TABLE DE MATIERE

Introduction

Les règles sont utilisées dans le planning automatique pour la distribution des services dans l'exigence prédéfinie. Planik respecte les règles dans l'ordre de priorité et le plus précisément possible. C'est-à-dire, Planik essaie de respecter le plus grand nombre possible de règles selon leur priorité pendant le planning automatique. 


Pendant le planning automatique, les services qui sont distribués aux employé sont ceux qui 


1. sont prédéfinis dans l'exigence (voir modèles hebdomadaire) et

2. qui sont attribués aux différents employés (voir services possibles)


Le planning automatique n'est disponible que pour les clients ayant l'abonnement Smart. 


La priorisation des règles et des modèles de service est une étape nécessaire avant le planning automatique et est paramétrisée par les spécialistes des règles. Vous trouverez de plus amples informations sur la priorisation à la fin de ce texte d'assistance.




Configuration

Vous pouvez adapter vos règles sous Paramètres --> Règles et ensuite le sous-menu Configuration des règles, c'est-à-dire que vous pouvez définir pour chaque règles à quel employé elle doit être appliqué et quel modèle de service doit être pris en compte pendant le planning automatique. Si vous possedez l'autorisation correspondante, vous pouvez également créer des règles supplémentaires à partir d'un ensemble existant de modèles de règles. De plus, vous pouvez copier ou supprimer des règles, selon vos besoins. Le deuxième sous-menu Priorisation vous permet de définir la priorité des règles et également des modèles de service.   



1. Modifier une règle

Veuillez cliquer sur le titre de la règle afin qu'elle s'ouvre. Ensuite vous cliquez sur le bouton Modifier et commencez la modification des paramètres de cette règle. Les paramètres en gras sont obligatoires à remplir, c'est-à-dire il faut impérativement sélectionner une valeur (p. ex. employés, services). 

Après avoir adapté les paramètres, veuillez modifier également le titre de la règle en remplaçant le nom par défaut (p. ex. 'DD') par les paramètres que vous avez sélectionnés (p. ex. A3 pour le service à coupler avec la langue). 



Règle en modification ayant les deux paramètres obligatoires Employés et Service. 


2. Paramètres

Selon la règle, vous pouvez personnaliser un ou plusieurs des paramètres suivants :

  • Date : Une règle avec un paramètre de type 'Date' prend en compte la date qui y est saisie lors du planning automatique. Une telle date est principalement nécessaire parce que la règle doit s'appliquer à partir de cette date ou pour cette date. La date s'applique à tous les employés pour lesquels cette règle est en effet; contrairement à l'attribut d'employé, qui permet de définir une date pour des employés individuels sous Paramètres > Employés > Détail. Veuillez également lire la description de l'attribut d'employé en tant que paramètre à modifier ci-dessous.


  • Durée : La valeur d'un paramètre de type 'Durée' est principalement utilisée dans les règles de respect du temps de repos, du temps de travail réel ou de l'heure travaillée variable. Exemple : Respecter un temps de repos de 11 heures. Dans ce cas, le paramètre 'Durée' contient la valeur 11:00.


  • Modèles de service : Certaines règles incluent ou excluent uniquement certains modèles de service, c'est-à-dire que la règle distribue un nombre de services d'une manière spécifique et ne respecte pas un service qui ne rend pas de durée du travail ou exclue un service pendant la distribution. Ces services sont transmis à la règle sous le paramètre de type 'modèle de service'. Exemple: Au moins 2 jours de congé après un service de nuit, ou travailler au max. 6 jours de suite (sauf service 'XY'). 


  • Nombre entier : Le paramètre de type 'Nombre entier' permet de contrôler le nombre de services, de jours, d'employés, etc. Exemples : Distribuer un max. de 5 services 'XY0 par horaire, ou au max. 2 employés par service par jour, ou travailler au max. 6 jours de suite.


  • Catégorie de calendrier : Si un paramètre de type 'Catégorie de calendrier' est fourni dans une règle, cela signifie que la règle doit prendre en compte la ou les catégories de calendrier sélectionnées afin de distribuer des services (spécifiques) par exemple ou aucun service les jours où les entrées correspondantes sont présentes. Vous trouverez toutes les catégories de calendrier dans votre calendrier sous Planification --> Calendrier. 


  • Employés : Le paramètre de type 'Employés' permet de sélectionner tous les employés qui doivent être pris en compte par la règle durant le planning automatique. Si un ou plusieurs mots-clés d'employé sont utilisés simultanément dans une règle, seuls les employés avec le ou les mots-clés d'employé sélectionnés seront pris en compte parmi les employés sélectionnés.


  • Attribut d'employé : un attribut d'employé contient une valeur spécifique qui peut être définie individuellement pour chaque employé sous Paramètres > Employés > Détails. Si la valeur n'est pas définie, soit l'employé n'est pas pris en compte, soit une valeur par défaut est appliquée et peut être ajoutée à la règle. Exemple : Date de début de répartition pour les répartitions équitables depuis le début de l'année. Si, après le début de l'engagement, les employés ne peuvent assumer certains services, comme par exemple les services de nuit, qu'après une phase de formation, ils seront pénalisés pour cette 'lacune' si la date de début de la répartition n'est pas fixée spécifiquement pour eux à la fin de la phase de formation.


  • Modèle de service attribué à mot-clé : à l'aide d'un mot-clé, il est possible de regrouper différents modèles de service (par ex. tous les services de nuit) et de les enregistrer en règle générale. Des mots-clés sont également souvent utilisés pour les modèles de service dans la saisie du temps de travail.


  • Employés attribués à mot-clé : Un mot-clé permet également de catégoriser les employés. Par exemple, tous les apprentis peuvent être enregistrés dans un mot-clé afin qu'ils soient enregistrés dans la règle qui régit les temps de repos spéciaux pour les apprentis. Si une personne n'est plus un apprenant, il suffit de la retirer du mot-clé et elle ne sera plus incluse dans la règle.


  • Heure : en indiquant l'heure dans une règle, il est possible d'indiquer la période de début d'un service de jour par exemple.


  • Jour de la semaine : en sélectionnant un ou plusieurs jours de la semaine, il est possible de spécifier les jours auxquels une règle doit s'appliquer. Par exemple : pas de service tardif aux apprentis le jeudi.


3. Activer/désactiver une règle

Vous n'avez plus besoin d'une règle? 

Vous pouvez la désactiver en cliquant sur le bouton désactiver à droite du titre de la règle. Le bouton est affiché en rouge et s'appelle désormais activer. Dès que vous avez à nouveau besoin d'un règle désactivée dans le planning automatique, vous cliquez sur le bouton activer et le bouton s'affiche de nouveau en noir et blanc et s'appelle désactiver. 




4. Créer une nouvelle règle auprès les modèles des règles (avec droit correspondant)

Vous avez besoin de règles supplémentaires ? 

Vous pouvez créer de nouvelles règles à partir des modèles de règles disponibles pour vous. Dans le menu Paramètres -> Règles, sous l'onglet Configuration, cliquez sur le bouton '+ Nouvelle règle' (en bas à droite de la page). Vous voyez une liste des modèles de règles qui sont à votre disposition. Vous pouvez sélectionner des règles individuelles dans cet ensemble. La colonne Utilisé vous indique quels modèles de règles sont déjà utilisés et à quelle fréquence. 


Si vous souhaitez maintenant créer de nouvelles règles, cochez la case des modèles de règles souhaités et cliquez sur le bouton Créer. Vous pouvez également cliquer sur le lien Choisir modèles de règles non-utilisés si vous souhaitez créer des règles à partir de tous les modèles de règles qui ne sont pas encore utilisés. Les règles nouvellement créées sont encore désactivées, elles apparaissent tout en bas de la liste des règles déjà existantes et peuvent maintenant être configurées.




5. Copier une règle (avec droit correspondant)

Au lieu de créer de nouvelles règles à partir de modèles de règles, vous pouvez également copier des règles déjà existantes. Cette fonction est particulièrement utile si vous souhaitez créer une nouvelle règle basée sur une règle existante, mais que vous souhaitez seulement adapter certains paramètres. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Copier de la règle à copier. La règle copiée est insérée directement sous la règle originale dans la liste en mode désactivé et prêt pour la modification des paramètres. Lors de la copie, le titre de la règle originale est également repris. N'oubliez pas d'adapter le titre de la nouvelle règle en fonction de vos configurations, afin de pouvoir distinguer les deux règles.




6. Supprimer une règle (avec droit correspondant)

Vous pouvez supprimer des règles à tout moment si vous n'en avez plus besoin. Cliquez sur le bouton Supprimer et confirmez avec OK. La règle est ensuite supprimée. La suppression d'une règle n'entraîne PAS la suppression du modèle de règle correspondant. C'est-à-dire que même si vous avez supprimé toutes les règles, vous pouvez les restaurer à partir des modèles de règles disponibles.


Si vous ne voyez pas les boutons Copier, Supprimer à droite et +Nouvelle règle tout en bas des règles, vous n'avez pas l'autorisation nécessaire de modifier les règles. Si vous l'avez besoin, vous pouvez nous contacter et nous vous le mettrons en place. 



Priorisation

Sous Paramètres -> Règles et l'onglet Priorisation, les priorités des modèles de service et des règles peuvent être consultées et adaptées. La priorité reflète en même temps l'étape de respect pendant le calcul. Chaque modèle de service de type Service et chaque règle se voit attribuer une valeur comprise entre 1 et 100, 1 signifiant priorité absolue ou première étape de calcul. Cela signifie que plus la valeur est basse, plus la règle ou le modèle de service est important.



L'échelle de priorisation est divisée en trois domaines:


Le respect des règles/modèles de service avec des valeurs comprises entre

  • 1 et 33 est très important,
  • entre 34 et 66 est important et
  • entre 67 et 100 est souhaitable

Les modèles de service sont généralement réglés sur une valeur comprise entre 15 et 25, car il y a toujours des règles qui doivent impérativement être respectées et qui sont donc plus prioritaires que les modèles de service. Il s'agit par exemple de règles visant à respecter la loi du travail ou à prendre en compte des demandes individuels importants. Si une telle règle ne peut pas être respectée si tous les services étaient distribués aux collaborateurs à partir des besoins, les services restent en attente dans l'exigence au profit du respect de la règle. Après un calcul, les services laissés en suspens peuvent être attribués manuellement aux collaborateurs, mais il y aurait violation de la règle.




Importance de la priorisation pour le planning automatique

Lors du calcul de l'horaire, Planik commence par appliquer les règles ayant les valeurs les plus basses. Ensuite, Planik essaie d'attribuer les services aux collaborateurs. Planik tient compte autant que possible des règles de priorité inférieure, mais à ce stade, l'objectif est d'attribuer le plus grand nombre possible de services aux collaborateurs en fonction des besoins. Si Planik ne peut pas respecter une règle, une violation de règle est générée. Ces violations sont affichées dans la qualité de l'horaire sous Planification → Horaires sous l'onglet Qualité de l'horaire.


Les valeurs de priorisation sont définies par les spécialistes de règle de Planik pendant le projet d'introduction. En tant que client(e), vous pouvez ensuite adapter vous-même les priorités en déplaçant le curseur vers la droite ou vers la gauche.


ATTENTION : Une modification des priorités peut avoir des conséquences involontaires sur le planning automatique. 


Si vous venez de commencer avec le planning automatique, n'hésitez pas à nous contacter, nous vous aidons volontiers à modifier les priorités des règles et modèles de service afin que vous développiez le "savoir-faire" nécessaire. Vous pouvez également nous demander de modifier les priorités à tout moment si vous n'êtes pas sûr de savoir quelle priorité est appropriée pour quelle règle. 



Priorisation d'une règle ou d'un modèle de service

Si vous avez créé et configuré une nouvelle règle, n'oubliez pas de donner la priorité à cette règle avant le planning automatique de l'horaire. Si votre but est d'avoir un horaire meilleur et plus efficace, nous recommandons d'attribuer une valeur de priorité différente à chaque règle. En revanche, en ce qui concerne les modèles de service, il est tout à fait courant d'attribuer la même valeur de priorité à plusieurs modèles de service de même importance. 


Si vous ne voulais que modifier les priorités des règles, vous pouvez vous pouvez cacher les modèles de service dans l'affichage. 




Vous trouverez plus d'informations auprès notre support.