INHALTSVERZEICHNIS



1. Einstieg in die Zeiterfassung

Unter Auswertungen (A) > Zeiterfassung (B) öffnet sich die Übersicht der Zeiterfassung.


2. Übersicht Zeiterfassung

Das Dashboard der neuen Zeiterfassung im Überblick:

(1) Beim Öffnen der Zeiterfassung gelangt man auf den aktuellen Monat. 

(2) In der «Status»-Kachel erhalten Sie die Information, ob die Zeiterfassung visiert werden kann oder ob noch Handlungsbedarf besteht. Folgende Status können in der Statuskachel erscheinen:

(A) Zeiterfassung vollständig (grün) - alles visieren
(B) Problem (rot)
(C) Zeiterfassung vollständig (grün) - ohne weiteren Button
Über "ALLES VISIEREN" öffnet sich die Information der Kachel. 


Übersicht:

Status im Detail:

Zeiterfassungen wurden bereits visiert.
Bedeutet, dass die Arbeitszeit visiert wurde und auf dem Dashboard mit einem "Doppelhaken" erscheint.

Zeiterfassungen stehen bereit zum Visieren: Sie verstossen nicht gegen die Konfiguration der Zeiterfassung.
Zeiterfassungen können mit einem Klick auf einmal visiert werden.

Zeiterfassung verstösst gegen die Konfiguration der Zeiterfassung - diese muss manuell angepasst werden, bevor sie visiert werden kann. Folge Schritt 3./4.


Warten auf Rapport: diese Zeiten sind noch ausstehend, in der Regel betrifft das den aktuellen Tag, welcher noch nicht komplett rapportiert resp. erfasst wurde sowie die weiteren 2 vorgängigen Tage.


Button "Zeiterfassungen visieren": ALLE Zeiterfassungen des Monats bis auf -3 Tage (ausser diejenigen im Status Handlungsbedarf orange sowie alle Dienste innerhalb der Rapportfrist hellblau werden mit einem Klick auf einmal visiert.
Button "Abbrechen": Fenster schliesst sich, Status bleibt unverändert - es wird nichts visiert.


Mit der Kundschaft wird individuell definiert, ab wann eine Zeiterfassung als "Handlungsbedarf/Problem" oder "Hinweis" erscheinen soll - siehe auch Kapitel 5. Konfiguration der Zeiterfassung.


(3) Um die erfasste Arbeitszeit (z.B. ein Problem) zu kontrollieren und anschliessend zu visieren, werden Mitarbeitende via Suchfilter (links) oder

(4) via Filterfunktion rechts unter Handlungsbedarf gesucht und anschliessend bearbeitet:

Die Filterfunktion steht für alle Hinweise zur Verfügung und ermöglicht somit, dass die einzelnen Zeiterfassungen einfacher gefunden werden.
Hier die Übersicht der vollständigen Filterfunktion:

(5) In der Spalte "Meldungen" ist der Hinweis basierend auf der Konfiguration der Zeiterfassung auf einen Blick ersichtlich. 

Hier gehen wir vorallem noch auf die Hauptfilter Handlungsbedarf und Hinweis ein, welche stark durch die Einstellung der Konfiguration der Zeiterfassung beeinflusst werden.


Handlungsbedarf

Zeiterfassungen, bei denen die Meldung Handlungsbedarf erscheint, müssen bearbeitet oder speziell kontrolliert werden.
Diese Zeiten verstossen gegen die Konfiguration der Zeiterfassung und erscheinen in der Statuskachel als Problem.

  • App-Nutzende: können diese Zeiten mit einer Notiz ergänzen, Planende kontrollieren und visieren anschliessend auf der Webapplikation.
  • Terminal-Nutzende: manuelle Bearbeitung durch Planende/HR auf der Webapplikation.

Hinweis

Zeiterfassungen mit der Meldung Hinweis müssen nicht zwingend bearbeitet werden.

  • Mitarbeitende, die nach geplantem Dienst arbeiten und keine Zeit erfassen, erscheinen unter Hinweis Keine Zeiterfassung. Die Arbeitszeit wird gemäss Dienst automatisch übernommen. Sofern nicht anders erwünscht, wird diese Information als Hinweis dargestellt.
  • Stempelung ohne Dienst: Mitarbeitende hätten keinen Einsatz, springen aber kurzfristig für einen anderen Mirarbeitenden ein. App-Nutzende: Siehe ungeplante Arbeit erfassen via Planik Mobile App.

Weitere Beispiele unter Meldungen-Katalog der Zeiterfassung. 



3. Übersicht der Zeiterfassung pro Mitarbeitende

Beim Klick auf den Namen öffnet sich das Fenster der erfassten Arbeitszeit:

Zeit durch MA rapportiert.

(1) Wenn mit der App rapportiert wurde, so erscheint dies als Information neben dem Namen.

In dieser Übersicht hat die planende Person resp. das HR die Möglichkeit zu entscheiden, ob die Arbeitszeit genehmigt wird oder angepasst werden muss.



Spalten der Zeiterfassung erklärt:

(2) «GEPLANT» = Arbeitszeit gemäss Dienst auf Dienstplan

(3) «ERFASST» = Zeiterfassung via Terminal (→ nur für Terminal-Nutzende relevant)

(4) «RAPPORT» = Zeiterfassung via App (→ nur für APP-Nutzende relevant)

(5) «EFFEKTIV» = angepasste oder automatisch hinzugefügte Arbeitszeit


Die Reihenfolge der verschiedenen Methoden zur Zeiterfassung sind wie folgt: 
GEPLANT = gem. geplater Dienst - ERFASST Stempelung (Terminal) oder Rapport (App) durch Mitarbeitende - EFFEKTIV = allfällige Korrekturen durch Planende


(6) Korrekturen mit Notiz erfassen:
Für eine bessere Nachvollziehbarkeit empfehlen wir, eine Notiz zur Korrektur hinzuzufügen. Die Notiz erscheint auf der App und Mitarbeitende können diese sehen.

(7) Sofern die Zeit nicht genehmigt wurde, muss die planende Person die Zeiterfassung in der Spalte «EFFEKTIV» (5) anpassen oder evtl. ZURÜCKSETZEN.
Zu beachten: Korrekturen der Arbeitszeit können wie folgt erfasst werden:

  • nur als Zahl (ohne " : ") 
  • mit " : "
    Bitte keinen " . " verwenden.

(8) Über VISIEREN UND SPEICHERN wird die rapportierte resp. erfasste oder angepasste Arbeitszeit visiert.

Ab diesem Zeitpunkt ist die Arbeitszeiterfassung für Mitarbeitende gesperrt. Es können keinen Änderungen mehr vorgenommen werden. Sofern Mitarbeitende nachträglich eine Änderung wünschen, muss diese durch die planende Person erfolgen.

Für Planende gilt: ab diesem Zeitpunkt können die Dienste auf dem Dienstplan ebenfalls nicht mehr angepasst werden. Um Änderungen vorzunehmen, muss die visierte Arbeitszeit zurückgesetzt werden (siehe Punkt 7).



4. Meldungen-Katalog der Zeiterfassung

In diesem Kapitel werden die verschiedenen Arten von Meldungen erläutert, die auftreten können, und wie diese zu behandeln sind.


Grundsätzlich gilt:

  • Arbeitszeit wird via App rapportiert 
  • Arbeitszeit wird via Terminal erfasst 

Das Verhalten für das Rapportieren via Planik Mobile App unterscheidet sich zum Verhalten der Erfassung via Terminal.
Planende gehen wie folgt vor, um "Probleme (Handlungsbedarf) oder Hinweise" zu bearbeiten.


Meldungen, die durch das Personalreglement oder Unternehmensreguelung generiert werden sollen, wie z. B.: „Jede Zeitüberschreitung von mehr als 15 Minuten muss vom Vorgesetzten genehmigt werden”, werden im Kapitel 5. Konfiguration der Zeiterfassung beschrieben.


4.1 Allgemeine Meldungen - nicht mit einer Eingabeart (Planik Mobile App oder Terminal) verbunden. 

a. Status "visiert"


Die Zeiterfassung wurde von der plandenden Person genehmigt und visiert. Um nachträgliche Änderungen vorzunehmen, muss die Zeiterfassung zurückgesetzt (1) werden.
Beim der Zurücksetzung bleiben die über das Terminal erfassten Zeiten in der Spalte ERFASST (2) erhalten. Rapportierte Zeiten via App in der Spalte RAPPORT (3) werden beim Zurücksetzen komplett gelöscht. Aus diesem Grund empfehlen wir, vorab einen Screenshot zu machen


b. Keine Zeiterfassung


1. Option: VISIEREN UND SPEICHERN (1)
→ Arbeitszeit wird gemäss Dienst (GEPLANT (2) ) übernommen.

2. Option: Mitarbeitende bitten, die Zeit nachträglich zu rapportieren (3)

→ nur mit der Planik Mobile App möglich 


c. Warten auf Rapport

Hierbei handelt es sich entweder um den akutellen Tag oder um die vorgängigen zwei Tage ab aktuellem Datum.
Der Hinweis dient nur als Information. Jedoch ist zu beachten, dass diese Zeiterfassung nur manuell visiert werden kann und nicht über ALLES VISIEREN.


d. Überlappende Dienste

Es werden zwei Dienste mit Berechnungsart "Berechnet" verwendet. Es ist daher nicht möglich die Arbeitszeit überlappend zu erfassen. Gilt für App- sowie Terminal Nutzende.
Planende passen die Arbeitszeiten der beiden Dienste im Dienstplan an.


e. Arbeitszeit gemäss Plan

Dienst mit Berechnugsart fix:
→ kann in der Zeiterfassung nicht editiert werden
→ Dient nur als Information

Beispiel: Abwesenheitsdienst "Kompensation" oder "Tagesverantwortung"


Nachfolgende Meldungen sind von der Konfiguration der Zeiterfassung abhängig und können je nach Definition der Kundschaft in der Farbe resp. in der Handlung varieren.
Ensprechend werden diese auch in der Statuskachel wiedergegeben - siehe: Einstieg in die Zeiterfassung/Statuskachel


  • Meldung in orange= Handlungsbedarf/Problem
  • Meldung in blau = Hinweis


f. Abweichung Arbeitsbeginn


g. Abweichung Arbeitsende


4.2 Planik Mobile App

a. Rapportiert - ok

Kein Handlungsbedarf, Visum ist optional.
Sofern nicht einzeln visiert, erfolgt das Visum über die Statuskachel: ALLES VISIEREN.



b. Rapportiert - Pause fehlt

Sofern in der Konfiguration der Zeiterfassung so hinterlegt, dann müssen Mitarbeitende zwingend einen Notiz hinterlegen, wenn sie keine Pause machen. Sofern dies gewährt wird - VISIEREN UND SPEICHERN. Andernfalls Pause via Spalte EFFEKTIV ergänzen.

Bei der Eingabe darauf achten:

  • nur als Zahl (ohne " : ") 
  • mit " : "
    Bitte keinen " . " verwenden.

Sofern die Pause gelöscht wird, so muss das Feld komplett leer sein (ohne Wert). 


c. Rapportiert - Grosse Abweichung der Arbeitszeit

  • Kann z. B. unter Handlungsbedarf erscheinen, wenn von der Kundschaft so gewünscht.
  • Usecase: Planende wollen eine Übersicht der Über- und/oder Unterzeiten erhalten.

Sofern bei der Konfiguration der Zeiterfassung definiert wurde, dass diese Meldungen unter Hinweis angezeigt werden, so besteht kein Handlungsbedarf.


d. Rapportiert - Nicht stattgefunden

Vor dem VISIEREN UND SPEICHERN sind folgende Schritte nötig:

  • Kontrolle der Notiz des Mitarbeitenden
  • nachträglicher Eintrag eines Abwesenheitdienstes (z. B. Krankheit) via Dienstplan
Prinzip dahinter: geplanter Dienst bleibt zur Nachverfolgung mit Arbeitszeit 00:00 ersichtlich. Abwesenheitsdienst wird mit Arbeitszeit hinterlegt, damit Mitarbeitende auf ihre Stunden kommen.



e. Unveröffentlichter Planstand

Vor dem Visieren muss der Dienstplan erneut veröffentlicht werden.


f. Erfasst als ungeplante Arbeit 

Nur für App-Nutzende relevant:
Dienst inkl. Arbeitszeit wurde als ungeplante Arbeit erfasst.
Weitere Infos zu ungeplanter Arbeit: Planik Mobile App.


4.3 Erfasst via Terminal

a. Status "ok"

Die Zeiterfassung wurde von der planenden Person noch nicht genehmigt uns weist keine Fehler auf.


Sofern in der Konfiguration der Zeiterfassung festgelegt, werden Pausen gemäss Arbeitsgesetz eingehalten.

Sofern nicht einzeln visiert, erfolgt das Visum über die Statuskachel: Alles visieren.


b. Fehlende Stempelung

Zeiterfassungen am Terminal erfordern eine gerade Anzahl an Stempelungen.
Abweichende Anzahl Stempelungen sowie stark abweichende Arbeitszeiten führen zu Fehlermeldungen, die manuell duch Planende angepasst werden müssen.


c. Stempelung ohne Dienst

Diese Fehlermeldung entsteht, wenn:

  • Mitarbeitenden für den entsprechenden Tag keinen Dienst eingeplant wurde.
    Planende müssen nachträglich einen Dienst im Dienstplan einplanen. Anschliessend kann die Stempelung zugeordnet und visiert werden.
  • Zeiterfassung über das Terminal wird nicht als Teil eines bestehenden Dienstes interpretiert.
    Beispiel: Der zugewiesene Dienst auf dem Dienstplan dauert von 09:00-12:00 Uhr. Mitarbeitender stempelt um 12:51 Uhr ein und um 16:22 Uhr aus. Ohne vorgängige Änderung durch die planende Person auf dem Dienstplan erscheint in der Zeiterfassung ein Fehler.

In diesem Fall muss die planende Person die Zeit des Dienstes auf dem Dienstplan anpassen. Anschliessend sollte die gestempelte Zeit korrekt interpretiert werden. Das visieren ist nun möglich.


5. Konfiguration der Zeiterfassung

5.1 Übersicht

5.1.1 Allgemein

Im ersten Reiter Allgemein (1) ist ersichtlich ab wann die Zeiterfassung und welche Version (2) freigeschaltet wurde und ob das Rapportieren einer ungeplanten Arbeit zugelassen ist (3): 

5.1.2 Dienstvorlagen

Planende haben die Möglichkeit, Dienste für die ungeplante Arbeit freizuschalten und zu definieren:
Unter Einstellungen - Teameinstellungen - Allgemein wird vorerst eingestellt, ob

Unter Einstellungen - Teameinstellungen - Zeiterfassung - Dienstvorlagen - Bearbeiten (unten links) wird dann individuell eingestellt, welche Dienste als ungeplante Arbeit rapportiert werden dürfen: 

Wichtig
Der Dienst muss mit der Berechnungsart "Berechnet" hinterlegt sein.
Auf Dienste mit Berechnungsart "Fix" kann keine Arbeitszeit via App und auch nicht via Terminal erfasst werden.
Für "Planik Mobile App-Nutzende" ist es ebenfalls wichtig, dass gewünschte Dienste in der zweiten Spalte "von Mitarbeitenden editierbar" freigeschaltet werden. Diese Einstellung erfolgt auf dem Webportal (siehe Bild oben) via Planende. Zudem werden Dienste mit der Berechnungsart "Berechnet" auch unterschieden, wenn es sich um sogenannte Markerdienste handelt. 

Siehe nachfolgendes Beispiel:


Dienste mit Berechungsart "gemäss Sollarbeitszeit" betreffen in der Regel Abwesenheiten. 
Diese können bewusst nicht als ungeplante Arbeit von Mitarbeitenden ausgewählt und auch nicht editiert werden.


5.1.3 Rapportieren

Unter Einstellungen - Teameinstellungen - Zeiterfassung - Rapportieren ist die Konfiguration der Zeiterfassung ersichtlich:

 

Diese wird individuell vorab mit der Kundin bestimmt und entsprechend eingestellt. Es wird bestimmt, wie sich die Arbeitszeit verhalten resp. wie diese interpretiert werden soll. Die Einstellung erfolgt initial über die Projektleitung Planik und anschliessen über den Planik-Support.


Folgende Möglichkeiten und Stufen für die Konfiguration der Zeiterfassung stehen zur Verfügung:


  • Organisation
  • Team
  • Dienstvorlagen (via Schlagwort definiert)
  • Mitarbeitende (via Schlagwort definiert)


  • Zudem bieten wir - sofern erwünscht - die Option an, Pausen gem. Arbeitsgesetz vorzuheben. Die Kundin entscheidet hier, ob ein Verstoss der Pausen angezeigt oder ignoriert werden soll.


  • Notiz/Kommentar durch Mitarbeitende vs. Planende
    Die Konfiguration kann so eingerichtet werden, dass Mitarbeitende ab einem gewünschten Zeitpunkt eine Begründung für die geleisteten Überstunden in der Notiz eingeben müssen - andernfalls kann die rapportierte Zeit nicht eingereicht werden. Die Kundin legt hier fest, ob eine Notiz zwingend ist oder nicht. 
    Wichtig: die Notiz steht nur App-Nutzenden zur Verfügung. Bei Terminal-Nutzenden erscheint die Zeitstempelung je nach Konfiguration in Planik Web unter Hinweis oder Problem.



5.2 Strategie der Konfiguration der Arbeitszeit

Es kann definiert werden, wie die Arbeitszeit bei Arbeitsbeginn und/oder Arbeitsende gehandhabt werden soll.

Nachfolgend werden die möglichen Strategien der Konfigurationen visuell aufgezeigt:


5.2.2 Gleitzeit

Sofern nicht anderes vereinbart, verwendet Planik als Standardeinstellung die Strategie: Gleitzeit

D.h es werden keinen automatischen korrekturen vorgenommen. Sofern kundenseitig erwünscht, können bei Gleitzeit auch Meldungen hinterlegt werden. Beim Konfigurations-Meeting wird darüber entschieden ob es Meldungen als Hinweis oder als Problem (Handlungsbedarf) anzeigen soll.


5.2.3 Magnetische Anpassung der Arbeitszeit

Mit der automatischen Anpassung wird der Beginn- und/oder Arbeitsende auf die gewünschte Zeit angepasst. Dabei wird zwischen zwei Strategien unterschieden: magnetisch (vor und nach dem Dienst) oder einseitig (vor oder nach dem Dienst). Toleranz beliebig. 

Beispiel:

Anforderung Kundin: Frühester Arbeitsbeginn vor Dienstbeginn und nach Dienstende = 5 Minuten. 

Toleranz Kundin = 5 Minuten wird automatisch auf Toleranz Planik 10 Minuten angepasst. 
- Mitarbeitende rapportiert z. B. 15 Minuten vor Dienstbeginn - Folge: Zeitrapport wird nicht automatisch angepasst. 
Dasselbe passiert, wenn der Mitarbeitende 15 Minuten zu spät erscheint - Folge: Zeitrapport wird ebenfalls nicht automatisch auf Dienstbeginn angepasst.
- Mitarbeitende rapportiert 5 Minuten vor Dienstbeginn - Folge: Zeitrapport wird automatisch auf Dienstbeginn angepasst.
Dasseble passiert, wenn der Mitarbeitende 5 Minuten zu spät rapportiert - Folge: Zeitrapport wird automatisch auf das Dienstende angepasst.

Die Kundin kann zudem beliebig definieren, ab wann (z.B 5 Min.) ein Verstoss als Hinweis oder als Problem (Handlungsbedarf) angezeigt werden soll.


5.2.4 Einseitige Anpassung der Arbeitszeit

Strategie der Konfiguration vor Arbeitsbeginn (oder nach Arbeitsende): einseitig 

Als Default werden die Zeiten ab 10 Minuten (Toleranzgrenze Planik) berücksichtigt. Das heisst, automatische Anpassungen der Arbeitszeit ab 5 Minuten sind nicht möglich! 


Beispiel:
Dienst beginnt um 08:00 Uhr. Mitarbeitende rapportiert Arbeitsbeginn um 07:45 Uhr = 15 Minuten vor Dienstbeginn.
Der Toleranzwert von 10 Minuten wird berücksichtigt und der Zeitrapport auf 07:50 Uhr einseitig automatisch angepasst. 

Rapportiert Mitarbeitende um 08:15 Uhr, so wird die Zeit nicht automatisch angepasst.


5.2.5 Asymmetrisch Anpassung der Arbeitszeit

Diese Strategie ermöglicht es, die ausserhalb des geplanten Dienstzeitraums geleistete Arbeitszeit nicht zu berücksichtigen.
Um eine gewisse Fairness gegenüber den Mitarbeitenden zu gewährleinsten, wird eine Toleranz von 10 Minuten für die Dienstzeit fix hinterlegt.

Beispiel:
Dienst beginnt um 08:00 Uhr:
Mitarbeitende rapportiert Arbeitsbeginn um 07:45 Uhr = 15 Min. vor Dienstbeginn.
Der Toleranzwert von 10 Min. wird nicht berücksichtigt und der Zeitrapport auf 08:00 Uhr automatisch angepasst. 

Im gegengesetzten Fall rapportiert Mitarbeitende zu spät, also um 8:09:59 Uhr. Der Zeitrapport wird automatisch auf Dienstbeginn angepasst. Hingegen wenn Mitarbeitede um 08:10 Uhr rapportiert, so bleibt der Zeitrapport auf 08:10 Uhr und wird nicht automatisch angepasst.

Wenn Mitarbeitende erst um 09:30 Uhr rapportieren, so würde der Zeitrapport ebenfalls nicht automatisch auf Dienstbeginn angepasst.