Die Tabelle mit den Kästchen auf dieser Seite zeigt pro Zelle, mit den Symbolen und der Hintergrundfarbe für die entsprechenden Mitarbeitenden und Tagen, mehrere Informationen zugleich an. 


INHALTSVERZEICHNIS

Definition der Symbole

Die Symbole weisen den Stand aus der Sicht der kontrollierenden Person auf. 


(kein Text). Die Tage wurden noch nicht kontrolliert und von daher auch noch nicht genehmigt. 
 Zu diesen Tagen sind noch Fragen offen. Evtl. hat die kontrollierenden Person mit der betroffenen Person über die Zeiterfassung an diesen Tagen gesprochen und letztere wird die erfassten Zeiten nun korrigieren. Diese Tage sind noch nicht genehmigt.
 Die Tage mit den erfassten Arbeitszeiten sind genehmigt. Die Mitarbeitenden können die Arbeitszeiten an diesen genehmigten Tagen nicht mehr verändern. Diese Tage müssen nun auf den Dienstplan transferiert werden. 
Die Arbeitszeiten von diesen Tagen wurden auf den Dienstplan transferiert.




Definition der Hintergrundfarben

Die Hintergrundfarben weisen den Stand aus Sicht der Arbeitszeiterfassung auf. 


 (hellblau)Tage ohne Arbeit. An diesen Tagen wurden weder Dienste mit Arbeitszeiten eingeplant noch haben die Mitarbeitenden eine ungeplante Arbeitszeit erfasst. Die Mitarbeitenden müssen solche Tage nicht bestätigen.
 (hellgrau)Tage mit geplanter Arbeit und ausstehender Bestätigung der erfassten Arbeitszeiten. 
(grau)Die Abweichung der von den Mitarbeitenden erfassten Zeiten der geplanten Arbeit beträgt an diesen Tagen weniger als 15 Minuten. *
(magenta)Die Abweichung der von den Mitarbeitenden erfassten Zeiten der geplanten Arbeit liegt an diesen Tagen zwischen 15 Minuten und 59 Minuten. *
(dunkelgrau)Die Abweichung der von den Mitarbeitenden erfassten Zeiten der geplanten Arbeit übersteigt an diesen Tagen 60 Minuten. *


* Diese Werte können in den Grundeinstellungen der Zeiterfassung unter Einstellungen --> Team und der Rubrik Arbeitszeiterfassung angepasst werden. 


Sie erhalten alle Informationen betreffend den Symbolen und den Hintergrundfarben auch, indem Sie den Mauszeiger eine Weile über einer Zelle ruhen, durch das Erscheinen einer schwarzen Textblase mit den nötigen Informationen zu einem beliebigen Tag.



Kontrolle der einzelnen Tage

Um die einzelnen Tage der Mitarbeitenden zu kontrollieren klicken Sie auf die einzelnen Namen und eine Folgeseite mit Informationen zu der betreffenden Person und dem gewählten Monat erscheint. 



Die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden können auf dieser Folgeseite kontrolliert und danach als genehmigt (✓)  oder als fraglich (?)  markiert werden. Ist die Abweichung zu begründen, weil die eingestellte Abweichungszeit überschritten wurde, erscheint über den internen Kommentaren die Notiz für den bestimmten Tag. Die internen Kommentare dienen der kontrollierenden Person und werden den Mitarbeitenden nicht angezeigt. 


Sie sehen nebst dem Datum und der Tagesinfo zunächst die abweichende Zeit in Bezug auf die Dienstvorlage. Diese wird erst auf 0 gesetzt, wenn der Dienst von Seiten des Mitarbeitenden erfasst oder der kontrollierenden Person genehmigt wird. 


Die Dauer-Kolonne weist sowohl den geplanten, den erfassten Dienst als auch die Summe der beiden Dienste auf und durch die Zeitachse-Kolonne sehen Sie die Start- und Endzeit der beiden Dienste. 



Sie können die Tage entweder einzeln genehmigen oder Sie klicken auf ↓ nach unten scrollen und danach auf den Bouton Mehrfach genehmigen. Somit können alle noch offenen Tage auf einmal als genehmigt (✓) markiert werden. Nachdem Sie alle Tage markiert haben, müssen Sie die Eingaben speichern. 


Bestätigten die Mitarbeitenden während ihrer eingestellten Anzahl von Tagen nicht, wird ihnen eine Erinnerung angezeigt. Innerhalb von diesen eingestellten Tagen können die Arbeitszeiten nicht genehmigt werden. Diese Tage sind mit Zeiterfassung läuft noch in der Tagesinfo gekennzeichnet. 


Überlappende Dienste

Überlappende Dienste oder Zeiterfassungen werden als solche markiert. Grundsätzlich ist es möglich überlappende Dienste in Planik zu erstellen bzw. überlappende Zeiten zu erfassen. Den Mitarbeitenden wird dies aber mit einem Warnhinweis angezeigt.

Der Warnhinweis wird ebenfalls in der Kontrolle aufgezeigt:



Dienste transferieren


Nach dem Abspeichern gelangen Sie zurück zur Übersicht-Seite.  Sie sehen die genehmigten Tage des aktuell ausgewählten Monats und können diese auf einmal auf den Dienstplan transferieren, indem Sie auf den Button Einträge auf Dienstplan transferieren klicken. Geht ein Monat über mehrere Dienstpläne, wird entsprechend auf mehrere Dienstpläne transferiert.


Ist die Ansicht filtriert, können Sie lediglich die erfasste Arbeitszeit der Mitarbeitenden transferieren, die unter dem ausgewählten Schlagwort gespeichert sind. 



Veränderungen des Dienstplans

Der Transfer der genehmigten Dienste ist eine Bearbeitung des bestehenden Dienstplans. Diese Abänderungen können Sie unter Planung --> Dienstpläne ansehen. Folgende Informationen sind vorhanden:

  • Die Dienste auf der Planungssicht sind angepasst. Die Schrift ist neu fett und hat ein * Zeichen, sofern die Zeiten eine Abweichung zur Dienstvorlage aufweisen.
  • Beim Transfer auf einen Dienstplan im Stand veröffentlicht wurde ein neuer Stand in Bearbeitung mit den entsprechenden Anpassungen hinzugefügt. 
  •  Auf dem entsprechenden Dienstplan unter der Rubrik Planänderungen --> Detailliertes Änderungsprotokoll werden die Änderungen des Transfers mit Zeitstempel und der Person, die transferiert hat, aufgelistet. 


Zurücksetzen eines Planstands

 Wird ein Dienstplan auf die letzte Veröffentlichung zurückgesetzt, werden alle Änderungen seither rückgängig gemacht. Dies betrifft auch die Änderungen aus dem Transfer der Arbeitszeiten.

  • Die betroffenen, bereits transferierten Tage (T) wechseln wieder auf genehmigt (✓) zurück und müssen erneut transferiert werden.
  • Beim Zurücksetzen können also zugleich Änderungen aus Transfers und sonstige Anpassungen am Plan ungeschehen gemacht werden. Prüfen Sie daher bitte vorab auf dem entsprechenden Dienstplan im Register 'Planänderungen', was Sie genau zurücksetzen werden.