Table des matières


1- Introduction

Planik Mobile te permet de consulter ton planning directement depuis ton téléphone. Tu gardes ainsi une vue claire de tes services planifiés, jour après jour.


Les services sont affichés avec différentes couleurs selon leur type, ce qui te permet de les repérer rapidement. Si plusieurs services sont planifiés le même jour, une ombre de la couleur de l'autre service, apparaît pour te l’indiquer.


Pour une meilleure vue d’ensemble, tu peux afficher d’autres calendriers dans Planik Mobile. Tu regroupes ainsi tes services et tes rendez-vous au même endroit.


Les calendriers déjà synchronisés avec ton téléphone peuvent être sélectionnés dans l’application. Les rendez-vous du calendrier choisi apparaissent ensuite sous forme de points sur les jours correspondants. Le nombre de points t’indique combien de rendez-vous sont déjà prévus ce jour-là. Tu peux ainsi voir rapidement ce qui t’attend, côté travail comme côté privé.


Planik Mobile te donne aussi accès à des fonctionnalités liées aux modules Planik Disponibilité et Planik Gestion du temps.


Au fil des années, l’application va continuer à évoluer. L’objectif est d’en faire progressivement le point d’accès central pour tout ce qui concerne ton planning, tes services et les fonctionnalités utiles aux collaborateurs.




2 - Première connexion

La première étape pour l'utilisation de l'application Planik est son téléchargement. Il est possible de la trouver sur Play Store pour les mobiles Android ou l'Apple Store pour les iPhones.


Une fois l'application téléchargée, son ouverture permet d'accéder à la page de connexion:


En appuyant sur le bouton central, tu ouvres la page de connexion dans ton navigateur, comme sur l’image ci-dessous.


Lorsque le planificateur de ton équipe ajoute ton adresse e-mail dans ton profil, tu reçois automatiquement un e-mail d’invitation. Tu peux ensuite te connecter avec cette même adresse e-mail et créer ton mot de passe directement dans le champ prévu à cet effet.

Attention ! En cas de mauvaise adresse email, il faudra supprimer le cache du navigateur, avant de se connecter avec la bonne adresse email (point en cours d'amélioration).

Afin de supprimer uniquement les données liées à cette connexion, cliquer sur le logo à gauche de l’adresse internet.



Supprimer les cookies en cliquant sur « Cookies et données de sites web »,



puis sur l’icône corbeille.


Valider en cliquant sur « Supprimer ».


Tu dois ensuite actualiser la page pour revenir sur la page de connexion.


Une fois la connexion effectuée, Planik Mobile te demande l’autorisation d’accéder aux informations de ton planning et de les mettre à jour.


Attention, certains navigateurs ne supportent pas correctement cette action. 
En cas de problème, copier-coller l'adresse dans un autre navigateur, pour continuer l'opération.



Après avoir Autorisé cet accès, l'application présente la page d'accueil:



2.1 Politique de confidentialité

En te connectant à Planik, tu acceptes la politique de confidentialité.


Pour en savoir plus, appuie sur le lien affiché en bas de la page de connexion:

Tu peux aussi la consulter à tout moment depuis ta page de profil.

3 - Se repérer sur la page d’accueil

La page d’accueil de l’application te permet de voir rapidement les services prévus pour la journée.

Dans l’exemple ci-dessous, un seul service est planifié, entouré en rose:

Depuis la page d’accueil, tu accèdes rapidement aux principales fonctions de Planik Mobile :

  1. Tutoriel Planik Mobile
  2. Profil
  3. Saisie du temps
  4. Mon plan, ton calendrier mensuel
  5. Planning d’équipe


3.1 - Profile

La page de profile te donne accès à plusieurs paramètres.

Depuis la page de profil, tu peux accéder à différents réglages :

  • Changer d’équipe : utile si tu utilises Planik dans plusieurs organisations ou entreprises avec la même adresse e-mail.
  • Langue : te permet de choisir la langue de l’application entre le français, l’anglais et l’allemand.
  • Retour : te permet d’envoyer tes commentaires ou remarques sur l’application mobile. En utilisant ce lien, les informations liées à ta session sont automatiquement transmises à l’équipe support. Cela nous aide à t’aider plus rapidement et plus efficacement.
  • Couleurs des services : te permet de choisir entre deux affichages de couleurs pour les services dans tes différents plannings.
  • Politique de confidentialité : ouvre la page correspondante sur notre site web. Pour le moment, cette page est disponible en allemand.
  • À propos de l’application : affiche des informations sur l’application, comme la version actuellement installée.


3.1.1 - Changer d'équipe

Si tu fais partie de plusieurs équipes, tu peux changer d’équipe ici.


Cette option est disponible uniquement si tu utilises la même adresse e-mail dans plusieurs organisations ou chez plusieurs employeurs.

Si tu as des services dans plusieurs équipes, tu peux les voir tous dans ton calendrier, quelle que soit l’équipe concernée.


Pour en savoir plus sur la planification inter-équipes, consulte l’article dédié : Planification inter-équipes.


3.1.2 - Changer la langue de l'application

Le deuxième onglet te permet de changer la langue de l’application.

Trois langues sont actuellement disponibles : l’allemand, l’anglais et le français.



3.1.3 - Retour d'expérience

Le troisième onglet te permet de nous envoyer ton avis sur l’application.


Une idée, une remarque, un truc qui coince ? Dis-le-nous directement depuis cet onglet. Ton retour nous aide à améliorer Planik Mobile, petit à petit. Merci ?




3.1.4 - Couleur des services

Cette option te permet de choisir la façon dont les couleurs des services s’affichent dans tes plans.


Deux modes sont disponibles, pour adapter l’affichage à tes préférences. À noter : cette option n’est pas disponible dans le planning d’équipe, afin de garder l’affichage rapide et fluide.


3.1.5 - Politique de confidentialité

Ce lien ouvre la politique de confidentialité sur notre site web.


Tu peux traduire la page automatiquement depuis ton navigateur. Dans Chrome, appuie sur les trois points en haut de la page, puis choisis l’option de traduction.


Dans ce tutoriel, nous utilisons Chrome. L’emplacement des options peut donc être un peu différent selon le navigateur que tu utilises.


3.1.6 - À propose de l'application

C’est ici que tu trouves la version de l’application installée sur ton téléphone.


Cette information peut être utile si tu contactes le support.



3.2 - Planning d'équipe

3.2.1 - Présentation générale

En appuyant sur Planning d’équipe, tu accèdes à la vue d’ensemble de ton équipe.


Le jour actuel est surligné en rose pour que tu le repères rapidement. Dans l’exemple ci-dessous, il s’agit du jeudi 22 janvier 2026.

Tu peux faire défiler la vue verticalement pour voir les autres collègues, ou horizontalement pour afficher d’autres jours.


Les flèches à gauche et à droite du mois te permettent de passer rapidement au mois précédent ou au mois suivant.


En appuyant sur un service, tu ouvres sa vue détaillée. Si le service concerne plusieurs équipes, les informations sont séparées par équipe dans la description.


3.2.2 - Qui travaille avec moi aujourd'hui?

En appuyant sur une date dans le planning d’équipe, tu peux afficher la liste des collègues qui travaillent aussi ce jour-là.

La liste est organisée par équipe et service. Tu y apparais aussi, si tu travailles ce jour-là.

Si une personne a plusieurs services le même jour, son nom apparaît sous chaque service concerné.

Les services sont triés selon leur heure de début.

En cas de note de jour (triangle jaune sur le jour), tu peux la voir ici aussi.

Cette vue tient compte du filtre que tu as défini dans ton planning d’équipe.

Pour découvrir comment filtrer cette page, continue avec le chapitre suivant.


3.2.3 - Filtre

Grâce au filtre, il est possible d’afficher uniquement certaines personnes de l’équipe, en les sélectionnant dans la partie COLLABORATEURS puis en cliquant sur Appliquer.

Pour rendre la (dé)sélection plus rapide, un bouton Tout sélectionner/Tout désélectionner est accessible au dessus de la liste des collaborateurs.


3.2.4 - Création groupe

Il est possible de créer un groupe et de l’enregistrer (par exemple un groupe composé uniquement des collègues de votre département). 


Cette option permet de sélectionner rapidement les collègues prédéfinis.


Pour créer un groupe, il suffit d’attribuer un nom de groupe au choix et de sélectionner les collaborateurs souhaités avant de cliquer sur Appliquer.

3.2.5 - Modifier et supprimer un groupe

Il est possible de modifier les groupes (1) et/ou de les supprimer (1 puis 2).

En cas de suppression, une validation est demandée:




3.3 - Saisie de temps

Afin d'accéder au détail horaire de ses services, il suffit de cliquer sur le service, depuis la page d'accueil.


S'ouvre alors la page de Saisie de temps. 


Détaillons pas à pas le contenu de cette page.

La date sélectionnée est en rose, comme le mardi 30 septembre, dans l'image ci-dessous.

La date écrite en rose est la date d'aujourd'hui (le mardi 17 mars sur l'image ci-dessus).

Il est possible de sélectionner une autre date en cliquant dessus, pour afficher les services de cet autre jour. 

Pour voir les semaines précédentes ou suivantes, faire glisser les dates de gauche à droite ou de droite à gauche. Le premier jour affiché est toujours un lundi.



3.3.1 - Icônes

3.3.1.1 - Passé


Les icônes affichées sous les dates sont différentes selon si le jour est passé ou futur.

Les jours passés présentent à gauche une icône d'état, précisant si le service a été validé par le planificateur ou non, par exemple.

L'icône de droite des services passés présentent la méthode utilisée pour compléter les temps du service.


 


Le "i" sous la date, signifie qu'il y a une remarque concernant cette date. 

Ici, cette remarque est : "Pas de saisie de temps" car je n'ai ni badgée sur un terminal de pointage, ni entrée manuellement les horaires que j'ai réellement fait, sur le site web ou l'application. 

 

L'ampoule est une saisie automatique de l'horaire. Si aucune modification de l'horaire n'a été faite, ce sera l'heure planifiée. Si l'organisation a une règle telle que "pas d'heure supplémentaire comptée jusqu'à 15 minutes avant l'heure de début du service", un badgeage peut, par exemple, être adapté à cette règle. Une ampoule sera alors montrée à côté de l'horaire.

La personne responsable du planning a changé le temps originellement déclaré.

Cette même personne a laissé un commentaire pour expliquer ce changement.


Un √ unique signifie "Signalé". J'ai modifié un horaire via l'application mobile, mais je peux encore apporter une modification à cet horaire. 

Un √√ double signifie "Signé". Cela correspond à un service dont les horaires effectifs ont été rentrés sans erreur, dans le système, et validé par la planificateur.

Non valide. Une action est attendue sur ce jour: 


3.3.1.2 - Future

 

Il existe deux icônes pour le future:

Le point plein (●) indique un service d’absence ou un service non modifiable, défini par le planificateur avec un mode de calcul fixe. 


Le point vide ( o ) indique un service calculé, prévu dans le future.

En cas de jour avec les deux types de service, c'est le type fixe qui sera présenté car il est plus exceptionnel que le type calculé.


3.3.2 - Explication de la saisie de temps


Le Temps de travail effectif (voir image ci-dessous) correspond au temps travaillé selon les horaires déclarés. 

Attention, dans le cas d'un service de type "Fixe", il sera bientôt possible de modifier le temps effectif, mais le temps ne sera pas compté comme tel. La valeur entrée dans le service par le planificateur sera le temps pris en compte pour la valeur de Temps de travail effectif.



Avant déclaration, il sera égal au temps travaillé du service, puis une fois les horaires réels déclarés, il sera modifié pour s'aligner sur la valeur effective: 

 



Se trouvent ensuite les services. Ici, nous avons le service A / P, en violet.

Le carreau d'information présente les horaires prévus pour ce service, ainsi que la ou les pauses prévues, dans la colonne de gauche. Celle-ci n'est pas modifiable par le collaborateur.


La colonne de droite est quant à elle modifiable par le collaborateur et par le planificateur. C'est la colonne dans laquelle seront déclarés les heures réellement effectuées. il est possible pour le collaborateur d'y ajouter autant de pauses que nécessaire:




Il est parfois possible de voir en bas du service un message en gris, dont le symbole est identique à celui visible sous la date du jour:

- Signalé signifie qu'une modification a été apportée par l'utilisateur.

- Signé signifie que cette déclaration a été vérifiée et approuvée par le responsable.

 


- «i Remarques»  est le même que l'on avait vu sous la date. 


 

Nous pouvons également voir la raison de cette remarque, qui est ici : «Pas de temps saisi», également visualisable grâce l'ampoule, près des heures effectifs.

L'ampoule signifie que le collaborateur n'a ni badgé, ni saisi de temps sur l'application ou le site web.

L'heure effective est donc la même que l'heure prévue.

Le crayon apparait lorsqu'une modification a été apportée par l'utilisateur.

Si le collaborateur badge sur un Terminal, aucun logo ne sera visible et cet espace restera donc vide.



3.3.1 - Saisie de temps : comment déclarer ses heures de travail

Il n'est pas nécessaire de saisir ses heures si les horaires ont été parfaitement respectées comme dans le planning. Les heures planifiées sont automatiquement prises en compte si elles ne sont pas modifiées manuellement.


Cependant, pour signaler des écarts, comme être parti plus tôt, resté plus longtemps, ou ne pas avoir pris de pause, cela vaut la peine de les ajuster via l'app. Ainsi, les heures seront enregistrées correctement, jour après jour. 


Il est possible de définir un temps travaillé dans le future mais uniquement pour le jour même : déclarer à 10h que l'on va finir à 14h ou 16h alors que le service se termine à 15h.


Comment faire :

  1. Aller dans l’onglet "Saisie du temps" de l’application.
  2. Sélectionner la date souhaitée. 


3. Cliquer sur "Rapport de temps" pour modifier les heures dans la colonne "Effectif". 


Et les pauses ?

  • Tu n’as pas fait de pause ? → Supprime la en cliquant sur le petit X (1)

  • Tu as pris une pause supplémentaire ? → Ajoute la en cliquant sur "Ajouter une pause +" (2)


Tu peux ajouter un commentaire (3) (facultatif mais utile pour toi et pour la personne qui planifie), puis soumettre (4).


Tant que ton service n’a pas été validé par la personne planificatrice, tu peux modifier tes heures à tout moment.
Tu peux également réinitialiser ta saisie en cliquant sur la poubelle, puis en confirmant avec "Continuer".




⚠️ Remarque 1 : modifications d’horaires


Si tu modifies ton horaire manuellement dans le portail employé (web), et que le planificateur ajuste ensuite le service dans le planning, l’application mobile affichera la nouvelle version planifiée,

mais le portail employé continuera à afficher ta version manuelle.

- Pour t’assurer que les bonnes heures sont prises en compte, privilégie l’app pour visualiser les horaires à jour.


⚠️ Remarque 2 : affichage du temps effectif


Si tu travailles sur un service avec un horaire fixe supérieur à 0, il se peut que la bannière “Temps de travail effectif” affiche 00:00, même si tu as bien travaillé.

Pas d’inquiétude : c’est uniquement un souci d’affichage.
- Ton temps de travail est bien pris en compte correctement dans le système!



3.3.2 - Saisir un travail non planifié (si autorisé dans l'équipe)


Tu peux aussi enregistrer un travail non prévu dans ton planning — par exemple si tu es intervenu à la dernière minute ou si tu as effectué un service de piquet.


À noter : les travaux non planifiés ne peuvent être saisis que pour le jour même ou dans le passé, jamais dans le futur.

De plus, c’est ta personne planificatrice qui décide quels modèles de service sont disponibles dans la sélection.


Comment saisir une intervention non planifiée

  1. Ouvre la page Saisie du temps

  2. Clique sur Enregistrer un travail non planifié
    → L’éditeur pour travail non planifié s’ouvre


Une liste prédéfinie des services que tu peux sélectionner s’ouvre – choisis le service que tu as réellement effectué. 

Maintenant, tu peux saisir ton temps de travail effectif :

Si ton service n’est pas encore terminé, tu peux enregistrer l’entrée comme brouillon.

Il est possible de l'enregistrer comme brouillon, ou de le soumettre, selon si le travail a été complété ou est en cours: 



Tu reconnais ton travail non planifié saisi grâce au cadre en pointillé.
 L’icône sous la date s’adapte automatiquement.

Et un petit message s’affiche sur ta page d’accueil pour te le rappeler.

 Si tu as pointé ce jour là, tu pourras utiliser les timbrages dans ton service non planifié.




Quand tu as terminé ton service et que ta saisie de temps est complète, tu peux “Soumettre” ta saisie.

 

Tant que ton travail non planifié apparaît comme “Signalé” après l’envoi, tu peux encore le modifier ou le supprimer (illustration ci-dessous). Une fois “Validé” par la personne planificatrice, plus aucun changement n’est possible. 

 



3.3.3 - Le service n’a pas eu lieu

Il se peut que tu ne puisses pas effectuer un service planifié – par exemple en cas de maladie.
Dans ce cas, la règle reste la même : informe toujours ton responsable d’équipe !
Ensuite, tu peux supprimer ton service depuis la gestion du temps.

Si un service ne peut pas avoir lieu, tu dois impérativement ajouter un commentaire (1) avant de pouvoir le confirmer (2) et l’envoyer (3).

En cas de maladie, il est important de prévenir son supérieur hiérarchique ou le planificateur. Cette action ne leur envoi pas de message automatique !


 

Ton service a bien été supprimé.


Si tu as travaillé et pointé sur un terminal, mais que tu n’as finalement pas effectué le service planifié, tu peux indiquer que ce service n’a pas eu lieu. Tant que le planificateur ne l’a pas supprimé, il reste possible de le réactiver.


Pour utiliser tes timbrages sur un service non planifié, tu dois d’abord les détacher du service initial. Tu pourras ensuite les réutiliser au bon endroit.


Avant de les utiliser dans un autre service non planifié.


L'option "ignorer les timbrages associés" peut être utilisé si vous avez été travailler mais étiez malade et souhaitez finalement déclarer ce jour comme Malade, par exemple.

 

 Fin du tutoriel.

Mais ce n’est que le début… d'autres astuces arrivent bientôt !