TABLE DE MATIERE


Affichage

À gauche, vous sélectionnez la personne dont vous souhaitez afficher le calendrier.


Le calendrier de Planik diffère d'un calendrier conventionnel (tel que Outlook) dans la mesure où tous les événements d'une personne ne sont pas affichés. Le calendrier de Planik est plutôt utilisé pour planifier des événements spécifiques, notamment les absences. 


Par conséquent, le calendrier affiche principalement toutes les entrées d'une personne à partir des catégories de calendrier enregistrées. En outre, les services de type Vacances et Absences sont affichés, ainsi que les congés, les notes d'équipe et les notes des employés publics.


Le menu de sélection en haut de l'écran peut être utilisé pour afficher les entrées de calendrier des autres employés, soit dans une catégorie spécifique, soit dans toutes les catégories. 



Exemple :

  • Vous souhaitez voir les demandes de vacances de tous les employés en même temps. 

Les entrées des employés sélectionnés seront mises en évidence.


Dans le coin supérieur droit, vous trouverez la sélection de la vue. En plus de l'affichage quotidien, hebdomadaire et mensuel, une vue en liste est également disponible.




Les catégories de calendrier

Tous les clients de Planik ont le choix entre plusieurs catégories de calendrier adaptées aux besoins de leurs équipes. Le choix des catégories de calendrier se fait dans le cadre du processus d'intégration. Des catégories de calendrier supplémentaires peuvent être ajoutées à tout moment, mais vous ne pouvez pas le faire vous-même. 


N'hésitez pas à contacter l'équipe de Planik à l'adresse support@planik.ch si vous avez des questions.


En outre, tous les clients définissent quelles catégories de calendrier sont disponibles pour les employés dans le portail d'employés (le cas échéant). Cela permet aux employés de saisir de manière indépendante des demandes de vacances ou de congés, par exemple.


Vous définissez généralement un flux de travail pour chaque catégorie de calendrier. Ce processus définit ce qui arrive aux entrées de la catégorie correspondante dans le processus de planning automatique. 



Exemples :

  • Les demandes de vacances sont généralement saisies par les employés, approuvées par le responsable de la planification, puis converties en services de vacances dans le calendrier. Il s'agit d'un processus manuel.
  • Pour les absences, les planificateurs définissent des jours de congé fixes pour les employés à temps partiel, par exemple. Ces absences sont ensuite prises en compte dans la planification automatique lors du calcul des horaires, de sorte qu'aucun service n'est planifié ces jours-là. En général, les employés ne peuvent pas saisir eux-mêmes les absences.




Saisir nouvelle entrée

En cliquant sur un jour spécifique du calendrier, la vue permettant de saisir une nouvelle entrée de calendrier apparaît. Il est également possible de marquer une plage horaire spécifique avec la souris afin que, par exemple, les jours souhaités soient déjà enregistrés dans la vue du mois.

En haut de la vue, sélectionnez la catégorie de calendrier. Par défaut, les catégories suivantes sont disponibles :

  • Absence
  • Demande de congé
  • Demande de vacances
  • Demande de services

Vous pouvez décider si vous souhaitez conserver les quatre catégories existantes ou en supprimer certaines. 


Dans les champs De et À, définissez les dates respectives. Si l'option Jour entier est désactivée, vous pouvez saisir une heure dans les deux champs.


Il est également possible de générer des temps de travail directement pour une entrée de calendrier. Nous vous le déconseillons toutefois et vous recommandons d'utiliser les services d'absence ou de saisir une correction du temps de travail à la place.


Si vous cochez la case Répétitif en dessous, la vue s'étend. Avec la période, vous définissez la régularité de cet événement. Les options disponibles sont les suivantes : quotidien, hebdomadaire, toutes les 2 ou 3 semaines et mensuel. 

En outre, une date de fin doit être définie pour l'événement répétitif. Les événements répétitifs sont affichés dans le calendrier par deux flèches circulaires.


Sous le deuxième titre, vous verrez le nom de la personne pour laquelle une entrée de calendrier est enregistrée. Si vous cliquez sur ce sous-menu, une vue apparaît dans laquelle vous pouvez ajouter d'autres personnes à ce rendez-vous, créant ainsi un rendez-vous de groupe. 




Modifier les entrées existantes

Un clic sur une entrée du calendrier permet de la modifier. La vue qui s'affiche est identique à celle de la saisie d'une nouvelle entrée de calendrier.


Pour les rendez-vous récurrents, il n'est pas possible de modifier les heures et la périodicité par la suite. Si nécessaire, vous devez saisir un nouveau rendez-vous récurrent. Toutefois, vous pouvez modifier la date de fin. Vous pouvez également supprimer des rendez-vous individuels d'un rendez-vous récurrent. 


Exemple :

  • Les jours d'école d'un apprentis sont inscrits dans le calendrier comme des rendez-vous hebdomadaires récurrents. Pendant les vacances scolaires, les apprentis n'ont pas de cours et vous pouvez supprimer ces jours dans le rendez-vous récurrent.


Les notes ainsi que les services d'absence et de vacances ne peuvent pas être modifiés dans le calendrier.




Convertir les demandes en services

À partir d'un simple rendez-vous (non récurrent), les services peuvent être créés directement dans la vue d'édition. Cela n'est possible que pour les rendez-vous d'une journée entière. Toutefois, l'entrée du calendrier peut couvrir plusieurs jours (entiers).


Pour ce faire, cliquez sur l'onglet Saisir modèle de service dans le coin supérieur droit. Dans le champ de sélection Convertir en, vous sélectionnez ensuite le modèle de service souhaité.


ATTENTION : Veuillez être patient après la sauvegarde, car la création des services peut prendre quelques secondes. Si vous cliquez plusieurs fois sur le bouton Sauvegarder, plusieurs services seront créés, ce qui peut vous amener à devoir supprimer de nombreux services à la main.


Les services générés, s'ils sont de type Absence ou Vacances, sont visibles dans le calendrier par la suite, mais ne sont pas modifiables. Vous ne pouvez voir que les services de type Service dans la vue de planification.


Exemples :

  • Vos employés ont saisi des demandes de vacances. Vous les avez vérifiées et vous souhaitez les approuver de manière simple.
  • Certains employés sont malheureusement en congé de maladie de longue durée. Vous pouvez utiliser la catégorie d'absence ou enregistrer une autre catégorie (maladie de longue durée) et vous pouvez convertir l'entrée directement en service.



Vous trouverez plus d'informations dans ce tutoriel.