TABLE DE MATIERE
Saisir et modifier les collaborateurs
Saisir nouvel employé
Afin de saisir un nouvel employé veuillez cliquer sur le bouton Nouveau.
Vous verrez certains éléments écrits en gras. Ces champs sont obligatoires et doivent être remplis. En outre, vos employés doivent disposer d'une adresse électronique valide pour utiliser le portail d'employés.
Une fois que vous avez rempli les champs et cliqué sur Sauvegarder et continuer, une deuxième fenêtre apparaît et vous deamnde si vous souhaitez reprendre certains paramètres (concernant les services attribués et les mots-clés) d'une personne déjà enregistrée.
Si c'est le cas, vous pouvez sélectionner le nom de l'employé respectif dans la liste. Sinon, vous laissez l'entrée en N'importer de personne et cliquez sur Adopter.
Les employés nouvellement saisis apapraissent à gauche au bas de la liste. Cette vue est la même que celle de l'horaire. Vous pouvez modifier cet ordre en cliquant sur les deux flèches situées à côté du nom de l'employé et en déplaçant les noms.
Sous-menu Détails
Vous gérez les données de base de vos employés.
En plus des entrées obligatoires mentionnées ci-dessus, vous avez la possibilité d'entrer des données supplémentaires. Si vous avez besoin des champs supplémentaires qui ne figurent pas sur cette vue, veuillez nous contacter à support@planik.ch et nous vous fournirons des attributs dynamiques supplémentaires.
Sous-menu Modèles de service disponibles
Si les employés doivent être inclus dans le calcul automatique et se voir attribuer des services en conséquence, il faut définir quels services les employés individuels peuvent recevoir. C'est sous ce sous-menu que les services correspondants de l'employé sont activés pour le planning automatique.
L'attribution des services à vos employés vous aide également en cas d'absence de courte durée, car vous obtenez une liste de candidats possibles qui peuvent reprendre le service en question ce jour-là dans l'aperçu de l'horaire.
Si vous préférez penser dans l'autre sens: il existe une fonction analogue où vous pouvez attribuer les employés possibles aux services.
Sous-menu Emploi
Un emploi détermine la charge de travail, le contrat de travail et le droit aux vacances de l’employé. Si l’un de ces critères change, il suffit de créer un nouvel emploi.
Exemple:
- Madame CD réduit sa charge de travail de 100% à 80% en mai. Vous saisissez un nouvel emploi avec la date de début de la nouvelle charge de travail et vous le sauvegardez. La durée du travail quotidienne prévue est automatiquement ajustée.
Sous-menu Vacances
Planik fait la distinction entre le droit aux vacances et les jours de vacances pris. Le droit aux vacances se détermine par l'emploi, le report des vacances des années précédentes et les corrections facultatives. Les vacances prises se déterminent par la planification du modèle de service de type 'Vacances' dans Planik.
Les droits aux vacances et les vacances prises sont enregistrés en heures, puis convertis en jours correspondants à la charge de travail des employés. De ce fait, les effets d'un éventuel changement de la charge de travail le calcul de la durée du travail prévue se fait automatiquement.
Exemple:
- Madame XYZ réduit sa charge de travail de 100% à 80% en mai. A la fin du mois d'avril, elle a encore un solde de vacances d'un peu moins de 5.5 jours, soit 43.33 heures. Le solde de vacances ne change pas avec le changement de la charge de travail, mais les 43.33 heures correspondent désormais à d'un peu plus de 6.5 jours. Un jour de vacances ne vaut plus 8 heures mais à 6.40 heures.
Sous-menu Abonner
Vous pouvez vous inscrire à votre propre horaire dans l'agenda életronique que vous utilisez. Vous trouverez le lien iCal nécessaire sur cette page.
Toutes les personnes qui connaissent ce lien de calendrier peuvent s'inscrire à l'horaire de la personne correspondante. Cependant, vous pouvez définir que seul l'accès autorisé au calendrier est à la disposition de vos employés. il est important que tous les employés aient un compte utilisateur de Planik. Si tel est le cas, les employés peuvent s'inscrire à leur propre horaire par leurs données de connexion (nom d'utilisateur et mot de passe).
Les employés ont uniquement le droit de lire l'horaire personnel auquel ils se sont inscrits dand leur agenda électronique. Les fonctions ne sont affichées que pendant la période d'emploi des employés. Dès que les employés partent, les liens individuels deviennent inutilisables.
Les services des derniers états d'horaires publiés sont transmis. Ainsi, lorsque l'horaire est publié à nouveau, l'horaire personnel inscrit sera également ajusté si une personne est affectée par les modifications de l'horaire.
Pour s'inscire au fichier personnel sur le portable ou autre agenda électronique, cette guide rapide vous aidera avec des instructions étape par étape.
Sous-menu Portail d'employés
Afin que vos employés aient accès à l'horaire il faut les inviter au portail d'employés. C'est sur cette page que vous pouvez inviter vos employés ou retirer l'accès.
Il est impérativement nécessaire que vos employés disposent une adresse électronique valide que vous pouvez saisir dans le sous-menu Détails. Si tel est le cas, les employés recevront un courriel d'invitation pour le portail d'employés avec un lien d'activation. Les employés peuvent définir un mot de passe personnel et se connecter ensuite à leur portail d'employés par le site www.planik.ch en utilisant leur adresse électronique et ce mot de passe. Le lien est valable pendant environ 2 semaines.
Vous pouvez modifier le contenu de ces courriels qui sont automatiquement envoyés. Ce document vous indique comment procéder.
Si vos employés n'ont plus besoin d'accéder au portail d'employés, vous pouvez retirer l'accès dans le même sous-menu.
Vous trouverez plus d'informations dans ce tutoriel.
Classifier les collaborateurs avec des séparateurs et un tri
Les séparateurs sont un outil simple et pratique pour diviser une équipe. Les séparateurs ont un titre (par exemple "Groupe Nord") et une couleur et peuvent être placés à n'importe quel endroit de la liste des collaborateurs, comme illustré dans l'exemple ci-dessous. Les séparateurs apparaissent dans chaque vue de Planik où les collaborateurs sont représentés sous forme de liste (vue de planification, plan de service en PDF, calendrier, aperçu des vacances, temps de travail, contrôle de la saisie des temps).
Les collaborateurs peuvent être triés à volonté par glisser-déposer - par exemple selon l'appartenance à un groupe (comme dans l'exemple : direction, groupe nord, groupe sud) et ensuite par ordre alphabétique. Avec les deux éléments Séparateur et Tri, vous avez donc tous les outils pour structurer votre équipe selon vos souhaits.
Les séparateurs font également office de "filtre intelligent" : vous pouvez sélectionner le séparateur correspondant via le filtre des collaborateurs en haut à droite et seuls les collaborateurs appartenant à ce séparateur seront affichés, comme illustré dans la capture d'écran ci-dessous. Le filtrage fonctionne sur chaque page de Planik.
Créer ou modifier un nouveau séparateur
1. cliquez sur le triangle dans le bouton "Nouveau" et sélectionnez "Séparateur".
2. donnez un nom au séparateur et choisissez une couleur (par défaut, la couleur grise est utilisée)
3. cliquez sur enregistrer
4. le séparateur est créé et se trouve tout à la fin de la liste.
5. déplacez le séparateur par "glisser-déposer" à l'endroit souhaité.
Pour modifier un séparateur :
1. sélectionner le séparateur dans la liste des collaborateurs (par un clic)
2. cliquer sur "Modifier".
3. procéder à des adaptations et, pour finir, cliquer sur "Enregistrer".
Trier et classer les collaborateurs
Les collaborateurs et les séparateurs peuvent être déplacés dans la liste par simple glisser-déposer.
Pour cela, il suffit de "saisir" l'élément avec la souris à l'endroit de la double flèche, de le déplacer à l'endroit souhaité en maintenant le bouton de la souris enfoncé et de le relâcher.