INHALTSVERZEICHNIS

Einleitung

Regeln werden in der automatischen Berechnung für die Zuweisung der Dienste aus dem Bedarf benötigt. Planik liest die Regeln in der Reihenfolge ihrer Priorität ein und weist die Dienste aus dem Bedarf unter möglichst präziser Einhaltung der Regeln den Mitarbeitenden zu. Möglichst präzise Einhaltung der Regeln heisst, dass Planik versucht, so viele Regeln wie möglich - und in erster Linie die höher priorisierten Regeln - einzuhalten.


Den Mitarbeitenden werden in der automatischen Berechnung nur jene Dienste zugewiesen, die


1. im Bedarf vorhanden sind (siehe Wochenvorlage) und

2. ihnen zugewiesen werden dürfen (siehe mögliche Dienste).


Die automatische Berechnung ist nur für Kundinnen und Kunden mit Smart-Abo verfügbar. 


Die Priorisierung der Regeln und Dienstvorlagen ist ein notwendiger Schritt vor der automatischen Planberechnung und wird von den Regelspezialist*innen eingestellt. Nähere Informationen zur Priorisierung finden Sie am Ende dieses Hilfetextes.


Konfiguration

Regeln können unter dem Register Regelkonfiguration angepasst werden. Das heisst, Sie als Kunde/Kundin können pro Regel z.B. einstellen, welche Mitarbeitenden/Dienstvorlagen durch die Regel in der automatischen Berechnung berücksichtigt werden sollen. Mit entsprechender Berechtigung ist es zudem möglich, aus einem bestehenden Set an Regelvorlagen zusätzliche Regeln zu erstellen, Regeln zu kopieren und auch wieder zu löschen. Über das Register Priorisierung können Sie die Priorität der Regeln einstellen.



1. Regel bearbeiten

Klicken Sie auf den Titel der Regel, damit diese aufklappt; danach klicken Sie auf den Button 'Bearbeiten'. Jetzt können alle für diese Regel erfassten Parameter angepasst werden. Fett geschriebene Parameter sind obligatorisch, hier müssen Sie zwingend einen Wert (z.B. Mitarbeitenden, Dienst) auswählen. Bitte passen Sie nach der Konfiguration noch den Titel der Regel an, indem Sie die Platzhalter (z.B. 'DD') durch die von Ihnen ausgewählten Parametern (z.B. FD für Frühdienst) ersetzen.

Nach den Anpassungen klicken Sie auf den Button 'Speichern', wenn Sie die Anpassungen so übernehmen möchten, oder auf den Button 'Abbrechen', wenn Sie die Anpassungen verwerfen möchten.


Regel im Bearbeiten-Modus mit den drei Parametern Mitarbeitende, Zu berücksichtigende Dienste 1, Zu berücksichtigende Dienste 2.


2. Parameter 

Je nach Regel können Sie einen oder mehrere der folgenden Parameter anpassen:

  • Datum: Eine Regel mit einem Parameter vom Typ 'Datum' berücksichtigt bei der Dienstplanberechnung das darin erfasste Datum. Ein solches Datum wird in erster Linie benötigt, weil die Regel ab diesem Datum oder für dieses Datum gelten soll. Das Datum gilt für alle Mitarbeitenden, die der Regel zugewiesen sind; im Gegensatz zum Mitarbeiterattribut, mit dem man für einzelne Mitarbeitende unter Einstellungen > Mitarbeitende > Detail ein Datum setzen kann. Siehe auch die Beschreibung zu Mitarbeiterattribut weiter unten.


  • Dauer: Der Wert eines Parameters vom Typ 'Dauer' wird hauptsächlich in Regeln zur Einhaltung von Ruhezeit, Ist-Arbeitszeit oder Gleitzeit verwendet. Beispiel: Ruhezeit von 11 Stunden einhalten. Der Parameter Dauer enthält in diesem Fall den Wert 11:00. 


  • Dienstvorlagen: In manchen Regeln wird das Zuweisen spezifischer Dienstvorlagen gesteuert, entweder weil nur bestimmte Dienstvorlagen berücksichtigt und/oder weil bestimmte Dienstvorlagen nicht berücksichtigt werden sollen. ,Im zweiten Fall sind dies meist Dienste, die zwar automatisch zugewiesen werden, jedoch nicht als Arbeitsdienst gelten. Diese Dienstvorlagen werden mit dem Parameter vom Typ 'Dienstvorlagen' an die Regel weitergegeben.
    Beispiele: Nach Nachtdienst mindestens 2 Tage frei. Höchstens 6 Tage am Stück arbeiten (ausser Dienst 'XY').


  • Ganzzahl: Mit dem Parameter vom Typ 'Ganzzahl' wird die Anzahl Dienste, Tage, Mitarbeitende etc. kontrolliert. Beispiele: Pro Plan maximal 5 Dienste 'XY' zuweisen. Pro Tag maximal 2 Mitarbeitende mit Dienst. Maximal 6 Tage am Stück arbeiten. 


  • Kalenderkategorie: Wird in einer Regel ein Parameter vom Typ Kalenderkategorie mitgegeben, bedeutet dies, dass die Regel die gewählte(n) Kalenderkategorie(n) berücksichtigen soll, um z.B. an Tagen mit entsprechenden Einträgen (bestimmte) Dienste oder keine Dienste zuzuweisen. Es werden alle Kalenderkategorien aufgeführt, die Ihnen in Ihrem Kalender (Planung > Kalender) zur Verfügung stehen.


  • Mitarbeitende: Im Parameter vom Typ Mitarbeitende werden alle Mitarbeitenden ausgewählt, die in der automatischen Berechnung durch die Regel berücksichtigt werden sollen. Wird in einer Regel gleichzeitig ein oder mehrere Mitarbeitenden-Schlagworte verwendet, werden von den ausgewählten Mitarbeitenden nur jene mit dem bzw. den gewählten Mitarbeitenden-Schlagworte berücksichtigt. 


  • Mitarbeiterattribut: Ein Mitarbeiterattribut enthält einen bestimmten Wert, der für jede:n Mitarbeitende:n individuell unter Einstellungen > Mitarbeitende > Details gesetzt werden kann. Wird der Wert nicht gesetzt, wird der/die Mitarbeitende entweder nicht berücksichtigt oder es gilt ein Default-Wert, welcher der Regel mitgegeben werden kann. Beispiel: Datum Start Verteilung bei Fairverteilungen seit Jahresbeginn. Können Mitarbeitende nach Anstellungsbeginn gewisse Dienste wie z.B. Nachtdienste erst nach einer Einarbeitungsphase übernehmen, werden sie für diese 'Lücke' bestraft, wenn das Datum Start Verteilung für sie spezifisch nicht am Ende der Einarbeitungsphase gesetzt wird.


  • Schlagwort Dienstvorlage: Mithilfe eines Schlagwortes lassen sich verschiedene Dienstvorlagen zusammenfassen (z.B. alle Nachtdienste) und in der Regel hinterlegen. Auch bei der Arbeitszeiterfassung werden oft Schlagworte für Dienstvorlagen verwendet.


  • Schlagwort Mitarbeitende: Mit einem Schlagwort lassen sich auch Mitarbeitende kategorisieren. So können z.B. alle Lernenden in einem Schlagwort hinterlegt werden, damit diese in der Regel, die besondere Ruhezeiten für Lernende regelt, hinterlegt sind. Wenn eine Person keine Lernende mehr ist, muss sie einfach aus dem Schlagwort entfernt werden und wird nicht mehr in der Regel berücksichtigt.


  • Uhrzeit: Mit der Angabe der Uhrzeit in einer Regel kann z.B. angegeben werden, wann der Zeitslot von Tagdiensten beginnt.


  • Wochentag: Mit der Auswahl eines Wochentages oder mehrerer Wochentage kann festgelegt werden, an welchen Tagen eine Regel gelten soll. Zum Beispiel: Keine Spätdienste an Lernende am Donnerstag.


3. Regel (de)aktivieren

Benötigen Sie eine Regel nicht mehr? In diesem Fall können Sie diese mittels Klick auf den Button 'Deaktivieren' deaktivieren. Der Button wird danach in roter Farbe dargestellt und heisst nun 'Aktivieren'. Sobald Sie eine deaktivierte Regel in der automatischen Berechnung wieder benötigen, klicken Sie den Button 'Aktivieren'.


4. Neue Regeln aus Regelvorlagen erstellen (mit entsprechender Berechtigung)

Benötigen Sie zusätzliche Regeln? Sie können Regeln aus den für Sie verfügbaren Regelvorlagen neu erstellen. Klicken Sie auf der Regeln-Seite unter dem Register Regelkonfiguration auf den Button '+ Neue Regel' (ganz unten rechts). Die für Sie hinterlegten Regelvorlagen werden aufgeführt. Aus diesem Set können Sie einzelne Regeln auswählen. In der Spalte 'Genutzt' können Sie sehen, welche Regelvorlagen wie oft als Regel verwendet werden.

Wenn Sie nun neue Regeln erstellen möchten, wählen Sie die Checkbox der gewünschten Regelvorlagen an und klicken auf den Button 'Erstellen'. Oder klicken Sie auf den Link 'Ungenutzte Regeln anwählen', wenn Sie aus allen noch nicht genutzten Regelvorlagen Regeln erstellen möchten. Die neu erstellten Regeln sind noch deaktiviert, werden in der Liste der bereits vorhandenen Regeln ganz unten aufgeführt und können nun konfiguriert werden.


5. Regel kopieren (mit entsprechender Berechtigung)

Anstatt neue Regeln aus Regelvorlagen zu erstellen, können Sie auch Regeln kopieren. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn Sie eine neue Regel erstellen wollen, die auf einer bestehenden Regel basiert, aber nur einige Parameter anpassen wollen. Klicken Sie hierzu auf den Button 'Kopieren' der zu kopierenden Regel. Die kopierte Regel wird unmittelbar unter die Originalregel in die Liste eingefügt. Beim Kopieren wird auch der Titel der Original-Regel übernommen. Bitte denken Sie daran, den Titel der neuen Regel entsprechend Ihrer Konfigurationen anzupassen, damit Sie die beiden Regeln voneinander unterscheiden können.


6. Regel löschen (mit entsprechender Berechtigung)

Sie können Regeln jederzeit löschen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen. Klicken Sie auf den Button 'Löschen' und bestätigen Sie mit 'Ok', danach ist die Regel gelöscht. Das Löschen einer Regel führt NICHT dazu, dass auch die entsprechende Regelvorlage gelöscht wird. Das heisst, auch wenn Sie alle Regeln gelöscht haben, können Sie sie aus den zur Verfügung stehenden Regelvorlagen wiederherstellen.


Werden rechts die Buttons 'Kopieren' und 'Löschen' oder ganz unten der Button '+ Neue Regel' nicht angezeigt, haben Sie nicht die nötige Berechtigung, um diese Aktionen durchzuführen. Wir richten die Berechtigung gerne für Sie ein, wenn Sie sie benötigen.



Priorisierung

Unter Einstellungen → Regeln und dem Register Priorisierung können die Prioritäten der Dienstvorlagen und Regeln eingesehen und angepasst werden. Die Priorität spiegelt gleichzeitig den Berechnungsschritt wider. Jeder Dienstvorlage vom Typ 'Dienst' und jeder Regel wird ein Wert zwischen 1 und 100 zugewiesen, wobei 1 'oberste Priorität' bzw. erster Berechnungsschritt bedeutet. Das heisst, je niedriger der Wert, desto wichtiger ist die Regel oder Dienstvorlage.


Die Priorisierungsskala wird in drei Bereiche unterteilt:


Das Einhalten von Regeln/Dienstvorlagen mit Werten zwischen

  • 1 und 33 ist sehr wichtig,

  • zwischen 34 und 66 ist wichtig und

  • zwischen 67 - 100 ist wünschenswert.

Dienstvorlagen werden meist auf einen Wert zwischen 15 und 25 eingestellt, da es immer Regeln gibt, die zwingend einzuhalten und daher höher zu priorisieren sind als Dienstvorlagen. Hierzu gehören beispielsweise Regeln zur Einhaltung des Arbeitsgesetzes oder zur Berücksichtigung wichtiger individueller Wünsche. Kann eine solche Regel nicht eingehalten werden, wenn alle Dienste aus dem Bedarf an die Mitarbeitenden verteilt würden, bleiben zugunsten des Einhaltens der Regel die Dienste im Bedarf liegen. Nach einer Berechnung können die liegengebliebenen Dienste manuell den Mitarbeitenden zugewiesen werden, wobei es dann aber zu Regelverstössen kommt.


Bedeutung der Priorisierung für die Planberechnung

Planik beginnt bei der Berechnung des Dienstplans zunächst jene Regeln mit den niedrigsten Werten umzusetzen. Danach versucht Planik, die Dienste den Mitarbeitenden zuzuweisen. Tiefer priorisierte Regeln berücksichtigt Planik so gut wie möglich, zu diesem Zeitpunkt ist jedoch das Ziel, möglichst viele Dienste aus dem Bedarf an die Mitarbeitenden zu verteilen. Kann Planik eine Regel nicht einhalten, wird ein Verstoss generiert. Verstösse werden in der Planqualität unter Planung → Dienstpläne → Register Planqualität angezeigt.

Die Priorisierungswerte werden während des Onboarding-Prozesses durch die Planik-Regelspezialist*innen eingestellt. Sie als Kundin/Kunde können die Prioritäten danach selbstständig mittels Verschieben des Reglers nach rechts oder links anpassen.


ACHTUNG: Eine Veränderung der Prioritäten kann unbeabsichtigte Konsequenzen bei der Planberechnung nach sich ziehen. 

Wenn die automatische Berechnung für Sie noch neu ist, unterstützen wir Sie gerne bei der Umpriorisierung von Regeln/Dienstvorlagen, damit Sie dafür das nötige ‹Gspüri› entwickeln. Natürlich dürfen Sie Umpriorisierungen auch jederzeit durch uns vornehmen lassen, wenn Sie unsicher sind, welche Priorität für welche Regel geeignet ist.



Priorisierung einer neuen Regel und Dienstvorlage

Wenn Sie eine neue Regel erstellt und konfiguriert haben, vergessen Sie bitte nicht, vor der automatischen Dienstplanberechnung diese Regel zu priorisieren. Für eine bessere und effizientere Planberechnung empfehlen wir, jeder Regel einen anderen Priorisierungswert zuzuweisen. Hingegen ist es bei Dienstvorlagen durchaus üblich, mehreren gleich wichtigen Dienstvorlagen den gleichen Priorisierungswert zu vergeben.

Die Dienstvorlagen können für eine bessere Übersicht in der Ansicht ausgeblendet werden.



Für weitere Informationen können Sie sich gerne beim Support melden.