Mit dem neuen Planstand "abgeschlossen" können Sie Ihre Dienstpläne nun abschliessen und so vor ungewollten Änderungen schützen. Sobald ein Dienstplan sich in diesem Status befindet, können keine Anpassungen/Veränderungen am Plan vorgenommen werden. Dieser neue Status eignet sich ideal um den Plan zu sperren, sobald die Abschlussarbeiten (Übernahme der Arbeitszeiten aus der Zeiterfassung, Arbeitszeitkorrekturen, Lohnauszahlung inkl. variablen Lohndaten/Zulagen, etc.) erfolgt sind.
Hinweis: Dienstpläne abschliessen (und erneut bearbeiten) können nur Benutzer:innen mit dem Rolle als Administrator. Sollten Sie eine Anpassung der weiteren Rechte wünschen, melden Sie sich einfach bei unserem Support.
Um einen Dienstplan abzuschliessen, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:
- Das aktuelle Datum muss nach dem letzten Tag des Dienstplans liegen. Bsp: Der Dienstplan des Monats Juli 2023 kann frühestens am 1. August 2023 abgeschlossen werden.
- Sie müssen das entsprechende Recht dafür in Ihrer Rolle aktiviert haben. Standardmässig haben alle Benutzer:innen mit dem Administratoren-Recht auch die Möglichkeit Pläne abzuschliessen (und dies auch wieder rückgängig zu machen: "Abschluss aufheben"
- Der Dienstplan muss sich im Stand veröffentlicht befinden.
Logik beim Plan abschliessen und Abschluss aufheben
Um einen Plan abzuschliessen, müssen Sie den Button "Planstand abschliessen" anklicken. Dieser ist nur sichtbar, wenn die oben erwähnten Bedingungen erfüllt sind.
Wenn Sie nun diesen Plan abschliessen, werden auch die vorhergehenden Dienstpläne alle abgeschlossen.
Sollte es vorkommen, dass Sie in einem bereits abgeschlossenen Plan doch noch eine Änderung vornehmen müssen, ist dies möglich, sofern Sie das Recht besitzen, um bereits geschlossene Dienstpläne wieder zu öffnen. Standardmässig ist dieses Recht nur den Benutzer:innen mit der Administratoren-Rolle vorenthalten. In Planik zeigt sich dann das folgende Bild:
Wenn Sie nun den Button "Abschluss aufheben" klicken, sind neben dem Mai-Dienstplan auch alle nachfolgenden abgeschlossenen Dienstpläne wieder im alten Stand "veröffentlichen."
Rollen und Rechte
Damit die Pläne abschlossen, resp. dass der Planabschluss auch wieder aufgehoben werden kann, gibt es in Planik zwei verschiedene Rechte:
- MA mit diesem Recht kann Pläne abschliessen
- MA mit diesem Recht kann den Planabschluss aufheben
Wie bereits erwähnt, besitzen Benutzer:innen mit der Administratoren-Rolle standardmässig beide dieser Rechte. Wenn Ihr Betrieb die Zulagenberechnung und der Export dieser Daten über eine Admin/HR-Abteilung abwickelt, empfehlen wir hier eine eigene Rolle einzurichten, welche dann auch die Verantwortung trägt, die Pläne nach dem Abrechnungslauf abzuschliessen.
Sollten Sie Anpassungswünsche bei Ihren Rollen und Rechten haben, können Sie sich gerne bei unserem Support melden.
Einschränkungen beim Planstand abgerechnet
Im ersten Entwicklungsschritt dieser Funktion, wird für alle Benutzer:innen die Möglichkeit Änderungen an einem abgeschlossenen Dienstplan durchzuführen genommen. Es ist zudem auch nicht mehr möglich, einen Transfer von Arbeitszeiten aus der Zeitkontrolle durchzuführen.
Hinweis: Nach wie vor möglich bleiben folgende Handlungen:
- Anpassung des Beschäftigungsgrads in einem abgeschlossenen Zeitraum
- Arbeitszeitkorrekturen in einem abgeschlossenen Zeitraum
- Kalender öffnen und sperren
- Arbeitszeiten via Kontrolle der Zeiterfassung bestätigen