Dieser Hilfeartikel dient als erleichtertes Nachschlagewerk für allfällige Fragen nach der Schulung. Die Reihenfolge der Themen ist analog zur Schulung. 


INHALTSVERZEICHNIS


1. Dashboards

Das Dashboard ist eine erste Übersicht-Seite. Wir unterscheiden zwischen dem Organisationsdashboard und dem Teamdashboard. 


Hilfeartikel:


Die zwei Kacheln "Mitarbeitende" und "Nächste Ereignisse" sind auch auf dem Teamdashboard vorhanden. Die aufgelisteten Informationen sind jedoch nur betreffend dem aktuell ausgewählten Team. 




2. Mitarbeitende


Unter Einstellungen --> Mitarbeitende können die Stammdaten der Mitarbeitenden verwaltet werden. Die wichtigsten Funktionen für diese Seite sind die folgenden:

  • Mitarbeitende erfassen. Die fett-geschriebenen Felder sind die obligatorischen Felder, damit die Mitarbeitenden planerisch zur Verfügung stehen. Sollen die Mitarbeitenden das Mitarbeitenden-Portal benutzen, benötigen alle eine gültige Email-Adresse. 
    • Standardvertrag: Wird durch Sie vor der Konfiguration definiert. Wir können auch mehrere Verträge für Sie in Planik hinterlegen.
    • Einstellungen übernehmen: Damit neue Mitarbeitende sogleich in den richtigen Regeln und Schlagworten hinterlegt und die richtigen Dienstvorlagen zugeordnet werden, können Sie eine bestehende Person aus der Liste auswählen und deren Einstellungen für die neu-erfasste Person übernehmen.


  • Mitarbeitenden-Farbe wählen. Sie können die Hintergrundfarbe der Mitarbeitenden anpassen, indem Sie unter Details auf Bearbeiten klicken und mit Klick auf das Schachbrett eine Farbe wählen. Dies ist lediglich eine visuelle Hilfe. So können Sie selbst entscheiden, ob Sie eine Farbe nach Team oder Qualifikation geben möchten oder einfach die Lieblingsfarbe der Person wählen. 


  • Dienste zuordnen. Unabhängig von der Anzahl und dem Tag, ist es obligatorisch Planik mitzuteilen, welche Mitarbeitende welche Dienste übernehmen können. Von daher sollten, nachdem die Mitarbeitenden erfasst wurden, entweder die Einstellungen einer bestehenden Person übernommen werden oder unter dem Reiter "Mögliche Dienstvorlagen" die Dienste den Mitarbeitenden zugeordnet werden. 
    • Logik umdrehen: Sie können auch die Mitarbeitenden den Diensten zuordnen. Wie das geht erfahren Sie unter der Überschrift "3. Dienstvorlagen".
    • Kandidatenliste: Sobald Sie die Dienste der Mitarbeitenden zugeordnet haben, zeigt Ihnen Planik in der Planungssicht auch eine Kandidatenliste für kurzfristige Abwesenheiten und Einsätze.


  • Anstellung der Mitarbeitenden. Sie sehen unter dieser Rubrik die aktuelle Anstellung der Person. Hier können Sie Pensumswechsel, die unter dem Jahr durchgeführt werden, als "Neue Anstellung" erfassen. Um die aktuelle Anstellung zu ändern, können Sie auf den Bleistift rechts in der Zeile klicken und die Anpassungen durchführen. 
    • Tägliches Soll nach Pensum: Sie sehen rechts in der Zeile auch gleich das tägliche Soll, das die gewählte Person nach ihrem Pensum hat. Diese tägliche Sollarbeitszeit wird in Planik auf 5 Tage runtergebrochen und so auch für die Ferientage verwendet.
    • Ferienanspruch: Mit dem Pensumswechsel bleibt der Ferienanspruch an Tagen zwar gleich, aber es gibt eine Umrechnung von den Stunden. Diese Umrechnung übernimmt Planik automatisch.
    • Austritt. Sie können das Austrittsdatum der Mitarbeitenden im Voraus unter dieser Rubrik eingeben und die Person wird nach diesem Datum nicht mehr auf den Dienstplänen ersichtlich sein. Am besten entziehen Sie vor dem Austritt dem Mitarbeitenden noch den Zugriff aufs Mitarbeitenden-Portal.


  • Ferientabelle. Sie erhalten die Informationen über den Ferienanspruch und den Ferienbedarf, sowohl in Tagen als auch in Stunden. Kommt es zu einem Pensumswechsel während des Jahres, entsteht auf dieser Seite eine neue Tabelle, die automatisch den neuen Anspruch berechnet.


  • Dienstpläne abonnieren. Die Mitarbeitenden, die erfasst wurden, können ihren persönlichen Dienstplan in der elektronischen Agenda abonnieren, die sie verwenden. Den Link dazu können sie entweder von den Planenden zugeschickt bekommen oder sie finden ihn in ihrem Mitarbeitenden-Portal, sofern sie Zugriff haben. 
    • iphone: Soll der Dienstplan im Kalender angezeigt werden, kann der Link direkt als neues Abo hinterlegt werden.
    • Android: Google unterstützt nur limitiert externe Softwares. So haben wir für Android-Handys eine Alternative mit einem gut funktionierenden App und deren Einstellungen in der Kurzanleitung eingefügt.

            Die Kurzanleitung für das Einbinden des eigenen Dienstplanes finden Sie hier. 


  • Mitarbeitenden-Portal. Damit die Mitarbeitenden Zugriff auf die Dienstpläne und ihren Kalender haben, benötigen sie eine gültige Email-Adresse und es ist die Aufgabe der Planenden, alle Mitarbeitende einzeln einmal zum Mitarbeitenden-Portal einzuladen. 
    • Aktivierungsmail und Gültigkeit: Sobald die Mitarbeitenden eingeladen wurden, erhalten sie eine Email mit einem Aktivierungslink, der 2 Wochen lang gültig ist. Die Mitarbeitenden müssen auf diesen Link klicken und ein Passwort setzen, damit sie Zugriff auf ihr Portal erhalten. Danach wird das Login unter www.planik.ch durchgeführt. 
    • Einladen nachdem das Team konfiguriert wurde: Damit keine Unklarheiten auftauchen, raten wir, die Mitarbeitenden entweder bei der internen Schulung oder nach dem Fertigstellen der Konfiguration einzuladen.


  • Reihenfolge der Mitarbeitenden. Die Reihenfolge, die Sie auf dieser Seite sehen, ist die gleiche, wie jene auf dem Dienstplan. Um die Reihenfolge zu ändern, klicken Sie auf die zwei Pfeile links neben dem Namen der Person und verschieben die Person zur gewünschten Stelle. 


  • Mitarbeitenden-Trenner erstellen. Um eine zusätzliche visuelle Hilfe zu haben, können Sie Mitarbeitenden-Trenner erstellen. So können auch Untergruppen definiert werden. Durch das Erstellen der Trenner entstehen auch Schlagworte, die lediglich für das Filtern der Seitenansicht dienen. 


  • Mitarbeitenden-Ansicht als Liste. Kommt es zu Anpassungen, die bei mehreren Mitarbeitenden gemacht werden sollen, können Sie die Mitarbeitenden auch als Liste anschauen. Dafür klicken Sie auf Als Liste über dem Neu-Knopf. 
    • Export. Diese Liste kann auch als Excel exportiert werden
    • Speichern. Sobald Sie alle Anpassungen gemacht haben, können Sie unten auf Speichern klicken. Wenn die Namen der Mitarbeitenden in grüner Farbe erscheinen, wurden Ihre Eingaben gespeichert
    • Normale Ansicht. Wenn Sie zurück zur normalen Ansicht gelangen möchten, klicken Sie auf Einstellungen --> Mitarbeitende. 


  • Schlagworte den Mitarbeitenden hinzufügen. Sie können die Mitarbeitenden jederzeit unter Einstellungen --> Schlagworte den einzelnen Schlagworten zuordnen. Damit es etwas einfacher geht, wenn Sie nur einzelne Mitarbeitende einem bestimmten Schlagwort zuordnen möchten, können Sie unter Einstellungen --> Mitarbeitende die gewünschte Person anwählen und danach rechts im Kästchen Neues Schlagwort... entweder die Liste anklicken, sofern Sie schon Schlagworte erstellt haben, oder einfach den Namen vom Schlagwort eingeben und mit der Enter-Taste bestätigen. 


Die komplette Dokumentation zu den Mitarbeitenden finden Sie hier.

 



3. Dienstvorlagen

Sie gelangen unter Einstellungen --> Dienstvorlagen zu den Stammdaten Ihrer Dienstvorlagen. Die wichtigsten Funktionen werden im Folgenden erklärt.


  • 3 Dienstvorlagentypen. Planik kennt die drei Typen "Dienst", "Abwesenheit" und "Ferien". Bei den Abwesenheiten handelt es sich sowohl um die bezahlten als auch unbezahlten Abwesenheiten, da erstere Arbeitszeit generieren und somit die Mitarbeitenden, die ihnen zu Gute geschriebenen Stunden erhalten.
    • Unbezahlte Abwesenheit. Sollte eine Person abwesend sein, braucht es nicht zwingendermassen einen Dienst, da ein leerer Tag automatisch von der Gleitzeit abgezogen wird


  • Dienstvorlagen erstellen. Bevor geplant werden kann, braucht es Dienstvorlagen. Wichtig ist, dass alle Dienstvorlagen erstellt werden. 
    • Kürzel und Emojis. Wichtig ist, dass die Kürzel nicht mehr als 5 Buchstaben beinhalten, damit es keine Überlappung in der Planungssicht gibt. Anstatt Buchstaben können auch Emojis verwendet werden.
    • Berechnungsart. Die Berechnungsart der Dienste kann entweder "Berechnet", "Fix", oder "Gemäss Sollarbeitszeit" sein. Ist sie auf "Berechnet" gesetzt, können die Mitarbeitenden die Zeiten vom Dienst in der Zeiterfassung anpassen.
    • Zeitzuschlag. Soll ein Dienst zusätzliche Zeit generieren, kann dies direkt im Dienst hinterlegt werden. 
    • Reihenfolge. Um eine visuelle Hilfe zu haben, kann die Reihenfolge der Dienste durch die zwei Pfeile verändert werden.

HINWEIS: Bei Abwesenheiten und Ferien empfehlen wir Ihnen die Zeiten von 00:00 bis 24:00 einzugeben, da die Zeiten keinen Einfluss auf die berechnete Arbeitszeit haben und dies verhindert, dass bei der automatischen Dienstplanung ein weiterer Dienst an diesen Tagen durch Planik verteilt wird. 


  • Dienstvorlagen-Zeiten anpassen. Sollte es vorkommen, dass sich die Zeiten eines Dienstes ändern, können Sie die Dienstvorlage gerne selbstständig anpassen. Wichtig ist aber zu erwähnen, dass dies keinen rückwirkenden Effekt hat. Alle Dienste, die mit den alten Zeiten geplant wurden, werden fett und mit einem Sternchen in der Planungssicht markiert und behalten die alten Zeiten. 

HINWEIS: Wenn Sie dies anpassen möchten, können Sie uns gerne via Widget eine Nachricht schicken.


  • Dienstvorlagen löschen/deaktivieren. Ist eine Dienstvorlage noch nie in einem Plan verwendet worden, kann sie gelöscht werden. Dies ist jedoch nicht der Fall für eine Dienstvorlage, die mindestens einmal eingeplant wurde. In diesem Fall können Sie jedoch die Dienstvorlage deaktivieren. Dadurch wird sie auch nicht mehr auf der Liste der aktuell verwendeten Dienstvorlagen auftauchen. 


  • Mitarbeitende den Diensten zuordnen. Damit die Zuordnung der Dienste zu den Mitarbeitenden vereinfacht wird, kann für jede Dienstvorlage vom Typ "Dienst" die Logik umgekehrt werden und pro Dienst alle Mitarbeitende ausgewählt werden. Dies ist ein Muss für die automatische Berechnung und kann für die manuelle Planung benutzt werden, damit eine Kandidatenliste zur Verfügung steht, sobald es zu kurzfristigen Abwesenheiten kommt. 


  • Dienstvorlagen priorisieren. Dienstvorlagen können während der automatischen Berechnung verschieden priorisiert werden. Somit kann für jede Dienstvorlage entschieden werden, ob die Verteilung wichtiger ist als das Berücksichtigen von anderen Berechnungsregeln. 


Die komplette Dokumentation zu den Dienstvorlagen finden Sie hier.




4. Wochenvorlagen

Damit der wöchentliche Bedarf definiert werden kann, können Sie unter Einstellungen --> Wochenvorlagen eine gewünschte Anzahl an Vorlagen erstellen. 


  • Wochenvorlagen erstellen. Sie definieren wie viele Mitarbeitende pro Tag einen bestimmten Dienst übernehmen sollen
    • Minimal Bedarf. Sie können die minimale Anzahl der zu verteilenden Dienste definieren.
    • Maximal Bedarf. Sie können mehr als das Minimum eingeben, damit gewisse Dienste verteilt werden, sofern Mitarbeitende noch nicht genügend Dienste bekommen.
    • Manuelle Planung. Sie brauchen die Wochenvorlage nicht zwingend, da Sie mit einem Doppelklick auf eine Zelle alle Dienste sehen und auswählen können.


HINWEIS: Für die automatische Dienstplanung ist die Wochenvorlage obligatorisch, da Planik wissen muss, wie viele Dienste verteilt werden sollen und damit es ein Ende der Berechnung gibt. 


Die komplette Dokumentation zu den Wochenvorlagen finden Sie hier.



5. Dienstpläne

Wir gelangen nun zur Seite Planung --> Dienstpläne und können unseren ersten Dienstplan erstellen. 

  • Dienstplan erstellen. Sie können durch den Knopf Neuer Dienstplan einen neuen Dienstplan erstellen. 
    • Erster Dienstplan. Das Datum vom allerersten Dienstplan können Sie wählen. Wichtig zu beachten ist, dass es das aktuelle Datum beinhalten sollte, wenn Sie die Zeiterfassung testen möchten.
    • Länge vom Dienstplan. Planik nimmt standardmässig immer 4 Wochen. Sie können die Länge gerne anpassen auf eine Woche, zwei Wochen, ein voller Monat oder bis zu 8 Wochen. Wir empfehlen die 8 Wochen Pläne jedoch nicht, da das hin und her scrollen auf der Planungssicht unangenehm sein kann, sondern eher 4 Wochen-Pläne oder einen vollen Monat. 
    • Wochenvorlagen wählen. Sie können für jede Woche die gleiche Wochenvorlage oder für jede Woche eine andere wählen. Sie können sich auch dafür entscheiden ohne Wochenvorlagen zu arbeiten. In diesem Fall wählen Sie für die Wochen leer aus.  
    • Dienstplan-Chronologie. Die Dienstpläne werden in einer chronologischen Reihenfolge dargestellt. Der gewählte Dienstplan wird mit einem blauen Hintergrund angezeigt.
    • Dienstplan löschen. Sie können die Dienstpläne nur in der chronologischen Reihenfolge, angefangen mit dem Neuesten, löschen. Beim Löschen können Sie auswählen, ob Sie die eingetragenen Ferien- und Abwesenheitsdienstvorlagen auch löschen oder beibehalten möchten. 


  • Dienstplan Historie. Unter der Planungssicht sehen Sie die verschiedenen Planstände vom ausgewählten Dienstplan. Sobald auf einem Dienstplan gearbeitet wird, entsteht ein neuer Planstand, damit Sie jederzeit Zugriff auf alle Versionen haben. 


  • Dienstplan veröffentlichen. Damit die Mitarbeitenden Zugriff auf den geplanten Dienstplan haben, ist es wichtig den Dienstplan zu veröffentlichen. Werden nach der Veröffentlichung noch Anpassungen gemacht, muss der Plan erneut veröffentlicht werden, damit die Mitarbeitenden Zugriff auf die aktuellste Version haben und die Arbeitszeitausweise die aktuellsten Zeiten anzeigen. 
    • Dienstplan berechnen. Sobald alle Mitarbeitenden-Wünsche verwaltet wurden, können Sie, sofern Sie mit Planik Smart arbeiten, auf den Knopf drücken, um die automatische Berechnung zu starten.
    • Dienstplan zurücksetzen. Als Kunde können Sie den Dienstplan zurücksetzen, sofern der aktuellste Planstand nicht veröffentlicht ist. 
    • PDF oder Excel. Sie können den gewählten Dienstplan (blauer Hintergrund in der Chronologie) sowohl als PDF (inkl. Legende der Dienstvorlagen und Notizen) als auch in zwei verschiedenen Varianten als Excel exportieren. 
    • Kalender offen/gesperrt. Sobald ein Dienstplan berechnet oder veröffentlicht wird, ist der Kalender für die Mitarbeitenden gesperrt. Das heisst, dass die Mitarbeitenden in der Zeit vom gewählten Dienstplan keine Wünsche mehr eingeben können. Die Planenden haben jedoch jederzeit die Möglichkeit den Kalender für die Mitarbeitenden entweder zu öffnen oder schon vor der Veröffentlichung/Berechnung zu sperren, indem Sie lediglich auf den Knopf Kalender offen/gesperrt klicken und den Balken verschieben.


  • Planstand abgeschlossen. Am Ende vom Monat können Sie, nachdem Sie alle Abschlussarbeiten erledigt haben, den aktuellen Dienstplan abschliessen. Somit verhindern Sie, dass nachträglich Anpassungen/Abänderungen gemacht werden können. Um diesen Status am Ende vom Monat zu wählen, brauchen Sie jedoch die Administratoren-Rolle. 

HINWEIS: Sie können einen Dienstplan abschliessen, sobald das aktuelle Datum der erste vom Folgemonat ist. Der letzte Planstand muss veröffentlicht sein, damit Sie den Dienstplan abschliessen können. 


  • Planänderungen. Sobald ein Dienstplan bearbeitet wird, werden die Anpassungen als Liste unter dem Reiter Planänderungen angezeigt. Zudem sehen Sie durch das detaillierte Änderungsprotokoll, welche Benutzende die Anpassung wann und um welche Zeit getätigt haben. 


  • Wochenvorlagen anpassen. Sollte es vorkommen, dass die falschen Wochenvorlagen beim Eröffnen eines Dienstplans gewählt wurden, können Sie diese unter dem Reiter Wochenvorlagen anpassen.
    • Dienst aus Versehen gelöscht. Wenn Sie auf der Planungssicht aus Versehen Dienste gelöscht haben und diese wiederherstellen möchten, können Sie unter diesem Reiter die Wochenvorlage einfach erneut anwenden. Die gelöschten Dienste werden wieder im Bedarf erscheinen.
    • Dienstzeiten angepasst. Passen Sie die Dienstzeiten der Dienstvorlagen an, werden diese nicht automatisch auf allen bereits eröffneten Dienstplänen angepasst. Es gibt somit keinen rückwirkenden Effekt. Sollten Sie jedoch Dienstpläne haben, die Sie zwar eröffnet aber noch nicht geplant haben, können Sie die Dienstzeiten anpassen, in dem Sie unter diesem Reiter zunächst für jede Woche leer auswählen und auf Erneut anwenden klicken. Danach wählen Sie die gewünschte Wochenvorlage für jede Woche aus und klicken auf Erneut anwenden. 


  • Planqualität anschauen. Unter diesem Reiter können Sie die Verletzungen gegenüber Ihrer definierten Regeln ansehen. Sie wählen zunächst den gewünschten Dienstplan in der Chronologie aus und klicken danach auf diesen Menüpunkt, um zu schauen, ob gewisse Verstösse vorhanden sind. Sollte dies der Fall sein, erhalten Sie auch Informationen darüber bei wem es den Verstoss gegeben hat (gelb markiert), in dem Sie auf den Titel klicken. Dies hindert Sie jedoch nicht den Dienstplan zu veröffentlichen. 


  • Kalender sperren. Als Planende können Sie jederzeit den Kalender für die Mitarbeitenden sperren bzw. öffnen. Somit können die Mitarbeitenden für die Zeitspanne vom Dienstplan, den Sie für die Mitarbeitenden gesperrt haben, keine Wünsche eingeben. Wird ein Dienstplan berechnet oder veröffentlicht, ist der Kalender für die Mitarbeitenden automatisch gesperrt. 


Die komplette Dokumentation zu den Dienstplänen finden Sie hier.




6. Planungssicht

Um die Planungssicht zu vergrössern, klicken Sie auf das verkleinerte Planungssicht-Fenster. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie auf den Text klicken oder einfach in das Bild. 

  • Generelle Übersicht. Sie sehen auf der Planungssicht links die Namen der Mitarbeitenden (die Reihenfolge ist dieselbe wie unter 'Einstellungen --> Mitarbeitende) und die Zeitspalten. Oben befindet sich das Datum, der Tag und der wöchentliche Bedarf bzw. die Wochenvorlagen, sofern Sie damit arbeiten. 
    • Täglichen Bedarf ändern. Sollte es vorkommen, dass Sie lediglich für einen einzelnen Tag den Bedarf anpassen müssen, können Sie auf den grauen Bleistift unter dem Datum und Tag klicken und den gewünschten Bedarf für den gewünschten Tag eingeben. Dies sollte vor der automatischen Berechnung geschehen. 


  • Manuell planen. Um manuell einen Dienstplan zu generieren, können Sie mit oder ohne Wochenvorlage arbeiten. 
    • Mit Wochenvorlage. Sie haben beim Eröffnen des Dienstplans eine Wochenvorlage gewählt; nun können Sie die bestehenden Dienste vom Bedarf nach unten ziehen und bei der gewünschten Person einplanen.
    • Ohne Wochenvorlage. Sie klicken doppelt auf eine gewünschte Zelle und sehen alle zuvor erstellten Dienstvorlagen. Sie wählen die gewünschte aus, um diese in der gewünschten Zelle zu planen. Mit der Kopierfunktion vereinfacht sich diese Arbeit (siehe weiter unten "Dienste kopieren"). 


HINWEIS: Sollten Sie mit einer Wochenvorlage arbeiten, aber trotzdem mit einem Doppelklick Dienste im Plan hinzufügen, oder Dienste kopieren, werden diese nicht vom Bedarf abgezogen. Es handelt sich hierbei um zusätzliche Dienste. Um die Wochenvorlage zu aktualisieren, können Sie unter Planung --> Dienstpläne im Menü rechts nebst der Planungssicht auf den dritten Reiter Wochenvorlagen, zunächst alle Wochen als leer eingeben und erneut anwenden und danach die gewünschte Wochenvorlage noch einmal auswählen und erneut anwenden. 


  • Notizen erfassen. Sie können in der Planungssicht 4 verschiedene Notizen erfassen und bei einzelnen entscheiden, ob sie öffentlich (ersichtlich für Mitarbeitende) sein sollen oder nicht. 
    • Tagesnotiz. Um eine Tagesnotiz zu erfassen, klicken Sie zunächst auf den grauen Bleistift unter dem Datum und dem Tag und danach auf den zweiten Reiter Tagesnotiz. Sie können eine beliebige Zahl an Tagesnotizen eingeben, die nach dem Abspeichern durch ein gelbes Dreieck symbolisiert wird. Sobald Sie mit der Maus auf das Dreieck fahren, sehen Sie die erfassten Notizen untereinander. Für Tagesnotizen können Sie entscheiden, ob diese öffentlich sein sollen oder nicht. Feiertage werden immer als öffentliche Tagesnotiz dargestellt. Tagesnotizen werden auch im Kalender angezeigt. 
    • Notiz auf einem bestimmten Dienst. Wenn Sie bei einem bestimmten Dienst eine Notiz eingeben möchten, können Sie das machen, in dem Sie einen Doppelklick auf den Dienst machen und die Notiz im gelben Rechteck eingeben. Diese Notiz ist öffentlich. 
    • Notiz für Mitarbeitende an einem bestimmten Tag. Wenn Sie sich eine Notiz bezüglich eines bestimmten Mitarbeitenden an einem bestimmten Tag machen wollen, können Sie auf die gewünschte Zelle doppelt klicken und den Reiter "Notizen für diesen Mitarbeitenden und Tag" anwählen und Ihre Notiz eingeben. Auch bei dieser Notiz können Sie entscheiden, ob sie öffentlich sein soll oder nicht. Sie können auch auf den Dienst an diesem Tag klicken und wiederum den gleichen Reiter auswählen, um zu dieser Art von Notiz zu gelangen. 
    • Notiz für Mitarbeitende. Mit einem Doppelklick auf den Namen einer gewünschten Person können Sie das Bearbeitungsfenster öffnen und eine Notiz für diese Person eingeben. Diese Notiz ist nicht öffentlich, d. h. Mitarbeitende sehen diese Notiz nicht auf dem Dienstplan. Zudem können Sie in diesem Bearbeitungsfenster auch die Mitarbeitenden-Farbe anpassen, sofern gewünscht. 

Notizen werden auf der PDF-Version vom Dienstplan aufgelistet. Notizen werden nicht automatisch gelöscht. Da sich der Dienstplan jedoch ändern kann, sind die ersten drei Notiz-Arten natürlich beim Folgedienstplan nicht ersichtlich. Anders ist es für die Notiz für die Mitarbeitenden. Dieser bleibt bestehen und kann manuell gelöscht werden. 



  • Dienstzeiten anpassen. Mit einem Doppelklick auf den gewünschten Dienst können Sie die Zeit für diesen spezifischen Dienst an diesem spezifischen Tag anpassen. Der Dienst wird danach mit einem Sternchen markiert und fett geschrieben. Dies deutet darauf hin, dass die Zeiten vom Dienst von den Zeiten der Dienstvorlage abweichen.


  • Dienste kopieren. Damit Sie nicht jeden Tag einen Doppelklick auf eine Zelle machen müssen, um einen bestimmten Dienst einzugeben, können Sie den gewünschten Dienst kopieren. Dafür klicken Sie auf Ihrer Tastatur auf die Shift-Taste (Umstelltaste) und halten sie gedrückt. Mit der Maus fahren Sie auf den gewünschten Dienst und ziehen den Dienst in die gewünschte Zelle. Die Kopierfunktion hilft Ihnen auch bei angepassten Diensten (inkl. Notizen), die Sie vereinfacht in andere Zellen kopieren können. 


  • Dienste zurücklegen bzw. löschen. Sie haben zwei mögliche Varianten, um die Dienste in die Wochenvorlage zurücklegen bzw. löschen
    • Ohne Toolbox. Sie klicken doppelt auf den gewünschten Dienst und wählen rechts unten entweder Zurücklegen oder Löschen aus. 
    • Mit Toolbox. Sie finden links oben neben dem grünen Pfeil einen Schraubenschlüssel und Schraubenzieher. Dies ist das Symbol für die Toolbox. Nach einem Klick auf das Symbol, erscheint die Toolbox und sie könne diese beliebig umplatzieren, in dem Sie mit der Maus auf den Titel klicken und die Toolbox verschieben. Die zweite und dritte Funktion der Toolbox sind das Zurücklegen und Löschen. Wenn Sie eine dieser Aktionen auswählen, können Sie mehrere Dienste hintereinander zurücklegen bzw. löschen, bis Sie die Aktion entweder ändern oder die Toolbox schliessen. 

HINWEIS: Sollte ein Dienst gelöscht werden, ist dieser nicht mehr ersichtlich auf der Planungssicht - auch nicht im Bedarf. Sollte es aus Versehen geschehen sein, können Sie unter "Planung --> Dienstpläne" auf den Reiter "Wochenvorlagen" klicken und die gewählte Wochenvorlage erneut anwenden. 


  • Abwesenheiten eingeben. Sollte es dazu kommen, dass zum Beispiel eine Person krank ist und Sie den zu arbeitenden Dienst mit einem Krankheitsdienst austauschen möchten, können Sie am betroffenen Tag den Dienst einer anderen Person zuweisen oder zurück in den Bedarf legen und danach einen Doppelklick auf die leere Zelle machen. Sie können dann die gewünschte Abwesenheit auswählen und vereinfacht mit der Kopierfunktion in den gewünschten Zellen eingeben.


  • Kandidatenliste. Wenn Sie im Voraus die einzelnen Dienste den Mitarbeitenden zugeordnet haben und es zu einer kurzfristigen Abwesenheit kommt, können Sie auf der Planungssicht bei der betroffenen Person an diesem Tag einen Doppelklick machen und danach auf den Reiter "Kandidatenliste" klicken. Sie werden eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitenden aufgelistet sehen, die diesen bestimmten Dienst an diesem bestimmten Tag übernehmen könnten. 
    • Telefonnummer. Wenn Sie bei den Mitarbeitenden-Stammdaten die Handynummer der Mitarbeitenden hinterlegt haben, werden Sie in dieser Ansicht die Nummern sehen, so dass das Kontaktieren vereinfacht wird. 
    • Situation. Sie sehen neben der Möglichkeit den Dienst einer bestimmten Person zuzuweisen, auch eine graphische Darstellung über die Situation der möglichen Kandidaten, die aufzeigt, ob die Person gestern einen Dienst hatte oder morgen einen Dienst haben wird. 


Die komplette Dokumentation zur Planungssicht finden Sie hier.




7. Kalender

Der Kalender in Planik versteht sich als Abwesenheitskalender, in dem, wie der Name schon sagt, die Abwesenheiten der Mitarbeitenden dargestellt werden - seien es Wünsche als auch Dienste. 


  • Kalendereintrag eingeben als Planende. Sie klicken auf den gewünschten Tag und das Bearbeitungsfenster öffnet sich. Sie wählen die Kategorie "Abwesenheit" aus und speichern die Eingabe. 


  • Wiederholende Termine. Handelt es sich um einen wiederholenden Termin, wie zum Beispiel ein fixer freier Tag der Mitarbeitenden, können sie es mit einem Enddatum als Termin erfassen. Dafür setzen Sie das Häkchen im Bearbeitungsfenster auf "Wiederholen", wählen die Periode and setzen ein Enddatum (kann Ende 2030 sein). Falls Sie in der wiederholenden Serie etwas löschen möchten, können Sie auf den Eintrag und dann auf Löschen klicken bevor Sie die Löschoption auswählen, die Sie möchten. 


  • Geplanten Termin editieren. Geht es darum einen bestehenden Eintrag zu editieren, können Sie auf den gewünschten Eintrag klicken, editieren und abspeichern. 


  • Gruppentermine. Wenn es darum geht einen Termin für mehrere Personen für den gleichen Tag einzugeben, können Sie im Kalender von einer betroffenen Person den gewünschten Tag auswählen, danach im Bearbeitungsfenster auf den zweiten Reiter (der Name der Person) klicken und alle Mitarbeitende zu diesem Gruppentermin hinzufügen.  


  • Ansicht aller Einträge. Standardmässig sehen Sie nur die Einträge von der ausgewählten Person. Falls Sie jedoch gerne die Einträge aller Mitarbeitenden sehen möchten (ob alle oder gefiltert spielt keine Rolle) können Sie die Ansicht ändern, indem Sie auf "Andere Mitarbeitende: Keine Einträge anzeigen" klicken und Ihre gewünschte Ansicht auswählen. 


  • Einträge in Dienste umwandeln. Handelt es sich um einen einmaligen Eintrag, der nur bei einer Person erfasst wurde und nicht wiederholend ist, können Sie den Eintrag direkt in eine Dienstvorlage umwandeln, in dem Sie auf den Eintrag klicken und den dritten Reiter "Dienste erstellen" auswählen. Nun können Sie die Dienstvorlage auswählen, die Sie gerne an den Tagen, an dem der Eintrag erfasst wurde, planen möchten. Dies wird hauptsächlich für Ferien und Langzeitkrankheiten verwendet. 


Die komplette Dokumentation zum Kalender finden Sie hier.




8. Workflow - Ferien bestätigen

Durch die Verbindung zwischen dem Dashboard, der Ferienübersicht und dem Kalender ist die Bewilligung der Ferien eine einfache Aktion. 

  1. Ferien-Kachel auf dem Dashboard. Sobald Sie sich in Planik anmelden, gelangen Sie auf das Team-Dashboard, auf dem Sie die Ferien-Kachel sehen. Die Kachel informiert Sie über offene Ferienwünsche. Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie auf die jährliche Ferienübersicht. 
  2. Jährliche Ferienübersicht. Hier werden sowohl die Wünsche als auch die bewilligten Ferien als blaue bzw. grüne Kreise angezeigt. Sie sehen, ob verschiedene Mitarbeitende in der gleichen Woche Ferien angefragt haben. Sobald klar ist, dass die Ferien einer bestimmten Person bewilligt werden können, klicken Sie auf den blauen Kreis, der bewilligt werden soll und gelangen in den Kalender der betroffenen Person. 
  3. Kalender. Nun können Sie den Ferienwunsch in einen Ferien-Dienst umwandeln, indem Sie auf den Wunsch klicken und den dritten Reiter "Dienste erstellen" klicken. 
  4. Dienstplan. Sobald der Wunsch in Dienste umgewandelt wurde, können Sie auf dem Dienstplan an den Tagen, die gewünscht wurden, die Ferien-Dienstvorlage sehen. 



9. Auswertungen

Wir können eine grosse Anzahl an Auswertungen in Ihrem Team hinterlegen. Wichtig ist hauptsächlich, dass die Anhaltspunkte für die Auswertungen klar im Planik definiert sind. Soll heissen, dass Sie für eine Auswertung "Anzahl bezahlte Abwesenheiten" alle bezahlten Abwesenheiten einzeln in Planik erfassen, damit Sie diese Information erhalten. 

Sie können die Zeitperiode für die Auswertung frei wählen und die Auswertung als Excel-File exportieren - ob mit allen angezeigten Spalten oder nur jenen, die Sie auswählen, spielt keine Rolle. 




10. Arbeitszeitausweise

Basierend auf veröffentlichte Dienstpläne bietet Ihnen Planik Arbeitszeitausweise, die nebst den Informationen betreffend den Arbeitszeiten, auch ausrechnet, ob eine Person bestimmte Lohnzulagen für ihre Arbeit erhält. 

  • Andere Arbeit erfassen. Um zusätzliche Zeiten zu erfassen, die nicht im Dienstplan erscheinen, klicken Sie auf das + Symbol rechts von der Spalte und wählen das Arbeitszeitenkonto aus, worauf die eingegebenen Stunden gezählt werden sollen.  


  • Arbeitszeit-Konti hinterlegen. Wenn Sie in Ihrem Betrieb Lohnzulagen auszahlen (Wochenend-/Feiertag-/Nachtzulagen) können wir die einzelnen Konti gerne für Sie im Arbeitszeitausweis hinterlegen. Wichtig ist, uns mitzuteilen, in welcher Zeitperiode die Zulagen berechnet werden sollen und welche Dienste betroffen sind. 


  • Mengenangaben für Pauschalbeträge. Oft werden die Pikett-Dienste mit einer Pauschale vergütet. Sollten Sie solch eine Pauschalenauszahlung haben, können wir Ihnen die Menge eines bestimmten Dienstes im Arbeitszeitausweis hinterlegen. 


  • Ferien- und GLZ-Saldi im Excel. Sie haben die Möglichkeit die Zulagen-Informationen oder Saldi-Informationen vom ganzen Team in einer Übersicht zu sehen. Dafür können wir Ihnen die Feriensaldi, den Ferienbezug und den Ferienanspruch sowie das Gleitzeit-Saldo der Mitarbeitenden im Excel hinterlegen, das Sie unter Zusammenfassung Alle Mitarbeitende einsehen können. 


  • PDF mit/ohne Visierungsblock. Wir können Ihnen eine PDF-Version von den Arbeitszeitausweisen hinterlegen, die Sie entweder pro Mitarbeitende herunterladen können oder sogleich für das ganze Team. Zudem hat Planik die Möglichkeit einen Visierungsblock einzufügen, damit die Mitarbeitenden und Vorgesetzten den Ausweis unterschreiben können. 


  • Export variable Lohndaten. Planik hat bestehende Schnittstellen mit verschiedenen Lohnbuchhaltungssoftwares. Wenn Sie die geleisteten Arbeitszeiten von Planik in Ihr Buchhaltungssystem exportieren möchten, können Sie sich gerne melden und die Spezifikationen dafür mit uns besprechen. 




11. Schlagworte

Schlagworte haben verschiedene Funktionen. Planik kennt Mitarbeitende- und Dienstvorlagen-Schlagworte. Sie können die Schlagworte anwenden, in dem Sie auf die zwei Trichter-Symbole in der Menüleiste Alle Mitarbeitende und Alle Dienste klicken und Ihr gewünschtes Schlagwort auswählen. 

  • Mitarbeitenden-Schlagwort. Mitarbeitende können mehreren Schlagworten zugeordnet werden 
    • Filter. Sie können verschiedene Untergruppierungen erstellen, die Sie danach als Filter für die Seitenansicht benutzen können. Sobald ein Schlagwort erstellt wurde, können Sie dieses anwählen, in dem Sie rechts im Menü beim Trichtersymbol auf Alle Mitarbeitende klicken und das gewünschte Schlagwort auswählen.   
    • Regeln. Mitarbeitenden-Schlagworte können auch für bestimmte Regeln verwendet werden, wenn es zum Beispiel darum geht, Lernende mit den Berufsbegleitenden einzuplanen. Gemeinsam mit den Regelspezialisten werden diese Fälle besprochen und ggf. Schlagworte erstellt. 
    • Mitarbeitenden-Trenner. Wenn Sie in Ihrem Team mit den Trennern arbeiten, um die Untergruppen visuell besser zu erkennen, werden Sie sehen, dass diese sogleich auch als Schlagworte entstehen. Es sind jedoch spezielle Schlagworte und dienen nur als Filter für die Seitenansicht.  
    • Gültigkeitsdauer. Sollten Mitarbeitende zunächst zu einer bestimmten Untergruppe gehören, aber nach einer bestimmten Zeit die Gruppe wechseln, können Sie eine Gültigkeitsdauer eingeben. 
    • Freigabe für Mitarbeitenden-Portal. Sobald Sie ein neues Schlagwort erstellen, können Sie entscheiden, ob Sie es für das Mitarbeitenden-Portal freigeben. Somit werden die Mitarbeitenden den Menüpunkt mit dem Trichtersymbol in ihrem Portal sehen und ein Schlagwort auswählen können. 


  • Dienstvorlagen-Schlagwort
    • Filter. Sie können die einzelnen Dienstvorlagen je nach Team oder Dienstvorlagentyp separieren und danach eine gefilterte Ansicht sehen. Dies könnte Ihre Planung eventuell etwas erleichtern, vor allem wenn Sie mehrere Teams in einem Planik-Team planen. 
    • Arbeitszeit-Konfiguration. Wenn Sie gewisse Dienste haben, die zu einem bestimmten Arbeitszeitenkonto mitgerechnet werden sollen oder jene, die keine Zulagen generieren dürfen, können Sie, nach Absprache mit uns, ein Schlagwort erstellen, das wir danach in Ihre Arbeitszeitkonfiguration einfügen. Wichtig ist, dass der Name vom Schlagwort nicht verändert wird, da es ansonsten einen Fehler angeben wird, sobald Sie Einsicht in die Arbeitszeitausweise haben möchten. 




12. Zeiterfassung

Mitarbeitende können in ihrem persönlichen Mitarbeitenden-Portal ihre effektiv geleisteten Zeiten eingeben, die danach zur Kontrolle ins Planungsportal transferiert werden. 

  • Grundeinstellungen. Sie können verschiedene Einstellungen der Zeiterfassung verwalten unter: Einstellungen --> Teameinstellung und unter dem Reiter Arbeitszeiterfassung. 
    • Toleranzwerte. Sie entscheiden, nach wie vielen Tagen die Eingaben überfällig werden und geben an, nach wie vielen Minuten Abweichung zwischen den effektiv gearbeiteten Zeiten und den Zeiten der Dienstvorlage eine Begründung von Nöten ist. Zudem können Sie für eine visuelle Hilfe auf der Übersicht zwei Toleranzstufen eingeben. 
    • Dienstvorlagen. Grundsätzlich werden alle Dienste im Tagesplan der Mitarbeitenden angezeigt und jene, die die Berechnungsart "berechnet" haben, können durch die Mitarbeitenden als ungeplante Arbeit ausgewählt und die Zeiten angepasst werden. Sie können aber entscheiden, ob Mitarbeitende auch Dienste als ungeplante Arbeit auswählen dürfen, die eine fixe Berechnungsart haben oder gemäss der Sollarbeitszeit berechnet werden. Für diese Dienste ist das Editieren der Zeiten jedoch nicht möglich. 


  • Kontrolle der Zeiterfassung. Die eingegebenen Zeiten der Mitarbeiten werden in das Planungsportal transferiert, damit die Vorgesetzten die Zeiten kontrollieren und genehmigen können.  
    • Ansicht. Unter Auswertungen --> Kontrolle der Zeiterfassung gelangen Sie zunächst auf eine Übersicht mit Zellen in verschiedenen Farben. Die Farben definieren, ob an einem Tag ein Dienst bestätigt wurde und ob die Abweichung die zwei vordefinierten Toleranzstufen überschreitet oder nicht (magentafarbene und dunkelgraue Zelle). Zudem sehen Sie pro Mitarbeitende und über das ganze Team, ob es Überstunden bzw. Minusstunden gegeben hat. 
    • Prozess. Als Vorgesetzte können Sie nun pro Mitarbeitenden die Zeiten kontrollieren, indem Sie auf den Namen einer Person klicken und danach für jeden Tag das Häkchen setzen. Sie können die Abweichungen als auch ggf. Begründungen für jeden einzelnen Tag sehen. Um nicht an jedem Tag ein Häkchen zu setzen, können Sie ganz unten auf der Seite auf Mehrfach genehmigen klicken und abspeichern. 
    • Transfer. Nachdem Sie die Zeiten genehmigt haben, können die Mitarbeitenden an diesen Tagen keine Anpassungen mehr durchführen. Ihre Aufgabe ist es nun die Zeiten auf den Dienstplan zu transferieren, damit die effektiv geleisteten Dienste auf den Arbeitszeitausweisen aufgelistet werden und nicht die geplanten. Der Transfer-Knopf wird Ihnen nach erfolgreichem Abspeichern der Genehmigung in grün angezeigt. 




13. Workflow - Zeiterfassung kontrollieren

Wenn Sie sich in Planik anmelden, gelangen Sie zunächst zum Team-Dashboard, sofern Sie nicht Zugriff auf mehrere Teams in Ihrer Organisation haben. Auf dem Team-Dashbord sehen Sie verschiedene Kacheln, unter anderem die Zeiterfassung-Kachel. Die Kachel informiert Sie einerseits über das Saldo vom ganzen Team und andererseits, ob es Eingaben der Mitarbeitenden gibt, die noch nicht genehmigt wurden. 

  1. Zeiterfassung-Kachel. Sie sehen sich die Kachel an und klicken auf die Kachel, sofern es noch nicht bewilligte Eingaben gibt.
  2. Zeiterfassung-Übersicht. Sie gelangen zur Übersicht über das ganze Team und können nun bei den einzelnen Mitarbeitenden auf die Kontroll-Liste wechseln, indem Sie auf den Namen der gewünschten Person klicken.
  3. Kontroll-Liste der Mitarbeitenden. Sie schauen sich jeden Tag an (inkl. Begründung) und genehmigen den Tag, sofern alles passt oder Sie gelangen zum Ende der Seite und genehmigen mehrfach und speichern die Eingaben ab. 
  4. Transfer und Veröffentlichen. Sie transferieren die genehmigten Zeiten und veröffentlichen den Dienstplan erneut, damit die effektiv geleisteten Zeiten auf den Arbeitszeitausweisen aufgelistet werden. 


Sollten Sie mehrere Teams in einem Planik-Team abgebildet haben, können Sie das Schlagwort von Ihrem Team auswählen, damit Sie danach die Kontrolle von Ihrem Team durchführen können. 

Sie können selbst entscheiden, ob die Mitarbeitenden jeden Tag bestätigen sollen oder nur jene, die eine Abweichung aufweisen. Auch ein Tag, der von den Mitarbeitenden nicht bestätigt wurde, kann genehmigt und transferiert werden. 


Sie als Planende haben jederzeit die Oberhand und können auf der Planungssicht jederzeit Anpassungen durchführen, auch wenn die Mitarbeitenden ihre Zeiten selbst eingegeben haben. 

  

Die komplette Dokumentation zur Kontrolle der Zeiterfassung finden Sie hier.



14. Regeln

Regeln werden für die automatische Berechnung der Dienstpläne genutzt. Das Ziel ist es, mit kundenspezifischen Regeln der Berechnung einen klaren Rahmen zu geben und die gewünschten Priorisierungen zu respektieren. Das Aufsetzen der Regeln erfolgt durch die Zusammenarbeit unserer Kunden und unserer Regelspezialisten. 

  • Konfiguration. Verschiedene Parameter der Regeln können Sie selbst verwalten (z.B. Mitarbeitende und Dienstvorlagen).  
    • Regel bearbeiten. Sie klicken auf den Titel der Regeln und danach auf Bearbeiten, um die Parameter zu bearbeiten.  
    • Regel (de)aktivieren. Sollten Sie eine Regeln nicht mehr benötigen, können Sie die Regel deaktivieren und jederzeit wieder aktivieren.   
    • Neue Regeln aus Regelvorlage erstellen (sofern Berechtigung erhalten). In Ihrem Team sind verschiedene Regelvorlagen hinterlegt und Sie können eine neue Regel durch diese Regelvorlagen erstellen und die Parameter anpassen. 
    • Regeln kopieren und löschen (sofern Berechtigung erhalten). Das Erstellen einer neuen Regel kann auch durch das Kopieren einer bestehenden Regel folgen. Zudem können Sie eine Regel jederzeit löschen. 

Damit Sie die Berechtigung fürs Erstellen von neuen Regeln und das Kopieren und Löschen erhalten, bedarf es zunächst einer Besprechung und Schulung durch unsere Regelspezialisten, bevor das Recht Ihrer Rolle zugeteilt wird. Sie können sich gerne jederzeit bei uns melden, sofern Sie Interesse daran haben, Ihre eigenen Regeln zu erstellen. 


  • Priorisierung. Verschiedene Regeln können verschieden priorisiert werden. So entscheiden Sie, welche Regeln während der automatischen Berechnung absolut berücksichtig werden sollen und bei welchen mögliche Verstösse akzeptabel sind. 
    • Neue Regel. Es ist wichtig nicht zu vergessen, dass bei der neu erstellten Regel die Priorisierung auch stattfindet, damit die Regel auch wie gewünscht funktioniert und es zu keinen Verstössen kommt. 
    • Dienstvorlagen. Nebst den Regeln können Sie auch Dienstvorlagen priorisieren. Sie entscheiden wie wichtig es ist, dass eine bestimmte Dienstvorlage während der automatischen Berechnung verteilt wird und ob es wichtiger ist als eine bestimmte Regel. 


HINWEIS: Schon die kleinste Anpassung der Priorisierung kann zu einem komplett anderen Dienstplan führen, von daher empfehlen wir Ihnen noch kurz Absprache mit uns zu halten, bevor Sie Anpassungen vornehmen. 


Die komplette Dokumentation zu den Regeln finden Sie hier.




15. Benutzende

In Planik können verschiedene Benutzenden-Rollen hinterlegt und die bestehenden angepasst werden. 

  • Standardrollen. Sie haben die folgenden meistgenutzten Rollen in Planik.
    • Administratoren. Haben Zugriff auf alle Planik-Seiten und können neue Benutzende einladen und das Stellensoll eingeben.  
    • Planende. Wie es der Name schon sagt, ist die eigentliche Arbeit die Planung. Planende können auch Zugriff auf die Mitarbeitenden-/Dienstvorlagen-Stammdaten haben, sofern das gewünscht ist. Sie können jedoch keine neuen Benutzende einladen. 
    • Mitarbeitende. Haben Zugriff auf das Mitarbeitenden-Portal und können ihre Wünsche und Zeiten eingeben. 


  • Zusätzliche Rollen. Sie können jederzeit weitere Rollen in Ihrem Team einfügen lassen. Meist wird auch eine Leserecht-Rolle angefragt. 



16. Teameinstellungen

Unter diesem Menüpunkt können Sie verschiedene Einstellungen verwalten, sofern Sie die berechtigte Rolle besitzen.

  • Allgemeine Einstellungen. Sie können eingeben wie die Namen und Vornamen der Mitarbeitenden dargestellt werden, ob die Mitarbeitenden bei Dienstplananpassungen eine Email erhalten sollen oder in welcher Sprache Planik angezeigt werden soll. Zudem können Sie als Admin definieren, welche Benachrichtigungen die Planenden und Mitarbeitenden selbst an- und abwählen können. 


  • Arbeitsverträge. Ganz am Anfang wurde ein Standardarbeitsvertrag definiert, der unter den Teameinstellungen ersichtlich ist. Sollten Sie jedoch weitere Arbeitsverträge brauchen oder möchten eine Anpassung vom Standardvertrag, können Sie sich gerne bei uns melden und wir hinterlegen Ihnen die gewünschten Arbeitsverträge. 


  • Mailvorlagen. Die automatisch generierten Emails, die unter anderem beim Einladen von Benutzenden verschickt werden, können nach Ihrem Geschmack angepasst werden. 


  • Stellensoll. Sie können für Ihr Team ein Stellensoll in Vollzeitäquivalenz definieren und danach mit dem aktuellen Personalstand unter Auswertungen --> Personalbestand schauen, ob Sie gerade eine Über- bzw. Unterbesetzung haben. 



17. Gleitzeit-Korrekturen

Sie können die Gleitzeiten der Mitarbeitenden entweder einmal per Stichdatum korrigieren oder bei Auszahlungen der Überstunden regelmässig anpassen. 

  • Arbeitszeitkorrekturen.  Unter Planung --> Arbeitszeitkorrekturen können Sie die korrekten Gleitzeiten der Mitarbeitenden erfassen. Sie klicken auf den Knopf Gleitzeit korrigieren und wählen eine Person aus. Wichtig ist zu erwähnen, dass das Stichdatum das letzte Datum vor dem gewünschten Dienstplan sein sollte. Das heisst, wenn sie die korrekten Gleitzeiten per 1. Januar eingeben möchten, nehmen Sie als Stichdatum den 31. Dezember. 


  • Andere Arbeit erfassen. Sie können, nebst den geplanten Diensten, auch eine ungeplante bzw. andere Arbeitszeit für die Mitarbeitenden erfassen, die im Dienstplan nicht ersichtlich ist, aber auf den Arbeitszeitausweisen mit einberechnet werden.  





18. Ferien-Korrekturen

Während der Grundkonfiguration ist es wichtig, einmal eine Ferien-Korrektur für alle Mitarbeitende durchzuführen, damit Planik auf dem aktuellsten Stand ist, was die Feriensaldi angeht. Danach übernimmt Planik den automatischen Abzug der Ferientage, sobald sich die Mitarbeitenden Ferien wünschen und diese bewilligt werden. 

  • Ferienanspruch. Sollte sich der Ferienanspruch einer Person aufgrund vom Alter ändern, können Sie dies im Voraus unter Einstellungen --> Mitarbeitende und dem Reiter Anstellung eingeben.


  • Ferienkürzung. Kommt es zu Ferienkürzungen aufgrund langer Krankheit, können sie die Ferien-Korrektur direkt in der Ferientabelle tätigen, in dem Sie entweder die Dauer der Korrektur oder den Anspruch mit der Korrektur eingeben. 


  • Dienstjubiläum. Bekommen Mitarbeitende aufgrund ihres Dienstjubiläums eine Woche mehr Ferien, kann dies auch direkt als Ferien-Korrektur auf der Ferientabelle eingegeben werden. Auch hier kann entschieden werden, ob die Dauer der Korrektur eingegeben wird oder der Anspruch mit der Korrektur. 


In Planik werden die Ferien sowohl in Tagen als auch Stunden angezeigt. Von daher spielt es keine Rolle, ob Sie die Stunden oder die Tage anpassen. Der zweite Wert wird automatisch von Planik ausgerechnet und angezeigt. 




19. Feiertage

Die kantonal-anerkannten Feiertage sind in Planik hinterlegt. Sollten Sie noch weitere Feiertage haben, die in Ihrem Betrieb berücksichtig werden, können Sie diese gerne zusätzlich erfassen. 

ACHTUNG: die Eingabe wird nur für das aktuelle Jahr abgespeichert und Sie müssen den Feiertag für jedes weitere Jahr erfassen. 




20. Mein Konto

Unter dem Konto-Menü können verschiedene Einstellungen getätigt werden oder Sie gelangen direkt auf die Planik-Akademie. 

  • Benachrichtigungen. Sie sehen für jedes Team, zu dem Sie Zugriff haben, die Benachrichtigungen, die Sie verwalten können, sofern das Verwalten durch die Admin vom Team freigeschaltet ist. Konkret geht es darum, dass Sie eingeben können, ob Sie gerne eine Email erhalten möchten, wenn der Dienstplan fertig berechnet wurde und bei Planveröffentlichungen. Beim letzteren können Sie entscheiden, ob Sie nur bei der Erstveröffentlichung eine Mitteilung erhalten möchten oder bei allen Planveröffentlichungen.


  • Meine Rollen. Dieser Menüpunkt zeigt Ihnen ihre Rolle in allen Teams auf, auf die Sie mit ihrer aktuellen Email-Adresse Zugriff haben. Sie erhalten Informationen zur Organisation und dem Team, als auch zu Ihrer Rolle, dem Portal, zu dem Sie Zugriff haben und Ihr Planik Abo. 


  • Passwort ändern. Sie können Ihr aktuelles Passwort jederzeit anpassen. Wichtig ist, dass das neue Passwort mindestens 10 Zeichen lang sein muss. Sobald Sie Ihr neues Passwort erneut eingeben und abspeichern, erhalten Sie eine Email, die Sie über die Anpassung von Ihrem Passwort informiert.  


  • Abmelden. Sie können sich gerne unter diesem Menü-Punkt abmelden. Dies ist jedoch nicht zwingend nötig, da Sie, sobald Sie das Fenster schliessen, automatisch von Planik ausgeloggt werden. 




21. Support/Akademie

Sollten Sie Fragen zu Planik haben oder ist Ihnen etwas unklar, können Sie uns jederzeit erreichen. 

  • Support-Widget. Die einfachste Art Antworten zu erhalten, ist, das Widget dafür zu verwenden (rechts unten auf der Seite). Sie können uns eine Supportanfrage stellen, die im Durchschnitt innerhalt von einem halben Tag beantwortet wird oder Bescheid gegeben wird, sofern es einen grösseren Aufwand braucht. 


  • Telefonisch. Wir sind während der Bürozeiten (8:00 - 12:00/13:00 - 17:00) unter 031 544 40 60 erreichbar.


  • Akademie. Rechts oben in der Menüleiste unter Konto finden Sie die Planik Akademie, die viele Video-Tutorials, FAQs und Dokumentationen zu allen Seiten von Planik beinhaltet. Sie können auch jederzeit in der Akademie Antworten auf Ihre Fragen finden. 




22. Mitarbeitenden-Portal

Das Mitarbeitenden-Portal hat zwei Grundfunktionen. Einerseits können die Mitarbeitende ihre Zeiten darin erfassen (sofern das Modul "Zeiterfassung" bestellt wurde) und sie können ihre Wünsche im Kalender eingeben. Zudem bietet das Mitarbeitenden-Portal Zugriff auf die Dienstpläne und erklärt, wie man den eigenen Dienstplan in der persönlichen  elektronischen Agenda abonnieren kann. 

  • Tagesplan. Die Mitarbeitenden sehen pro Tag, welchen Dienst sie arbeiten, wann die Start- und Endzeit ist und ob der Dienst eine Pause beinhaltet. Sollte die Zeiterfassung von Planik auch bestellt worden sein, können die Mitarbeitenden jeden Tag ihre Zeiten direkt auf dem Dienst erfassen, der geplant wurde. 


  • Dienstpläne. Die Mitarbeitenden sehen alle veröffentlichten Dienstpläne. Sie als Administratorin können einstellen, dass alle Mitarbeitenden bei der ersten Veröffentlichung eine E-Mail erhalten und danach lediglich jene eine E-Mail erhalten, die wirklich eine Veränderung hatten.

ACHTUNG: Der letzte Planstand muss immer veröffentlicht werden, damit die Mitarbeitenden Zugriff auf den aktuellsten Dienstplan haben. 


  • Wünsche. Mitarbeitende können in ihrem Planik-Kalender ihre Wünsche eingeben. Standardmässig sind die Ferien-, die Dienst- und die Freiwünsche hinterlegt. Gerne hinterlegen wir Ihnen weitere Kategorien, wenn Sie sie benötigen.

ACHTUNG: Sobald ein Dienstplan berechnet oder veröffentlicht wird, wird der Kalender für die Mitarbeitenden gesperrt. Sie als Administratorin können den Kalender jederzeit manuell öffnen. 


  • Ferien. Mitarbeitende haben zwei Möglichkeiten die bewilligten Ferien zu sehen. Einerseits sehen sie im Kalender den Feriendienst genau über ihrem Ferienwunsch eingeplant und andererseits haben sie standardmässig Zugriff auf ihre Ferientabelle (analog zu jener unter Einstellungen --> Mitarbeitende im Planungsportal). Falls die Ferienwirtschaft jedoch nicht durch Planik gemacht wird und nur die eingegeben Wünsche relevant sind, können wir das Recht die Ferientabelle zu sehen für die Rolle "Mitarbeitende" entziehen. 


  • Arbeitszeiten. Standardmässig haben die Mitarbeitenden Zugriff auf ihren Arbeitszeitausweise. Diese basieren sich auf den letzten veröffentlichten Dienstplan. Die Mitarbeitenden sehen sowohl ihre Arbeitszeit pro Tag, als auch den Anspruch an Zulagen, sofern Sie Zulagen in Ihrem Betrieb auszahlen. Des Weiteren können die Mitarbeitenden ihre Soll- und Ist-Zeit, sowie ihre Gleitzeit auf dieser Seite konsultieren. Falls die Arbeitszeiten für Ihren Betrieb nicht via Planik verlaufen, können wir das Recht diese Seite zu sehen, für die Mitarbeitenden entziehen. 


  • Dienstpläne abonnieren. Mitarbeitende können ihren persönlichen Dienstplan in ihrer elektronischen Agenda abonnieren. Somit können sie in ihrem Kalender schauen, welchen Dienst sie arbeiten und müssen sich nicht ins Mitarbeitenden-Portal einloggen. Es handelt sich jedoch um ein Leserecht, d.h. wenn die Mitarbeitenden ihre Zeiten oder ihre Wünsche eingeben möchten, müssen sie sich trotzdem ins Mitarbeitenden-Portal einloggen. 


HINWEIS: Mitarbeitende können die Login-Seite von Planik als "App" auf ihren Home-Bildschirm vom Telefon abspeichern. Wie das möglich ist, erklärt Ihnen dieser Artikel.