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INHALTSVERZEICHNIS
Les horaires
Vous verrez vos différents horaires par ordre chronologique avec les différentes étapes (clôture, publié, calculé, créé) et les dates de début et de fin des horaires.
L'horaire actuellement sélectionné a une couleur de fond bleue.
L'horaire sélectionné
En dessous de la liste des horaires, vous verrez toutes les informations et actions pour l'horaire sélectionné. Juste en dessous, vous voyez l'aperçu de l'horaire sélectionné. Cela sert d'orientation et vous conduit à la vue de planification. Vous obtiendrez plus d'informations sur la vue de planification dans ce tutoriel vidéo.
Sous ll'aperçu de l'horaire se trouve l'historique du plan actuel. L'état du plan supérieur est le plus récent. Le dernier statut de plan publié est celui qui est actuellement valide ou visible pour les employés. Grâce à cet historique des horaires, vous avez accès à tout moment à chaque état individuel de l'horaire actuellement sélectionné.
Chaque fois que vous publiez l'horaire, vous modifiez l'horaire publié ou calculez l'horaire, un nouvel état de l'horaire est créé.
Les actions
Créer un nouvel horaire
Cette fonction est située à l'extrême droite dans liste de tous les horaires. Vous y verrez le bouton Nouvel horaire.
Vous pouvez l'utiliser pour créer un horaire vide avec une période allant jusqu'à 8 semaines. Toutefois, d'après notre expérience pratique, nous vous recommandons de choisir des horaires de 4 semaines ou d'un mois. Vous pouvez, cependant, modifier la longueur de l'horaire pour chaque nouvel horaire. Après avoir pris une décision concernant la longueur de l'horaire, vous pouvez sélectionner un modèle hebdomadaire saisi pour chaque semaine individuelle.
Voir les modifications de l'horaire
En plus de l'historisation des différents états d'horaire, Planik vous aide également à effectuer des modifications d'horaire. Sous la rubrique Modifications de l'horaire, vous pouvez voir les modifications par personne et par service, ainsi que consulter le protocole détaillé des modifications pour comprendre qui a apporté quelle modification, quand et à quel moment.
Saisir exigence de la semaine
Le sous-menu Modèles hebdomadaires vous fait modifier les modèles sélectionnés. Ces modèles hebdomadaires contiennent tous les services qui doivent être distribués aux employés par semaine. Vous ne devez pas nécessairement utiliser le même modèle hebdomadaire pour chaque semaine du calendrier.
INFO PRATIQUE: Vous pouvez exécuter les modèles hebdomadaires une deuxième fois pour créer des combinaisons sophistiquées de différents modèles hebdomadaires.
Vous souhaitez affiner l'exigence de certains jours ? Vous effectuez cette action dans la vue de planification en ajustant l'exigence pour le jour souhaité.
Calculer l'horaire
Vous souhaitez calculer votre horaire automatiquement, mais vous obtenez un message d'erreur ?
Vous pouvez nous contacter à support@planik.ch et mettre à niveau votre abonnement Planik existant vers Planik Smart.
Afin de calculer l'horaire, cliquez sur Calculer l'horaire dans le sous-menu Aperçu.
Le plan le plus optimal sera calculé si vous saisissez tous les congés et absences avant le calcul.
Le calcul prend quelques minutes ou jusqu'à 40 minutes, selon la complexité et la taille de l'horaire.
Vous pouvez aller prendre un café ou vous consacrer à une autre tâche pendant ce temps. Si vous le souhaitez, vous serez informé par courriel de la fin du calcul.
Si vous vous rendez compte que vous avez oublié quelque chose (par exemple, une demande de vacances), vous pouvez annuler le calcul. L'horaire se réinitialisera à l'état qu'il avait avant le calcul.
Contrôler la qualité de l'horaire
Après avoir calculé l'horaire, vous pouvez le vérifier. Pour ce faire, vous pouvez afficher la Qualité de l'horaire.
La qualité de l'horaire vous indique le nombre de violations par règle de votre ensemble de règles, après le calcul de l'horaire. Ces violations sont affichées par employé auquel la règle s'applique, dans la vue détaillée (veuillez cliquer sur le titre de la règle).
Les règles dont la priorité est plus élevée que les autres se trouvent en haut de la liste. S'il n'y a pas ou peu de violations de ces règles, l'optimisation a réussi et le résultat du calcul est un bon fichier. Les règles moins ou peu prioritaires présentent plus souvent des violations de règles. La raison en est que le moteur de règles dispose de moins de degrés de liberté pour ces règles afin de conserver au mieux les règles prioritaires lors du calcul.
Cependant, vous devez également vérifier l'horaire dans la vue de planification après le calcul. Pour les employés qui ne sont pas sauvegardés dans certaines ou plusieurs règles, ces règles de planification ne sont pas non plus appliquées.
Réinitialiser l'horaire
Si vous n'êtes pas satisfait de la qualité de l'horaire après le calcul ou si vous avez oublié quelque chose (par exemple, d'approuver les vacances), vous pouvez réinitialiser l'horaire à nouveau, à condition que l'horaire n'ait pas encore été publié après le calcul. Il revient alors à l'état qu'il avait avant le calcul.
Vous pouvez également réinitialiser les modifications manuelles apportées à l'horiare jusqu'à la dernière publication. Pour ce faire, vous devez d'abord consulter les modifications apportées à l'horaire afin de savoir exactement ce qui est remis à zéro.
Un horaire dont l'état est publié ne peut pas être réinitialisé. Cependant, vous pouvez nous contacter à l'adresse support@planik.ch et nous le réinitialiserons pour vous.
Publier l'horaire
Si vous êtes satisfait de l'horaire, vous pouvez le publier. L'horaire a maintenant l'état Publié et est visible pour les employés dans le portail d'employés. Les employés recevront un courriel pour la publication de l'horaire, à condition que vous ayez réglé ces paramètres de base.
Un horaire peut être publié plusieurs fois si des modifications ont été apportées après la première publication.
Clôturer le tableau de service
Si le plan de service ne change plus (le plan se trouve dans le passé, les horaires de travail des collaborateurs ont été transférés, les éventuelles corrections d'horaires variables ont été effectuées, les dernières modifications ont été publiées), vous pouvez clôturer le plan de service. Ensuite, le plan est protégé contre toute modification. Personne ne peut plus manipuler les services.
Le bouton "Clôturer plan de service" n'est visible que si les conditions suivantes sont remplies :
- Vous avez activé le droit correspondant dans votre rôle.
- Le plan se situe entièrement dans le passé
- Toutes les modifications ont été publiées.
Pour plus d'informations sur la conclusion d'un plan de service, veuillez lire cet article.
Supprimer l'horaire
Si vous avez créé un horaire et que vous constatez ensuite que la période n'est pas la bonne (par exemple, 4 semaines au lieu d'un mois entier), vous pouvez supprimer l'horaire.
Toutefois, vous ne pouvez supprimer que l'horaire le plus récent à la fois (la plus à droite dans l'ordre chronologique).
Si vous souhaitez supprimer un horaire qui comporte déjà plusieurs états mais qui n'a jamais été publié, vous pouvez supprimer un état à la fois, jusqu'au dernier. Chaque fois que vous supprimez un horaire, le système vous ramène à l'état précédente jusqu'à ce que vous atteigniez la dernière. Vous pouvez ensuite supprimer l'ensemble de l'horaire.
Lorsque vous supprimez un horaire, vous pouvez également décider si les vacances et les absences approuvées doivent également être supprimées.
Télécharger l'horaire
Vous pouvez télécharger l'horaire en format PDF ou en format Excel (deux formats différents disponibles). Vous pouvez également appliquer un filtre afin que le PDF ne contienne qu'une certaine équipe ou que certains services, par exemple.
Verouiller le calendrier
Vos employés peuvent saisir leurs propres demandes d'absence par le calendrier du portail d'employés à tout moment, à condition que le calendrier ne soit pas verrouillé.
Lors du calcul et de la publication d'un horaire, le calendrier est automatiquement verrouillé. Si vous souhaitez modifier ce statut ou verrouiller le calendrier plus tôt, vous pouvez cliquer sur le bouton Calendrier et modifier le statut.
INFO PRATIQUE: Verrouillez le calendrier dès que vous êtes prêt à planifier, afin d'éviter les demandes de dernière minute qui n'ont pas été traitées par la suite.