Table des matières

1- Introduction

Planik Mobile te permet de consulter ton planning directement depuis ton téléphone. Tu gardes ainsi une vue claire de tes services planifiés, jour après jour.


Les services sont affichés avec différentes couleurs selon leur type, ce qui te permet de les repérer rapidement. Si plusieurs services sont planifiés le même jour, une seconde carte de la couleur du second service apparaîtra sous le premier service, pour te l’indiquer (comme ici sur le 5 septembre).


Pour une meilleure vue d’ensemble, tu peux afficher d’autres calendriers dans Planik Mobile. Tu regroupes ainsi tes services et tes rendez-vous au même endroit.


Les calendriers déjà synchronisés avec ton téléphone peuvent être sélectionnés dans l’application. Les rendez-vous du calendrier choisi apparaissent ensuite sous forme de points sur les jours correspondants. Le nombre de points t’indique combien de rendez-vous sont déjà prévus ce jour-là. Tu peux ainsi voir rapidement ce qui t’attend, côté travail comme côté privé.



Planik Mobile te donne aussi accès à des fonctionnalités liées aux modules Planik Disponibilité et Planik Gestion du temps.


Au fil des années, l’application va continuer à évoluer. L’objectif est d’en faire progressivement le point d’accès central pour tout ce qui concerne ton planning, tes services et les fonctionnalités utiles aux collaborateurs.



2 - Première connexion

La première étape pour l'utilisation de l'application Planik est son téléchargement. Il est possible de la trouver sur Play Store pour les mobiles Android ou l'Apple Store pour les iPhones.


Une fois l'application téléchargée, son ouverture permet d'accéder à la page de connexion:


En appuyant sur le bouton central, tu ouvres la page de connexion dans ton navigateur, comme sur l’image ci-dessous.


Lorsque le planificateur de ton équipe ajoute ton adresse e-mail dans ton profil, tu reçois automatiquement un e-mail d’invitation. Tu peux ensuite te connecter avec cette même adresse e-mail et créer ton mot de passe directement dans le champ "Mot de passe".

Attention ! En cas de mauvaise adresse email, il faudra supprimer le cache du navigateur, avant de se connecter avec la bonne adresse email (point en cours d'amélioration).

Afin de supprimer uniquement les données liées à cette connexion, cliquer sur le logo à gauche de l’adresse internet.



Supprimer les cookies en cliquant sur « Cookies et données de sites web »,



puis sur l’icône corbeille.


Valider en cliquant sur « Supprimer ».


Tu dois ensuite actualiser la page pour revenir sur la page de connexion.


Si ton organisation a configuré une authentification à double facteurs, un passage par ton application d'authentification est nécessaire.


Une fois la connexion effectuée, Planik Mobile te demande l’autorisation d’accéder aux informations de ton planning et de les mettre à jour. Cette étape est indispensable pour pouvoir utiliser l'application mobile.


Attention, certains navigateurs ne supportent pas correctement cette action. 
En cas de problème, copier-coller l'adresse dans un autre navigateur, pour continuer l'opération.



Après avoir Autorisé cet accès, tu arrives sur la page d'accueil, depuis laquelle tu peux accéder à toutes les options disponibles dans l'app et autorisées par ton organisation :


2.1 Politique de confidentialité

En te connectant à Planik, tu acceptes la politique de confidentialité.


Pour en savoir plus, appuie sur le lien affiché en bas de la page de connexion :


Tu peux aussi la consulter à tout moment depuis ta page de profil.

Plus d'information dans le chapitre Politique de confidentialité.


3 - Se repérer sur la page d’accueil

La page d’accueil de l’application te permet de voir rapidement les services prévus pour la journée.

Dans l’exemple ci-dessous, deux services sont planifié aujourd'hui pour Ada et sont entourés en rose :


Depuis la page d’accueil, tu accèdes rapidement aux principales fonctions de Planik Mobile :

  1. Tutoriel Planik Mobile
  2. Profil
  3. Saisie du temps
  4. Mon plan, ton calendrier mensuel
  5. Planning d’équipe


3.1 - Profile

La page de profile te donne accès à plusieurs paramètres.


Depuis la page de profil, tu peux accéder à différents réglages :

  • Changer d’équipe : utile si tu utilises Planik dans plusieurs organisations ou équipes, avec la même adresse e-mail.
  • Langue : te permet de choisir la langue de l’application entre le français, l’anglais et l’allemand.
  • Retour : te permet d’envoyer tes commentaires ou remarques sur l’application mobile. En utilisant ce lien, les informations liées à ta session sont automatiquement transmises à l’équipe support. Cela nous aide à t’aider plus rapidement et plus efficacement.
  • Couleurs des services : te permet de choisir entre deux affichages de couleurs pour les services dans tes différents plannings.
  • Politique de confidentialité : ouvre la page correspondante sur notre site web. Pour le moment, cette page est disponible en allemand uniquement.
  • À propos de l’application : affiche des informations sur l’application, tels que la version de l'application mobile actuellement installée sur ton smartphone.


3.1.1 - Changer d'équipe

Si tu fais partie de plusieurs équipes, tu peux changer d’équipe ici.


Cette option est disponible uniquement si tu utilises la même adresse e-mail dans plusieurs organisations ou équipes.


Si tu as des services dans plusieurs équipes, en tant qu'auxiliaire, tu peux les voir tous en même temps dans Mon plan, depuis ton équipe principale. Pas besoin de 


Pour en savoir plus sur la planification inter-équipes, consulte l’article dédié : Planification inter-équipes.


3.1.2 - Changer la langue de l'application

Le deuxième onglet te permet de changer la langue de l’application.

Trois langues sont actuellement disponibles : l’allemand, l’anglais et le français.


3.1.3 - Retour d'expérience

Le troisième onglet te permet de nous envoyer ton avis sur l’application.


Une idée, une remarque, un truc qui coince ? Dis-le-nous directement depuis cet onglet. Ton retour nous aide à améliorer Planik Mobile, petit à petit. Merci !


3.1.4 - Couleur des services

Cette option te permet de choisir la façon dont les couleurs des services s’affichent dans tes plans.


Deux modes sont disponibles, pour adapter l’affichage à tes préférences. À noter : cette option n’est pas disponible dans le planning d’équipe, afin de garder l’affichage rapide et fluide.


3.1.5 - Politique de confidentialité

Ce lien ouvre la politique de confidentialité sur notre site web.


Tu peux traduire la page automatiquement depuis ton navigateur. Dans Chrome, appuie sur les trois points en haut de la page, puis choisis l’option de traduction.


Dans ce tutoriel, nous utilisons Chrome. L’emplacement des options peut donc être un peu différent selon le navigateur que tu utilises.


3.1.6 - À propos de l'application 

C’est ici que tu trouves la version de l’application installée sur ton téléphone.


Cette information peut être utile si tu contactes le support.


3.2 - Saisie de temps

Afin d'accéder au détail horaire de ses services, il suffit de cliquer sur le service, depuis la page d'accueil.


S'ouvre alors la page de Saisie de temps. 


Détaillons pas à pas le contenu de cette page.

La date sélectionnée est en rose (23 septembre, ci-dessous) et la date du jour est écrite en rose (24 septembre).


Sélectionner une date en cliquant dessus permet d'afficher les services de ce jour en particulier. 

Pour voir les semaines précédentes ou suivantes, faire glisser les dates de gauche à droite ou de droite à gauche. Le premier jour affiché est toujours un lundi.



3.2.1 - Icônes

3.2.1.1 - Passé


Les icônes affichées sous les dates sont différentes selon si le jour est passé ou futur.

Les jours passés présentent à gauche une icône d'état, précisant si le service a été validé par le planificateur ou non, par exemple.

L'icône de droite des services passés présentent la méthode utilisée pour compléter les temps du service.



Le "i" sous la date, signifie qu'il y a une remarque concernant cette date. 

Ici, cette remarque est : "En attente du rapport" car je n'ai ni badgée sur un terminal de pointage, ni entrée manuellement les horaires que j'ai réellement fait, via l'application Mobile. 


L'ampoule est une saisie automatique de l'horaire. Si aucune modification de l'horaire n'a été faite, ce sera l'heure planifiée. 

La personne responsable du planning a changé le temps originellement déclaré.

Cette même personne a laissé un commentaire pour expliquer ce changement.


Un √ unique signifie "Signalé". J'ai modifié un horaire via l'application mobile, mais je peux encore apporter une modification à cet horaire. 

Un √√ double signifie "Signé". Cela correspond à un service dont les horaires effectifs ont été rentrés sans erreur, dans le système, et validé par la planificateur.

Non valide. Une action est attendue sur ce jour: Si l'organisation possède une règle telle que "pas d'heure supplémentaire comptée jusqu'à 15 minutes avant l'heure de début du service", un badgeage peut, par exemple, être adapté à cette règle. Une baguette magique sera alors montrée à côté de l'horaire. 


3.2.1.2 - Future

 

Il existe deux icônes pour le future:

Le point plein (●) indique un service d’absence ou un service non modifiable, défini par le planificateur avec un mode de calcul fixe. 


Le point vide ( o ) indique un service calculé, prévu dans le future.

En cas de jour avec les deux types de service, c'est le type fixe qui sera présenté car il est plus exceptionnel que le type calculé.



3.2.2 - Explication de la saisie de temps


La page de saisie de temps se divise en trois.

La navigation, que l'on a décrit dans le chapitre précédant, le carreau récapitulatif - avec le temps travaillé du jour et la possibilité de déclarer un travail non planifié - et la liste de tous tes services de la journée.


Le Temps travaillé (voir image ci-dessous) correspond au temps travaillé selon les horaires déclarés. 

Il sera donc égal au temps prévu, tant que tu n'auras pas modifié le temps, puis il changera pour le temps que tu auras effectivement travaillé, après déclaration de ton horaire.

Attention, dans le cas d'un service de type "Fixe", il est possible de modifier le temps effectif, mais le temps ne sera pas compté comme tel. 
La valeur entrée dans le service par le planificateur sera le temps pris en compte pour la valeur de Temps de travail effectif.


Afin de saisir ton temps sur un service, clique sur ce service : 

Le détail s'ouvre alors.

A gauche tu peux voir le temps prévu par le planificateur pour ce service (colonne "Prévu"), et à droite le champs que tu peux adapter.

Pour le modifier tu peux cliquer sur "Rapports de temps", ou directement sur les heures.



Tu peux ajouter une pause, ou en supprimer :





Nous retrouvons aussi sur cet page une description du statut qui était visible sur la barre de navigation.

Pour plus de détails, réfères toi au chapitre Icônes.

Les icônes utilisées à droite des horaires sont :

- l'ampoule (aucune modification de l'horaire effectuée);

- rien (utilisation d'un terminal de timbrage);

- le crayon (horaire modifié par toi via l'application mobile);

- le petit bonhomme (modification de l'heure effective faite par la personne responsable du planning);

- la baguette magique (modification automatique de l'horaire effectif, dû à des règles d'entreprise).



3.2.3 - Saisie de temps : comment déclarer ses heures de travail


Il n'est pas nécessaire de saisir ses heures si les horaires ont été parfaitement respectées comme dans le planning. Les heures planifiées sont automatiquement prises en compte si elles ne sont pas modifiées manuellement.


Cependant, pour signaler des écarts, comme être parti plus tôt, resté plus longtemps, ou ne pas avoir pris de pause, cela vaut la peine de les ajuster via l'app. Ainsi, les heures seront enregistrées correctement, jour après jour. 


Il est possible de définir un temps travaillé dans le future mais uniquement pour le jour même : déclarer à 10h que l'on va finir à 14h ou 16h alors que le service se termine à 15h.


Comment faire :

  1. Aller sur la page "Saisie du temps" de l’application.
  2. Sélectionner la date souhaitée. 

3. Puis le service à adapter


4. Cliquer sur "Rapport de temps" ou sur les temps eux-mêmes, pour modifier les heures dans la colonne "Effectif". 

Tu peux maintenant choisir l'heure que tu souhaites.


Et les pauses ?

  • Tu n’as pas fait de pause ? → Supprime la en cliquant sur "Supprimer une pause"

  • Tu as pris une pause supplémentaire ? → Ajoute la en cliquant sur "Ajouter une pause"

Tu peux également ajouter un commentaire (facultatif mais utile pour toi et pour la personne qui planifie), avant de soumettre tes modifications.



Tant que ton service n’a pas été validé par la personne planificatrice, tu peux modifier tes heures à tout moment.
Tu peux également réinitialiser ta saisie en cliquant sur la poubelle, puis en confirmant avec "Continuer".

Voici ce qui arrive lorsque tu cliques sur la poubelle :

Si tu n'es pas sûr, penses à toujours prendre un Imprime écran, avant de faire une action comme celle-ci ! Cela te permettra de facilement remettre les mêmes données en cas d'erreur.


⚠️ Remarque : modifications d’horaires


Si tu modifies ton horaire manuellement dans le portail employé (web), et que le planificateur ajuste ensuite le service dans le planning, l’application mobile affichera la nouvelle version planifiée,

mais le portail employé continuera à afficher ta version manuelle.

- Pour t’assurer que les bonnes heures sont prises en compte, privilégie l’app pour visualiser les horaires à jour.


3.2.4 - Saisir un travail non planifié (si autorisé dans l'équipe)


Tu peux aussi enregistrer un travail non prévu dans ton planning — par exemple si tu es intervenu à la dernière minute ou si tu as effectué un service de piquet.


À noter : les travaux non planifiés ne peuvent être saisis que pour le jour même ou dans le passé, mais  jamais dans le futur.

De plus, c’est la personne en charge de la planification qui décide quels modèles de service sont disponibles dans la sélection.


Comment saisir une intervention non planifiée

  1. Ouvre la page Saisie du temps

  2. Clique sur Enregistrer un travail non planifié
    → L’éditeur pour travail non planifié s’ouvre

Une liste prédéfinie des services que tu peux sélectionner s’ouvre – choisis le service que tu as effectué. 


Maintenant, tu peux saisir ton temps de travail effectif :

Si ton service n’est pas encore terminé, tu peux enregistrer l’entrée comme brouillon.


Les services enregistrés comme brouillon ressemblent à ça :



Et un petit message s’affiche sur ta page d’accueil pour te le rappeler.


Un seul brouillon est autorisé à la fois.

Si tu as pointé ce jour là, tu pourras utiliser les timbrages dans ton service non planifié.



Quand tu as terminé ton service et que ta saisie de temps est complète, tu peux “Soumettre” ta saisie.


Tant que ton travail non planifié apparaît comme “Signalé” après l’envoi, tu peux encore le modifier ou le supprimer. 

Une fois “Validé” par la personne planificatrice, plus aucun changement n’est possible. 

 



3.2.5 - Modification du temps saisi


L'icône de cloche en haut à droite t'informe s'il y a eu des mises à jour des services. 

Attention : tu ne reçois pas de notification sur l'app Planik. Un point rouge te signale simplement qu'il y a eu une mise à jour des services.



Toutes les entrées s'affichent avec le statut Nouveau (1).



Dès que tu cliques sur une entrée, tu l'as consultée et le statut change (2).



Tu as également la possibilité de définir des filtres (3)




Sélectionne le filtre souhaité en cochant la case correspondante, puis clique sur Appliquer.


 

  

3.2.6. - Saisir le temps sur les services fixes


Tu peux saisir les services avec le mode de calcul fixe 00:00 (1) soit comme travail non planifié (à condition que ce service soit disponible dans ta présélection), soit, s'il est déjà planifié, rapporter ton temps de travail (2) et le « soumettre » (3). En règle générale, le service fixe est toutefois utilisé comme espace réservé, sans générer de temps de travail = fixe 00.00 h. Si tu dois néanmoins adapter le temps de travail sur le service fixe, tu peux écrire un commentaire (4). 




3.2.7 - Le service n'a pas eu lieu


Il se peut que tu ne puisses pas effectuer un service planifié – par exemple en cas de maladie.
Dans ce cas, la règle reste la même : informe toujours ton responsable d’équipe !
Ensuite, tu peux supprimer ton service depuis la gestion du temps.


Si un service ne peut pas avoir lieu, tu dois impérativement ajouter un commentaire (1) avant de pouvoir le confirmer (3) et l’envoyer (4).


En cas d'utilisation d'un terminal de timbrage, tu peux également choisir si tu souhaites réutiliser ces badgeages dans un autre service ou si tu souhaites les désactiver (2).


En cas de maladie, il est important de prévenir ton supérieur hiérarchique ou le planificateur. Cette action ne leur envoi pas de message automatique !


Ton service a bien été supprimé mais tu peux le réactiver, au besoin, dans le cas d'un service planifié par le planificateur. 


Pour utiliser tes timbrages sur un service non planifié, tu dois d'abord les détacher du service initial. Tu pourrais ensuite les rèutiliser au bon endroit. 





L'option "ignorer les timbrages associés" peut être utilisé si tu as été travailler malgré ton état ?mais dois finalement déclarer ce jour comme Maladie, par exemple.



3.3 - Mon Plan


3.3.1 - Consulter mon planning


L'écran Mon plan te permet de consulter tes services planifiés, les notes ajoutées par la personne responsable du planning ainsi que les événements de ton calendrier personnel, lorsque celui-ci est connecté à Planik.


3.3.2 - Naviguer entre les mois

Fais défiler l’écran vers le haut ou vers le bas pour consulter les mois précédents ou suivants.


3.3.3 - Reconnaître mes services planifiés

Les éléments colorés affichés sur le calendrier correspondent à tes services planifiés.

Lorsque plusieurs services sont prévus le même jour, deux services au maximum sont affichés directement dans la vue mensuelle, l’un au-dessus de l’autre.



Appuies sur la date concernée pour consulter les détails de tous les services planifiés dans le volet inférieur.


En balayant l'écran vers le haut, tu obtiens un aperçu général de ta journée :

 

Les couleurs des services sont définies par la personne responsable de ton planning.

Pour utiliser un affichage plus neutre, appuyez sur le rouage situé en haut à droite de l’écran (1), puis modifiez les options de couleur dans les paramètres de la page(2).


Les services s'affichent désormais de manière neutre:


3.3.4 - Repérer la date du jour et le jour sélectionné

La date du jour est entourée en rose.

Lorsque tu sélectionnes une autre date, celle-ci est entourée en noir.


3.3.5 - Consulter les détails d’une journée

Appuies sur une date pour afficher les informations correspondantes dans le volet situé en bas de l’écran.



Selon les informations disponibles, tu peux y consulter :

  • tes services planifiés ;

  • l’équipe concernée ;

  • les horaires du service ;

  • les notes ajoutées pour la journée ou le service ;

  • les événements de ton calendrier personnel.


Tu peux faire glisser le volet vers le haut pour afficher davantage de détails ou vers le bas pour le réduire.


3.3.6 - Reconnaître les notes

Un point orange indique qu’une note est disponible pour la journée ou pour l’un de tes services.

Appuies sur la date concernée pour consulter son contenu dans le volet inférieur.


3.3.7 - Employés d’autres équipes

En passant par « Mon plan » et en cliquant sur la date, tu peux voir si un service a été planifié au sein de l'équipe principale ou dans une autre équipe.

Cette fonctionnalité est réservée aux auxiliaires (collaborateurs affectés à plusieurs équipes)


3.3.8 - Consulter les événements de mon calendrier personnel

Lorsque ton calendrier personnel est connecté, ses événements apparaissent sous les dates sous la forme de points colorés.

Appuies sur une date pour consulter les événements correspondants dans le volet inférieur.



3.3.9- Autoriser l’accès au calendrier personnel

Lorsque l’accès au calendrier personnel n’est pas autorisé, ses événements ne peuvent pas être affichés dans Planik.

Tu peux autoriser cet accès dans les paramètres de ton téléphone.


3.3.10 - Comprendre le statut du planning

Le statut indique si le planning consulté est :

  • publié : le planning est disponible dans l’application.
     
  • non publié : le planning est encore en préparation et n’est pas encore visible dans l’application 



3.4 - Planning d'équipe

3.4.1 - Présentation générale

En appuyant sur Planning d’équipe, tu accèdes à la vue d’ensemble de ton équipe.


Le jour actuel est surligné en rose pour que tu le repères rapidement. Dans l’exemple ci-dessous, il s’agit du jeudi 22 janvier 2026.

Tu peux faire défiler la vue verticalement pour voir les autres collègues, ou horizontalement pour afficher d’autres jours.


Les flèches à gauche et à droite du mois te permettent de passer rapidement au mois précédent ou au mois suivant.


En appuyant sur un service, tu ouvres sa vue détaillée. Si le service concerne plusieurs équipes, les informations sont séparées par équipe dans la description.



3.4.2 - Reconnaître les notes

Une note associée à un service s'affiche dans le planning d'équipe sous forme de triangle jaune (1). En cliquant sur le service, l'onglet du bas (2) s'ouvre et affiche la note correspondante (3). Un balayage vers le bas (4) permet de refermer l'onglet.


Si une note de jour ou un jour férié ont été enregistrés pour ce jour-là, le triangle jaune s'affiche en haut à côté de la date (5):


En cliquant sur la date, l'onglet contenant les informations s'ouvre (6):


3.4.3 - Qui travaille avec moi aujourd'hui?

En appuyant sur une date dans le planning d’équipe, tu peux afficher la liste des collègues qui travaillent aussi ce jour-là.


La liste est organisée par équipe et service. Tu y apparais aussi, si tu travailles ce jour-là.

Si une personne a plusieurs services le même jour, son nom apparaît sous chaque service concerné.

Les services sont triés selon leur heure de début.

En cas de note de jour (triangle jaune sur le jour), tu peux la voir ici aussi.


Cette vue tient compte du filtre que tu as défini dans ton planning d’équipe.

Pour découvrir comment filtrer cette page, continue avec le chapitre suivant.


3.4.4 - Filtre

Grâce au filtre, il est possible d’afficher uniquement certaines personnes de l’équipe, en les sélectionnant dans la partie COLLABORATEURS puis en cliquant sur Appliquer.

Pour rendre la (dé)sélection plus rapide, un bouton Tout sélectionner/Tout désélectionner est accessible au dessus de la liste des collaborateurs.



3.4.5 - Création groupe

Il est possible de créer un groupe et de l’enregistrer (par exemple un groupe composé uniquement des collègues de votre département). 


Cette option permet de sélectionner rapidement les collègues prédéfinis.


Pour créer un groupe, il suffit d’attribuer un nom de groupe au choix et de sélectionner les collaborateurs souhaités avant de cliquer sur Appliquer.




3.4.6 - Modifier et supprimer un groupe

Il est possible de modifier les groupes (1) et/ou de les supprimer (1 puis 2).


En cas de suppression, une validation est demandée: