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INHALTSVERZEICHNIS
Dienstpläne
Hier sehen Sie Ihre Dienstpläne in chronologischer Reihenfolge mit den verschiedenen Stadien (Abgeschlossen, Veröffentlicht, Berechnet, Eröffnet) und die Anfangs- und Enddaten der Dienstpläne.
Sie erkennen den aktuell angewählten Dienstplan nach der blauen Hintergrundfarbe.
Der ausgewählte Dienstplan
Unterhalb der Liste der Dienstpläne sehen Sie alle Informationen und Aktionen zum ausgewählten Dienstplan. Gleich darunter sehen Sie die Vorschau des ausgewählten Dienstplans. Dieser dient der Orientierung und führt Sie zur
Unter der Planungssicht befindet sich die Historie des aktuellen Plans. Der oberste Planstand ist der aktuellste. Der letzte veröffentlichte Planstand ist der aktuell gültige bzw. aktuell sichtbare für die Mitarbeitenden. Mit dieser Historisierung der Pläne haben Sie jeder Zeit Zugriff auf jeden einzelnen Stand vom aktuell angewählten Dienstplan.
Jedes Mal, wenn Sie den Plan veröffentlichen, den veröffentlichten Plan bearbeiten oder den Dienstplan berechnen lassen, wird ein neuer Planstand angelegt. Mehr Informationen finden Sie im Tutorial Dienstplan-Stati ansehen und verstehen.
Die Aktionen
Neuer Dienstplan erstellen
Diese Funktion befindet sich ganz rechts in der Liste aller Dienstpläne. Dort sehen Sie den Button Neuer Dienstplan. 
Sie können damit einen leeren Dienstplan mit einer Zeitperiode von bis zu 8 Wochen erstellen. Aus praktischer Erfahrung empfehlen wir Ihnen aber Dienstpläne von 4 Wochen oder einem Monat zu wählen. Sie können aber die Länge der Dienstpläne für jeden neu erstellten Dienstplan abändern. Nachdem Sie eine Entscheidung betreffend der Planlänge getroffen haben, können Sie für jede einzelne Woche eine erfasste Wochenvorlage auswählen.
Planänderungen ansehen
Zusätzlich zu der Historisierung der verschiedenen Planstände hilft Ihnen Planik auch mit den Planänderungen. Unter der Rubrik Planänderungen können Sie sowohl die Veränderungen nach Person und Dienst sehen, als auch das Detaillierte Änderungsprotokoll anschauen, um zu verstehen, wer welche Veränderung wann und um welche Zeit getätigt hat.
Dienstbedarf erfassen
Unter der Rubrik Wochenvorlagen können Sie Ihre gewählten Vorlagen anpassen. Diese Wochenvorlagen beinhalten alle Dienste, die pro Woche auf die Mitarbeitenden verteilt werden müssen. Sie müssen nicht zwingendermassen die gleiche Wochenvorlage für jede Woche vom Plan gebrauchen.
TIPP: Sie können die Wochenvorlagen ein zweites Mal ausführen und so raffinierte Kombinationen verschiedener Wochenvorlagen erstellen.
Sie möchten den Dienstbedarf an einzelnen Tagen feinjustieren? Diese Handlung tätigen Sie auf der Planungssicht, indem Sie den Bedarf für den gewünschten Tag anpassen.
Dienstplan berechnen
Sie möchten Ihren Dienstplan automatisch berechnen, kriegen aber eine Fehlermeldung?
Sie können sich gerne bei uns unter support@planik.ch melden und Ihr bestehendes Planik-Abo upgraden auf Planik Smart.
Um einen Dienstplan zu berechnen, klicken Sie unter der Rubrik Übersicht auf Dienstplan berechnen.
Der optimalste Plan wird berechnet, wenn Sie alle Ferien und Abwesenheiten vor dem Berechnen einpflegen.
Die Berechnung dauert je nach Komplexität und Grösse des Plans ein paar Minute oder bis zu 40 Minuten.
Sie können in dieser Zeit einen Kaffee trinken gehen oder sich einer anderen Aufgabe widmen. Sie werden, falls gewünscht, per Email über das Ende der Berechnung informiert.
Falls Sie merken, dass Sie etwas vergessen haben (z. Bsp. einen Ferieneintrag), können Sie das Berechnen abbrechen. Der Plan ist dann wieder im Stand vor der Berechnung.
Dienstplan kontrollieren
Nach dem Berechnen des Plans können Sie den Plan kontrollieren. Dazu können Sie sich die Planqualität anzeigen lassen. 
Die Planqualität zeigt Ihnen auf, wie viele Verstösse pro Regel von Ihrem Regelset, nach der Berechnung des Dienstplans, vorhanden sind. Diese Verstösse werden pro Mitarbeitende, für die die Regel gilt, in der detaillierten Ansicht (klicken Sie bitte auf den Titel der Regel) angezeigt.
Die Regeln, die höher priorisiert sind als die anderen, sind oben auf der Liste. Gibt es bei diesen Regeln keine oder wenige Regelverstössen, ist die Optimierung gelungen und das Resultat der Berechnung ist ein guter Dienstplan. Die weniger oder tief priorisierten Regeln weisen öfters Regelverstösse auf. Grund dafür ist, dass die Regel-Engine für diese Regeln weniger Freiheitsgrade hat, um die hoch-priorisierten Regeln während der Berechnung möglichst gut einzuhalten.
Sie sollten nach der Berechnung den Dienstplan aber auch in der Planungssicht kontrollieren. Für Mitarbeitende, die in einigen oder mehreren Regeln nicht gespeichert sind, werden diese Planungsregeln auch nicht angewendet.
Dienstplan zurücksetzen
Falls Sie nach der Berechnung mit der Planqualität nicht zufrieden sind oder etwas vergessen haben (z. Bsp. die Ferien zu genehmigen), können Sie den Dienstplan wieder zurücksetzen, sofern der Dienstplan nach der Berechnung noch nicht veröffentlicht wurde. Der Dienstplan ist dann wieder auf dem Stand von vor der Berechnung.
Sie können auch manuelle Änderungen am Plan bis zur letzten Veröffentlichung zurücksetzen. Sie sollten dafür zunächst die Planänderungen konsultieren, damit Sie auch wissen was genau zurückgesetzt wird.
Ein Dienstplan mit dem Status Veröffentlicht, kann nicht zurückgesetzt werden. Sie können sich aber gerne bei uns unter support@planik.ch melden und wir setzen den Dienstplan für Sie zurück.
Dienstplan veröffentlichen
Wenn Sie mit dem Dienstplan zufrieden sind, können Sie den Plan veröffentlichen. Der Dienstplan bekommt neu den Status Veröffentlicht und ist nun für die Mitarbeitenden im Mitarbeitenden-Portal sichtbar. Die Mitarbeitenden bekommen eine Email zur Veröffentlichung des Dienstplans, sofern Sie diese Grundeinstellungen angepasst haben.
Ein Dienstplan kann mehrmals veröffentlicht werden, wenn nach der ersten Veröffentlichung noch einige Abänderungen getätigt wurden.
Dienstplan abschliessen
Wenn sich der Dienstplan nicht mehr ändert (Der Plan liegt in der Vergangenheit, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden wurden transferiert, eventuelle Gleitzeitkorrekturen wurden vorgenommen, die letzten Änderungen wurden veröffentlicht), so können Sie den Dienstplan abschliessen. Danach ist der Plan gegen Änderungen geschützt. Niemand kann mehr Dienste manipulieren.
Der Button "Dienstplan abschliessen" nur sichtbar wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
Sie haben das entsprechende Recht auf Ihrer Rolle freigeschaltet
Der Plan liegt vollständig in der Vergangenheit
Alle Änderungen wurden veröffentlicht.
Für weiterführende Infos bezüglich dem Abschliessen eines Dienstplans, lesen Sie bitte diesen Artikel.
Dienstplan löschen
Falls Sie einen Plan angelegt haben und dann bemerken, dass die Periode falsch ist (Beispielsweise 4 Wochen statt ein ganzer Monat), können Sie den Plan löschen.
Sie können jedoch nur jeweils den aktuellsten Dienstplan (ganz rechts in der chronologischen Reihenfolge) löschen.
Falls Sie einen Dienstplan, der schon einige Planstände hat, aber noch nie veröffentlicht wurde, löschen möchten, können Sie jeweils immer einen Planstand bis zum letzten löschen. Sie gelangen nach jedem Löschen zum vorherigen Planstand, bis Sie beim letzten sind. Danach können Sie den ganzen Dienstplan löschen.
Beim Löschen von einem Dienstplan können Sie zudem entscheiden, ob die bewilligten Ferien und Abwesenheiten auch gelöscht werden sollen.
Dienstplan herunterladen
Sie können den Dienstplan als PDF oder im Excel-Format (zwei verschiedene Formate vorhanden) herunterladen. Sie können auch einen Filter anwenden, damit das PDF beispielsweise nur ein bestimmtes Team oder nur bestimmte Dienste enthält.
Kalender sperren
Ihre Mitarbeitenden können die eigenen Abwesenheitswünsche durch den Kalender im Mitarbeitenden-Portal jederzeit eingeben, sofern der Kalender nicht gesperrt ist.
Bei der Berechnung als auch der Veröffentlichung eines Dienstplans wird der Kalender automatisch gesperrt. Falls Sie diesen Stand ändern bzw. den Kalender früher sperren möchten, können Sie auf den Button Kalender klicken und den Status abändern.
TIPP: Sperren Sie den Kalender sobald Sie für die Planung vorbereitet sind, damit keine kurzfristigen Wünsche auftauchen, die danach nicht bearbeitet wurden.