INHALTSVERZEICHNIS


1. Einstieg in die Zeiterfassung

Unter Auswertungen (A) > Zeiterfassung (B) öffnet sich die Übersicht der Zeiterfassung.


2. Übersicht Zeiterfassung

Das Dashboard der neuen Zeiterfassung im Überblick:

(1) Beim Öffnen der Zeiterfassung gelangt man auf den aktuellen Monat. 

(2) In der «Status»-Kachel erhalten Sie die Information, ob die Zeiterfassung visiert werden kann oder ob noch Handlungsbedarf besteht. Folgende Status können in der Statuskachel erscheinen:

(A) Zeiterfassung vollständig (grün) - alles visieren
(B) Problem (rot)
(C) Zeiterfassung vollständig (grün) - ohne weiteren Button
Über "ALLES VISIEREN" öffnet sich die Information der Kachel. 


Übersicht:

Status im Detail:

Zeiterfassungen wurden bereits visiert.
Bedeutet, dass die Arbeitszeit visiert wurde und auf dem Dashboard mit einem "Doppelhaken" erscheint.

Zeiterfassungen stehen bereit zum Visieren: Sie verstossen nicht gegen die Konfiguration der Zeiterfassung.
Zeiterfassungen können mit einem Klick auf einmal visiert werden.

Zeiterfassung verstösst gegen die Konfiguration der Zeiterfassung - diese muss manuell angepasst werden, bevor sie visiert werden kann. Folge Schritt 3./4.


Warten auf Rapport: diese Zeiten sind noch ausstehend, in der Regel betrifft das den aktuellen Tag, welcher noch nicht komplett rapportiert resp. erfasst wurde sowie die weiteren 2 vorgängigen Tage.


Button "Zeiterfassungen visieren": ALLE Zeiterfassungen des Monats bis auf -3 Tage (ausser diejenigen im Status Handlungsbedarf orange sowie alle Dienste innerhalb der Rapportfrist hellblau werden mit einem Klick auf einmal visiert.
Button "Abbrechen": Fenster schliesst sich, Status bleibt unverändert - es wird nichts visiert.


Mit der Kundschaft wird individuell definiert, ab wann eine Zeiterfassung als "Handlungsbedarf/Problem" oder "Hinweis" erscheinen soll - siehe auch Kapitel 5. Konfiguration der Zeiterfassung.


(3) Um die erfasste Arbeitszeit (z.B. ein Problem) zu kontrollieren und anschliessend zu visieren, werden Mitarbeitende via Suchfilter (links) oder

(4) via Filterfunktion rechts unter Handlungsbedarf gesucht und anschliessend bearbeitet:

Die Filterfunktion steht für alle Hinweise zur Verfügung und ermöglicht somit, dass die einzelnen Zeiterfassungen einfacher gefunden werden.
Hier die Übersicht der vollständigen Filterfunktion:

(5) In der Spalte "Meldungen" ist der Hinweis basierend auf der Konfiguration der Zeiterfassung auf einen Blick ersichtlich. Weitere Informationen dazu unter: Hinweis-Katalog der Zeiterfassung.


3. Übersicht der Zeiterfassung pro Mitarbeitende

Beim Klick auf den Namen öffnet sich das Fenster der erfassten Arbeitszeit:

Zeit durch MA rapportiert.

(1) Wenn mit der App rapportiert wurde, so erscheint dies als Information neben dem Namen.

In dieser Übersicht hat die planende Person resp. das HR die Möglichkeit zu entscheiden, ob die Arbeitszeit genehmigt wird oder angepasst werden muss.



Spalten der Zeiterfassung erklärt:

(2) «GEPLANT» = Arbeitszeit gemäss Dienst auf Dienstplan

(3) «ERFASST» = Zeiterfassung via Terminal (→ nur für Terminal-Nutzende relevant)

(4) «RAPPORT» = Zeiterfassung via App (→ nur für APP-Nutzende relevant)

(5) «EFFEKTIV» = angepasste oder automatisch hinzugefügte Arbeitszeit


Die Reihenfolge der verschiedenen Methoden zur Zeiterfassung sind wie folgt: 
Geplant - Erfasst (Terminal) oder Rapport (App) durch Mitarbeitende - allfällige Korrekturen - Effektiv


(6) Korrekturen mit Notiz erfassen:
Für eine bessere Nachvollziehbarkeit empfehlen wir, eine Notiz zur Korrektur hinzuzufügen. Die Notiz erscheint auf der App und Mitarbeitende können diese sehen.

(7) Sofern die Zeit nicht genehmigt wurde, muss die planende Person die Zeiterfassung in der Spalte «EFFEKTIV» (5) anpassen oder evtl. ZURÜCKSETZEN.
Zu beachten: Korrekturen der Arbeitszeit können wie folgt erfasst werden:

  • nur als Zahl (ohne " : ") 
  • mit " : "
    Bitte keinen " . " verwenden.

(8) Über VISIEREN UND SPEICHERN wird die rapportierte resp. erfasste oder angepasste Arbeitszeit visiert.

Ab diesem Zeitpunkt ist die Arbeitszeiterfassung für Mitarbeitende gesperrt. Es können keinen Änderungen mehr vorgenommen werden. Sofern Mitarbeitende nachträglich eine Änderung wünschen, muss diese durch die planende Person erfolgen.

Für Planende gilt: ab diesem Zeitpunkt können die Dienste auf dem Dienstplan ebenfalls nicht mehr angepasst werden. Um Änderungen vorzunehmen, muss die visierte Arbeitszeit zurückgesetzt werden (siehe Punkt 7).




4. "Meldungen"-Katalog der Zeiterfassung

In diesem Kapitel werden die verschiedenen Arten von Meldungen erläutert, die auftreten können, und wie diese zu behandeln sind.


Grundsätzlich gilt:

  • Arbeitszeit wird via App rapportiert 
  • Arbeitszeit wird via Terminal erfasst 

Das Verhalten für das Rapportieren via Planik Mobile App unterscheidet sich zum Verhalten der Erfassung via Terminal.
Planende gehen wie folgt vor, um "Probleme (Handlungsbedarf) oder Hinweise" zu bearbeiten.


Meldungen, die durch das Personalreglement oder Unternehmensreguelung generiert werden sollen, wie z. B.: „Jede Zeitüberschreitung von mehr als 15 Minuten muss vom Vorgesetzten genehmigt werden”, werden im Kapitel 5. Konfiguration der Zeiterfassung beschrieben.


4.1 Allgemeine Meldungen - nicht mit einer Eingabeart (Planik Mobile App oder Terminal) verbunden. 

a. Status "visiert"


Die Zeiterfassung wurde von der plandenden Person genehmigt und visiert. Um nachträgliche Änderungen vorzunehmen, muss die Zeiterfassung zurückgesetzt (1) werden.
Beim der Zurücksetzung bleiben die über das Terminal erfassten Zeiten in der Spalte ERFASST (2) erhalten. Rapportierte Zeiten via App in der Spalte RAPPORT (3) werden beim Zurücksetzen komplett gelöscht. Aus diesem Grund empfehlen wir, vorab einen Screenshot zu machen


b. Keine Zeiterfassung


1. Option: VISIEREN UND SPEICHERN (1)
→ Arbeitszeit wird gemäss Dienst (GEPLANT (2) ) übernommen.

2. Option: Mitarbeitende bitten, die Zeit nachträglich zu rapportieren (3)

→ nur mit der Planik Mobile App möglich 


c. Warten auf Rapport

Hierbei handelt es sich entweder um den akutellen Tag oder um die vorgängigen zwei Tage ab aktuellem Datum.
Der Hinweis dient nur als Information. Jedoch ist zu beachten, dass diese Zeiterfassung nur manuell visiert werden kann und nicht über ALLES VISIEREN.


d. Überlappende Dienste

Es werden zwei Dienste mit Berechnungsart "Berechnet" verwendet. Es ist daher nicht möglich die Arbeitszeit überlappend zu erfassen. Gilt für App- sowie Terminal Nutzende.
Planende passen die Arbeitszeiten der beiden Dienste im Dienstplan an.


e. Arbeitszeit gemäss Plan

Dienst mit Berechnugsart fix:
→ kann in der Zeiterfassung nicht editiert werden
→ Dient nur als Information

Beispiel: Abwesenheitsdienst "Kompensation" oder "Tagesverantwortung"


Nachfolgende Meldungen sind von der Konfiguration der Zeiterfassung abhängig und können je nach Definition der Kundschaft in der Farbe resp. in der Handlung varieren.
Ensprechend werden diese auch in der Statuskachel wiedergegeben - siehe: Einstieg in die Zeiterfassung/Statuskachel


  • Meldung in orange= Handlungsbedarf/Problem
  • Meldung in blau = Hinweis


f. Abweichung Arbeitsbeginn


g. Abweichung Arbeitsende


4.2 Planik Mobile App

a. Rapportiert - ok

Kein Handlungsbedarf, Visum ist optional. Sofern nicht einzeln visiert, erfolgt das Visum über die Statuskachel: Alles visieren.



b. Rapportiert - Pause fehlt

Sofern in der Konfiguration der Zeiterfassung so hinterlegt, dann müssen Mitarbeitende zwingend einen Notiz hinterlegen, wenn sie keine Pause machen. Sofern dies gewährt wird - VISIEREN UND SPEICHERN. Andernfalls Pause via Spalte EFFEKTIV ergänzen.

Bei der Eingabe darauf achten:

  • nur als Zahl (ohne " : ") 
  • mit " : "
    Bitte keinen " . " verwenden.

Sofern die Pause gelöscht wird, so muss das Feld komplett leer sein (ohne Wert). 


c. Rapportiert - Grosse Abweichung der Arbeitszeit

  • Kann z. B. unter Handlungsbedarf erscheinen, wenn von der Kundschaft so gewünscht.
  • Usecase: Planende wollen eine Übersicht der Über- und/oder Unterzeiten erhalten.

Sofern bei der Konfiguration der Zeiterfassung definiert wurde, dass diese Meldungen unter Hinweis angezeigt werden, so besteht kein Handlungsbedarf.


d. Rapportiert - Nicht stattgefunden

Vor dem VISIEREN UND SPEICHERN sind folgende Schritte nötig:

  • Kontrolle der Notiz des Mitarbeitenden
  • nachträglicher Eintrag eines Abwesenheitdienstes (z. B. Krankheit) via Dienstplan
Prinzip dahinter: geplanter Dienst bleibt zur Nachverfolgung mit Arbeitszeit 00:00 ersichtlich. Abwesenheitsdienst wird mit Arbeitszeit hinterlegt, damit Mitarbeitende auf ihre Stunden kommen.



e. Unveröffentlichter Planstand

Vor dem Visieren muss der Dienstplan erneut veröffentlicht werden.


f. Erfasst als ungeplante Arbeit 

Nur für App-Nutzende relevant:
Dienst inkl. Arbeitszeit wurde als ungeplante Arbeit erfasst.
Weitere Infos zu ungeplanter Arbeit: Planik Mobile App.


4.3 Erfasst via Terminal

a. Status "ok"

Die Zeiterfassung wurde von der planenden Person noch nicht genehmigt uns weist keine Fehler auf.


Sofern in der Konfiguration der Zeiterfassung festgelegt, werden Pausen gemäss Arbeitsgesetz eingehalten.

Sofern nicht einzeln visiert, erfolgt das Visum über die Statuskachel: Alles visieren.


b. Fehlende Stempelung

Zeiterfassungen am Terminal erfordern eine gerade Anzahl an Stempelungen.
Abweichende Anzahl Stempelungen sowie stark abweichende Arbeitszeiten führen zu Fehlermeldungen, die manuell duch Planende angepasst werden müssen.


c. Stempelung ohne Dienst

Diese Fehlermeldung entsteht, wenn:

  • Mitarbeitenden für den entsprechenden Tag keinen Dienst eingeplant wurde.
    Planende müssen nachträglich einen Dienst im Dienstplan einplanen. Anschliessend kann die Stempelung zugeordnet und visiert werden.
  • Zeiterfassung über das Terminal wird nicht als Teil eines bestehenden Dienstes interpretiert.
    Beispiel: Der zugewiesene Dienst auf dem Dienstplan dauert von 09:00-12:00 Uhr. Mitarbeitender stempelt um 12:51 Uhr ein und um 16:22 Uhr aus. Ohne vorgängige Änderung durch die planende Person auf dem Dienstplan erscheint in der Zeiterfassung ein Fehler.

In diesem Fall muss die planende Person die Zeit des Dienstes auf dem Dienstplan anpassen. Anschliessend sollte die gestempelte Zeit korrekt interpretiert werden. Das visieren ist nun möglich.


5. Konfiguration der Zeiterfassung

5.1 Übersicht

5.1.1 Allgemein

Im ersten Reiter Allgemein ist ersichtlich ab wann die Zeiterfassung und welche Version freigeschaltet wurde:


5.1.2 Dienstvorlagen

Planende haben die Möglichkeit, die Dienste für die ungeplante Arbeit zu definieren:
Unter Einstellungen - Teameinstellungen - Zeiterfassung - Dienstvorlagen - Bearbeiten (unten links):

Wichtig
Der Dienst muss mit der Berechnungsart "Berechnet" hinterlegt sein.
Auf Dienste mit Berechnungsart "Fix" kann keine Arbeitszeit via App und auch nicht via Terminal erfasst werden.
Für "Planik Mobile App-Nutzende" ist es ebenfalls wichtig, dass gewünschte Dienste in der zweiten Spalte "von Mitarbeitenden editierbar" freigeschaltet werden. Diese Einstellung erfolgt auf dem Webportal via Planende.
Zudem werden Dienste mit der Berechnungsart "Berechnet" auch unterschieden, wenn es sich um sogenannte Markerdienste handelt.

Siehe nachfolgendes Beispiel:


Dienste mit Berechungsart "gemäss Sollarbeitszeit" betreffen in der Regel Abwesenheiten. 
Diese können bewusst nicht als ungeplante Arbeit von Mitarbeitenden ausgewählt und auch nicht editiert werden.


5.2 Rapportieren

Unter Einstellungen - Teameinstellungen - Zeiterfassung - Rapportieren ist die Konfiguration der Zeiterfassung ersichtlich:

 

Diese wird individuell vorab mit vorab mit der Kundin bestimmt und entsprechend eingestellt. Es wird bestimmt, wie sich die Arbeitszeit verhalten resp. wie diese interpretiert werden soll. Die Einstellung erfolgt initial über die Projektleitung Planik und anschliessen über den Planik-Support.


Folgende Möglichkeiten und Stufen für die Konfiguration der Zeiterfassungstehen zur Verfügung:


  • Organisation
  • Team
  • Dienstvorlagen (via Schlagwort definiert)
  • Mitarbeitende (via Schlagwort definiert)


5.2.1 Strategie der Konfiguration

Nachfolgend 


Sofern nicht anderes vereinbart, verwendet Planik als Standardeinstellung die Strategie: Gleitzeit

D.h es werden keinen automatischen korrekturen vorgenommen und es gibt auch keine Meldungen.


Strategie Einschnappzeiten - magnetisch:
Mit der Einschnappzeit wird der Beginn- und/oder Arbeitsende auf die gewünschte Zeit eingeschnappt. Dabei wird zwischen zwei Strategien unterschieden: magnetisch (vor und nach dem Dienst) oder einseitig (vor oder nach dem Dienst). Toleranz beliebig


Einschnappzeiten - einseitig:

Strategie der Konfiguration vor Arbeitsbeginn (oder nach Arbeitsende): einseitig 

Als Default werden die Zeiten ab 10 Min. (Toleranzgrenze Planik) berücksichtigt. Das heisst, Einschnappzeiten ab 5 Min. sind nicht möglich! 

 Gleich wie oben, aber nur für Dienstbeginn oder Dienstende
Toleranz: 10 Min.

Hinweis ab 5 Min.
Problem ab 10 Min.


Strategie der Konfiguration magnetisch:

Frühester Arbeitsbeginn vor Dienstbeginn und nach Dienstende = 5 Min. (Angabe Kundin)

Toleranz Kundin = 5 Min wird automatisch auf Toleranz Planik 10 Min. angepasst.
- Mitarbeitender rapportiert seine Zeit z. B. 13 Min. vor Dienstbeginn. Folge: seine Zeit wird automatisch auf 10 Min. vor Dienstbeginn eingeschnappt. Dasselbe passiert, wenn der Mitarbeitende 15 Min. zu spät erscheint. Folge: seine Zeit wird ebenfalls automatisch auf 10 Min. nach Dienstbeginn eingeschnappt.

Die Kundin kann jedoch definieren, dass ab 5 Min. ein Verstoss als Hinweis oder als Problem (Handlungsbedarf) angezeigt wird.


Die Konfiguration kann so eingerichtet werden, dass Mitarbeitende ab einem gewünschten Zeitpunkt eine Begründung für die geleisteten Überstunden in der Notiz eingeben müssen - andernfalls kann die Zeit nicht rapportiert werden. 
Wichtig: die Notiz steht nur App-Nutzenden zur Verfügung. 
Bei Terminal-Nutzenden erscheint die Stempelung je nach Einstellung unter Hinweis oder Problem.

Weiter kann definiert werden, wie die Arbeitszeit bei Arbeitsbeginn und/oder Arbeitsende gehandhabt werden soll.

Dafür können folgende Strategien verwendet werden:


Abweichung Arbeitszeit: Pause gem. Arbeitszeit


5.3 Meldungen nach Filter sortieren

Der Meldungen Katalog der Zeiterfassung erklärt bereits die verschiedenen Filter.

  

Hier gehen wir vorallem noch auf die Hauptfilter Handlungsbedarf und Hinweis ein, welche stark durch die Einstellung der Konfiguration der Zeiterfassung beeinflusst werden.



Handlungsbedarf

Zeiterfassungen, bei denen die Meldung "Handlungsbedarf" erscheint, müssen bearbeitet oder speziell kontrolliert werden.
Diese Zeiten verstossen gegen die Konfiguration der Zeiterfassung und erscheinen in der Statuskachel als Problem.
- App-Nutzende: können diese Zeiten mit einer Notiz ergänzen, Planende kontrollieren und visieren anschliessend auf der Webapplikation.
- Terminal-Nutzende: manuelle Bearbeitung durch Planende/HR auf der Webapplikation.

Hinweis
Zeiterfassungen mit der Meldung "Hinweis" müssen nicht zwingend bearbeitet werden.
- Mitarbeitende, die nach geplantem Dienst arbeiten und keine Zeit erfassen, erscheinen unter Hinweis (Keine Zeiterfassung). Die Arbeitszeit wird gemäss Dienst automatisch übernommen. Sofern nicht anders erwünscht, wird diese Information als Hinweis dargestellt.
- Stempelung ohne Dienst: Mitarbeitende hätten keinen Einsatz, springen aber kurzfristig für einen anderen Mirarbeitenden ein. App-Nutzende: Siehe ungeplante Arbeit erfassen via Planik Mobile App.
Weitere Beispiele unter "Meldungen"-Katalog der Zeiterfassung.