INHALTSVERZEICHNIS
- Ansicht
- Kalenderkategorien
- Neuer Kalendereintrag erfassen
- Bestehender Kalendereintrag editieren
- Aus Kalendereintrag Dienste erstellen
Ansicht
Links wählen Sie aus der Liste der Mitarbeitenden die Person, deren Kalender angezeigt werden soll.
Der Kalender in Planik unterscheidet sich von einem herkömmlichen Kalender (wie z.B. Outlook) insofern, als dass hier nicht sämtliche Ereignisse einer Person angezeigt werden. Der Kalender in Planik dient vielmehr primär der Planung von speziellen Ereignissen, insbesondere Abwesenheiten.
Deshalb zeigt der Kalender in erster Linie alle Einträge einer Person von den hinterlegten Kalenderkategorien an. Ausserdem werden Dienste des Typs Ferien und Abwesenheit angezeigt, und auch Feiertage, Team-Notizen sowie öffentliche Mitarbeiter-Notizen.
Mit dem Auswahl-Menu oben können die Kalendereinträge der anderen Mitarbeitenden eingeblendet werden, entweder von einer bestimmten Kategorie, oder von allen Kategorien.
Beispiel:
- Sie möchten die Ferienwünsche von allen Mitarbeitenden gleichzeitig sehen.
Die Einträge der ausgewählten Mitarbeitenden werden dabei farblich hervorgehoben.
Rechts oben finden Sie die Auswahl der Ansicht. Nebst der Tages-, Wochen- und Monatssicht steht auch eine Listenansicht zur Verfügung.
Kalenderkategorien
Alle Planik-Kunden haben eine Auswahl von Kalenderkategorien, die auf die Bedürfnisse ihrer Teams massgeschneidert werden. Die Wahl der Kalenderkategorien erfolgt im Rahmen des Onboarding-Prozesses. Weitere Kalenderkategorien können jederzeit hinzugefügt werden. Sie können zusätzliche Kategorien jedoch nicht selbst hinzufügen.
Wenden Sie sich bei Bedarf gerne an das Planik Team durch das Support-Formular.
Ausserdem definieren alle Kunden, welche Kalenderkategorien den Mitarbeitenden im Mitarbeitenden-Portal (falls vorhanden) zur Verfügung stehen. Damit können die Mitarbeitenden dort z.B. selbständig Ferienwünsche oder Freiwünsche erfassen.
Für jede Kalenderkategorie definieren Sie in der Regel einen Workflow. Dieser Prozess definiert, was mit Einträgen der entsprechenden Kategorie im Planungsprozess geschieht.
Beispiele:
- Ferienwünsche werden in der Regel von den Mitarbeitenden eingegeben, von der planenden Person bewilligt und dann im Kalender in Ferien-Dienste umgewandelt. Dies ist ein manueller Prozess.
- Mit Abwesenheit definieren die Planenden z.B. fixe freie Tage von Teilzeitmitarbeitenden. Diese Abwesenheiten werden dann in der automatischen Planung bei der Berechnung der Pläne berücksichtigt, so dass an diesen Tagen keine Dienste geplant werden. In der Regel können die Mitarbeitenden Abwesenheiten nicht selbst erfassen.
Neuer Kalendereintrag erfassen
Mit einem Klick auf den bestimmten Tag im Kalender erscheint die Ansicht zur Erfassung eines neuen Kalendereintrags. Es ist auch möglich, mit der Maus einen bestimmten Zeitbereich zu markieren, so dass z.B. in der Monatsansicht die gewünschten Tage bereits erfasst sind.
Zuoberst in der Ansicht wählen Sie die Kalenderkategorie. Standardmässig sind folgende Kategorien vorhanden:
- Abwesenheit
- Freiwunsch
- Ferienwunsch
- Dienstwunsch
Sie können entscheiden, ob Sie alle vier bestehenden Kategorien beibehalten möchten oder einige löschen.
In den Feldern Von und Bis setzen Sie die jeweiligen Daten. Falls Ganzer Tag deaktiviert ist, kann in beiden Feldern eine Uhrzeit eingegeben werden.
Weiter ist es möglich, für einen Kalendereintrag direkt Arbeitszeit zu generieren. Davon raten wir jedoch ab, und empfehlen stattdessen Abwesenheitsdienste zu verwenden oder eine Arbeitszeitkorrektur zu erfassen.
Falls Sie unten das Häkchen Wiederholend setzen, erweitert sich die Ansicht. Mit der Periode definieren Sie, mit welcher Regelmässigkeit dieses Ereignis stattfindet. Zur Verfügung stehen täglich, wöchentlich, alle 2 oder 3 Wochen sowie monatlich. Zudem muss ein Endtermin für das wiederholende Ereignis definiert werden. Wiederholende Termine werden im Kalender mit zwei kreisförmigen Pfeilen dargestellt.
Unter der zweiten Rubrik sehen Sie den Namen der Person, für die ein Kalendereintrag erfasst wird. Wenn Sie auf diese Rubrik klicken, erscheint eine Ansicht, in der Sie weitere Personen in diesen Termin hinzufügen können, so dass ein Gruppentermin entsteht.
Bestehender Kalendereintrag editieren
Mit einem Klick auf einen Kalendereintrag kann dieser editiert werden. Die dabei auftauchende Sicht ist identisch zur Ansicht bei der Erfassung eines neuen Kalendereintrags.
Bei wiederkehrenden Terminen ist es nicht möglich, nachträglich die Zeiten sowie die Periodizität zu verändern. Falls nötig, müssen Sie einen neuen wiederkehrenden Termin erfassen. Sie können aber das Enddatum abändern. Ausserdem können Sie einzelne Termine aus einem wiederkehrenden Termin löschen.
Beispiel:
- Die Schultage einer Lernenden werden im Kalender als wöchentlich wiederkehrende Termine erfasst. Während den Schulferien haben die Lernenden keinen Unterricht und Sie können diese Tage im wiederkehrenden Termin löschen
Notizen sowie Abwesenheits- und Ferien-Dienste können im Kalender nicht editiert werden.
Aus Kalendereintrag Dienste erstellen
Aus einem einfachen Termin (nicht wiederkehrend) können in der Editier-Ansicht direkt Dienste erstellt werden. Dies ist nur für ganztägige Termine möglich. Der Kalendereintrag kann jedoch mehrere (ganze) Tage umfassen.
Dazu klicken Sie oben rechts auf den Reiter 'Dienste erstellen'. Im Auswahl-Feld 'Umwandeln in:' wählen Sie dann die gewünschte Dienstvorlage aus.
ACHTUNG: Bitte haben Sie nach dem Speichern etwas Geduld, da die Erstellung der Dienste einige Sekunden dauern kann. Bei mehrfachem Klicken auf den Speichern-Knopf werden mehrfach Dienste erstellt, was dazu führen kann dass Sie viele Dienste wieder von Hand löschen müssen.
Die generierten Dienste sind, falls vom Typ Abwesenheit oder Ferien, im Kalender ersichtlich, jedoch nicht editierbar. Dienste vom Typ Dienst sehen Sie nur in der Planungssicht.
Beispiele:
- Ihre Mitarbeitenden haben die Ferienwünsche eingegeben und Sie haben sie kontrolliert und möchten sie auf eine simple Art bewilligen
- Es gibt einige Mitarbeitenden, die leider längerfristig krankgeschrieben sind. Sie können die Abwesenheit-Kategorie gebrauchen oder eine weitere Kategorie hinterlegen lassen (Langzeitkrank) und können den Eintrag direkt in einen Dienst umwandeln
Für weitere Informationen hilft Ihnen dieses Video-Tutorial weitere.