Table des matières
L’onglet Rapport te permet de définir comment les heures saisies par les collaborateurs sont interprétées, contrôlées et, si nécessaire, ajustées automatiquement dans Planik.
Tu trouveras sur cette page les principales règles pouvant être configurées, notamment :
- les valeurs de tolérance appliquées aux heures saisies ;
- les règles permettant de signaler un écart par rapport au service planifié ;
- les différents types d’ajustement automatique des heures de début et de fin ;
- les conditions pouvant entraîner l’affichage d’une information ou d’une action requise dans la saisie du temps.
Ces règles sont définies avec le client lors de la mise en place de la gestion du temps, puis configurées par l’équipe Planik.
La configuration est accessible sous :
Paramètres → Paramètres d’équipe → Saisie de temps → Rapport
Pour compléter la configuration de la saisie du temps, consulte également :
Général pour définir les modes de saisie disponibles pour ton équipe.
Modèles de service pour définir quels services peuvent être modifiés ou utilisés pour le travail non planifié.
1 Valeurs de tolérance
Ces modalités sont définies individuellement avec le client au préalable et configurées en conséquence. Elles précisent la structure et l'interprétation des heures de travail.
La configuration initiale est prise en charge par l'équipe de gestion de projet Planik, puis par le support Planik.
Quelles possibilités existe-t-il pour la configuration du temps de travail ?
La configuration peut être définie aux niveaux suivants :
Organisation (ici visible grâce à "Toute l'organisation")
Équipe
Modèles de services – (via mot-clé) (ici "Service dans l'équipe": "Personal & Dienste" (Service))
Collaborateurs – (via mot-clé) (ici "Service dans l'équipe": "Personal & Dienste" (Service))
De plus, nous offrons la possibilité, si souhaité, de signaler les pauses conformément à la législation du travail.
Le client décide alors s'il convient de signaler ou non toute infraction à la réglementation relative aux pauses (il pourra alors facilement le voir dans Evaluation - Saisie de temps).
Note/Commentaire des employés vs. des planificateurs :
La configuration permet d'exiger, qu'à partir d'une date précise, les employés devront indiquer le motif de leurs heures supplémentaires dans une note ; à défaut, le temps déclaré ne pourra pas être enregistré. Le client détermine ici si cette note est obligatoire ou non.
Important : cette note est réservée aux utilisateurs de l’application mobile. Pour les utilisateurs de terminal, l’horodatage apparaîtra dans Planik Web sous « Avis » ou « action requise », selon la configuration.
2 Ajustement automatique de l’heure de travail
Il est possible de définir la gestion du temps de travail en début et/ou en fin de service.
Les différentes configurations possibles sont illustrées ci-dessous.
Avec le temps d’arrondi, le début et/ou la fin du travail sont ajustés (« accrochés ») à l’heure souhaitée.
Deux stratégies existent :
magnétique (avant et après le service),
unilatérale (avant ou après le service).
Par défaut, dans tous les cas, les temps à partir de 10 minutes (seuil de tolérance Planik) sont pris en compte.
Cela signifie que des temps d’arrondi à partir de 5 minutes ne sont pas possibles.
Début du travail le plus tôt avant le début du service et fin après la fin du service : 5 minutes (définition client).
Tolérance client : 5 minutes, automatiquement ajustée à la tolérance Planik de 10 minutes.
La configuration peut également être définie de sorte que les collaborateurs doivent saisir une justification dans la note à partir d’un certain seuil d’heures supplémentaires.
Dans le cas contraire, le temps ne peut pas être rapporté.
Important :
La note est disponible uniquement pour les utilisateurs de l’application.
Pour les utilisateurs de terminaux, le pointage apparaît, selon la configuration, sous Information ou Action requise (messages bleu ou orange dans la page de Saisie de temps).
La manière dont les messages sont filtrés est expliquée au début de ce tutoriel : 2. Vue d’ensemble de la saisie du temps.
2.1 Heures travaillées variables
Sauf accord contraire, Planik utilise la stratégie suivante par défaut : Gleitzeit (HTV/Flextime)
Cela signifie qu'aucune correction automatique n'est effectuée et qu'aucun message n'est généré au niveau de la Saisie de temps. Il est cependant possible de visualiser cet écart comme une Information ou Action requise sur la page Saisie de temps (après configuration par Planik), si le temps déclarer s'éloigne trop de l'horaire planifié. Cela se fera alors sans ajustement automatique de l'horaire.
2.2 Ajustement magnétique
Avec le temps d’ajustement automatique, le début et/ou la fin du service sont ajustés à l’heure souhaitée. On distingue deux stratégies : magnétique autour du service, c’est-à-dire avant et après, ou unilatérale, c’est-à-dire avant ou après le service.
Exemple :
Début de travail le plus tôt autorisé avant le début du service et après la fin du service : 5 min.
La tolérance définie ici est de 10 minutes:
Si un collaborateur rapporte son temps, par exemple, 9 min 59 sec avant le début du service, son temps est automatiquement ajusté au début du service, planifié.
Il se passe la même chose si le collaborateur arrive jusqu'à 9 min 59 sec trop tard : son temps est alors automatiquement ajusté au début du service planifié.
En cas de badgeage 15 minutes avant ou après le temps planifié, le temps exact sera celui prit en compte pour la saisie de temps.
2.3 Ajustement unilatéral
Stratégie d'ajustement avant le début du service et/ou après sa fin : unilatérale.
Les durées de 10 minutes ou plus sont prises en compte. Il est possible de demander une tolérance plus importante en contactant le support Planik.
Exemple :
Un service commence à 8 h 00.
Un collaborateur signale son arrivée à 7 h 45, soit 15 minutes avant le début de son poste. Une tolérance de 10 minutes est prise en compte et l’heure de début est automatiquement ajusté à 7 h 50.
Si le collaborateur arrive à 8 h 15, l’heure de début n’est pas modifiée.
2.4 Ajustement asymétrique
Cette stratégie d'ajustement permet de ne pas prendre en compte le temps effectué en dehors de la plage du service planifié.
Afin de garder une certaine équité envers le collaborateur, une tolérance minimale de 10 minutes est défini sur le temps du service.
Exemple : La prise de poste est à 8h00.
Un collaborateur signale son arrivée à 7h45, soit 15 minutes avant le début de son poste. Son temps est ajusté à l'heure de début planifié.
S'il arrive à 8h9min59sec, son heure d'arrivée sera ajustée au temps de début planifié, qui est donc 8h00.
En revanche, s'il arrive après 8h10, son temps ne sera pas modifié.
