les employés ont accès à cette page par défaut. Cependant, si la gestion des vacances n'est pas faite par Planik et que seuls les demandes faites sont pertinents, nous pouvons retirer le droit de voir l'aperçu. 


  • Durée du travail. Les empoyés ont accès à leur fiche de travail par défaut. Ceux-ci se réfèrent des derniers horaires publiés. Les employés voient leur durée du travail par jour, ainsi que leur droit à des indemnités, si vous versez des indemnités de salaire dans votre entreprise. En outre, les employés peuvent également consulter leurs durées du travail prévues et réelles, ainsi que leurs heures travaillées variables. Si la gestion des durées du travail de votre entreprise ne passe pas par Planik, nous pouvons retrier aux employés le droit de consulter cette page. 


  • Abonner l'horaire. Les employés peuvent s'abonner à leur horaire personnel dans leur agenda électronique. Ils peuvent ainsi voir dans leur agenda quel service ils travaillent et n'ont pas besoin de se connecter au portail d'employés. Il s'agit toutefois d'un droit de lecture, ce qui signifie que si les employés souhaitent saisir leurs temps de travail ou leurs demandes, ils doivent tout de même se connecter au portail d'employés.


REMARQUE : les employés peuvent enregistrer la page de connexion de Planik en tant qu'"application" sur l'écran d'accueil de leur portable. Voici une brève introduction.