INHALTSVERZEICHNIS
Mitarbeitende erfassen und bearbeiten
Neue Mitarbeitende erfassen
Um Ihre Mitarbeitende zu erfassen klicken Sie auf den Button Neu 
Es öffnet sich ein Dialog, in welchem Sie Details zum neuen Mitarbeitenden erfassen können.
Sie sehen einige fett geschriebene Elemente. Diese müssen zwingendermassen ausgefüllt werden. Zudem brauchen Ihre Mitarbeitenden eine gültige Email-Adresse, um das Mitarbeitenden-Portal zu gebrauchen.
Sobald Sie die Felder ausgefüllt und auf Speichern und weiter klicken erscheint ein zweites Fenster, das Sie anfragt, ob Sie die Einstellungen bezüglich den geltenden Regeln, den möglichen Dienstvorlagen und den Schlagworten, von einer bereits erfassten Person übernehmen wollen.
Sollte dies der Fall sein, wählen Sie den Namen in der Liste. Ansonsten belassen Sie es bei von niemandem übernehmen und klicken auf übernehmen.
Die neu-erfassten Mitarbeitenden erscheinen Links ganz unten in der Liste. Diese Ansicht ist die selbe wie auf der Planungssicht. Sie können diese Reihenfolge abändern, indem Sie auf die zwei Pfeile nebst dem Namen der Mitarbeitenden klicken und die Namen verschieben.
Rubrik Details
Hier pflegen Sie die Stammdaten des Mitarbeitenden.
Nebst den oben genannten obligatorischen Eingaben, haben Sie die Möglichkeit noch weitere Daten einzugeben. Falls Sie noch zusätzliche Felder, die hier nicht ersichtlich sind, für Ihre Mitarbeitenden brauchen, können Sie sich gerne bei uns melden und wir hinterlegen Ihnen dynamische Attribute. Sie erreichen uns unter support@planik.ch.
Rubrik Mögliche Dienstvorlagen
Sollten Mitarbeitende in der automatischen Berechnung berücksichtigt werden und entsprechend Dienste zugewiesen bekommen, muss festgelegt werden, welche Dienste die einzelnen Mitarbeitenden erhalten dürfen. In dieser Rubrik werden die entsprechenden Dienste der Mitarbeitenden für die automatische Berechnung aktiviert.
Das Zuordnen der Dienste hilft Ihnen auch bei einer kurzfristigen Abwesenheit, denn auf der Planungssicht erhalten Sie eine Liste von Kandidaten, die den bestimmten Dienst an diesem bestimmten Tag übernehmen können.
Wenn Sie lieber anders herum denken: Es gibt eine analoge Funktion, in der Sie die möglichen Mitarbeitenden für die Dienste konfigurieren können.
Rubrik Anstellung
Eine Anstellung bestimmt das Pensum, den Arbeitsvertrag und den Ferienanspruch der Mitarbeitenden. Ändert sich eines dieser Attribute, so erstellen Sie einfach eine neue Anstellung. Wenn Mitarbeitenden das Unternehmen verlassen, können Sie mit dem Knopf Arbeitsverhältnis beenden den Austritt erfassen. Hinweis: Sobald ein Mitarbeitender ausgetreten ist, empfiehlt es sich, den Gleitzeit-Saldo und den Feriensaldo mittels Korrektur auf "0" zu setzen. So wird verhindert, dass die Saldi bei einem späteren Wiedereintritt übernommen werden.
Beispiel:
- Frau Muster reduziert das Arbeitspensum im Mai von 100% auf 80%. Sie erfassen eine neue Anstellung mit dem Startdatum des neuen Pensums und speichern diese ab. Die tägliche Sollarbeitszeit wird automatisch angepasst.
Rubrik Ferien
Planik unterscheidet zwischen dem Ferienanspruch und dem Ferienbezug.
Der Ferienanspruch wird bestimmt durch die Anstellung, den Ferienübertrag und optionalen Korrekturen.
Die Ferienbezüge entsprechen den Feriendienste in Planik.
Intern werden sowohl die Ferienansprüche wie auch die Ferienbezüge in Stunden abgelegt und dann in die entsprechenden Tage des jeweilig gültigen Anstellungsverhältnisses umgerechnet. Dadurch werden die Einflüsse eines möglichen Pensumwechsels auf das Ferienguthaben für den Mitarbeitenden wie auch für den Betrieb fair behandelt.
Beispiel:
- Frau Muster reduziert das Arbeitspensum im Mai von 100% auf 80%. Ende April hat sie noch einen Feriensaldo von knapp 6 Tagen oder ca. 49 Stunden.
In der neuen Anstellung, die ab Mai gilt, ist der Saldo natürlich immer noch 49 Stunden. Dies entspricht nun aber einem Tagesguthaben von knapp 7.5 Tagen da ein Ferientag nun nicht mehr 8.3 Stunden wert ist sondern nur noch 6.64 Stunden.
Rubrik Abonnieren
Hier können Sie den Dienstplan der Mitarbeitenden in einer geeigneten Kalenderapplikation abonnieren. Den dazu nötigen iCal-Link finden Sie hier aufgeführt.
Alle Personen, die diesen Kalenderlink kennen, können den persönlichen Dienstplan der Person abonnieren.
Sie können aber einstellen, dass in Ihrem Team nur autorisierte Kalenderzugriffe erlaubt sind.
Wichtig ist, dass alle Mitarbeitenden ein Planik-Benutzendenkonto besitzen. Ist dies der Fall können die Mitarbeitenden sich mit ihren Planik Login-Daten (Benutzendenname und Passwort) anmelden und ihren Dienstplan abonnieren.
Die Mitarbeitenden habe nur ein Leserecht auf den persönlichen Dienstplan, den sie in ihrer elektronischen Agenda abonniert haben. Die Dienste werden nur während der Anstellungszeit der Mitarbeitenden angezeigt. Sobald Mitarbeitende austreten werden die individuellen Links unbrauchbar.
Die Dienste der jeweils letzten veröffentlichten Planstände werden übermittelt. So wird bei einer erneuten Veröffentlichung des Dienstplans der abonnierte persönliche Dienstplan auch angepasst, sofern eine Person von den Veränderungen des Dienstplans betroffen ist.
Um den persönlichen Dienstplan auf das Smartphone oder eine andere elektronische Agenda zu abonnieren hilft Ihnen dieses Dokument mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung weiter.
Rubrik Mitarbeiterportal
Hier können Sie die Mitarbeitenden zum Mitarbeitenden-Portal einladen oder ihnen den Zugriff darauf wieder entziehen.
Um einen Zugriff zu erstellen müssen die Mitarbeitenden eine gültige Emailadresse besitzen, die Sie unter der Rubrik Details eingeben können. Ist dies der Fall erhalten die Mitarbeitenden eine Einladungsmail für das Mitarbeitenden-Portal mit einem Aktivierungslink, nachdem Sie sie eingeladen haben. Die Mitarbeitenden können ein persönliches Passwort definieren und sich danach mit ihrer Email-Adresse und diesem Passwort über www.planik.ch in ihr Mitarbeitenden-Portal einloggen. Der Link ist ca. 2 Wochen gültig.
Sie können den Inhalt der automatisch generierten abändern. Dieses Dokument zeigt Ihnen auf, wie Sie vorgehen müssen.
Wird der Zugriff zum Mitarbeitenden-Portal nicht mehr gebraucht, können Sie in der gleichen Rubrik Mitarbeiterportal den Zugriff wieder entziehen.
Für weitere Informationen hilft Ihnen dieses Video-Tutorial weiter.
Mitarbeitende gliedern mit Trenner und Sortierung
Trenner sind ein einfaches und praktisches Instrument ein Team zu gliedern. Trenner haben einen Titel (zum Beispiel "Gruppe Nord") und eine Farbe und können an einer beliebigen Stelle in der Mitarbeiterliste einsortiert werden, wie im untenstehenden Beispiel illustriert. Die Trenner tauchen in jeder Planik-Ansicht auf, wo die Mitarbeitende als Liste dargestellt werden (Planungssicht, Dienstplan als PDF, Kalender, Ferienübersicht, Arbeitszeiten, Kontrolle der Zeiterfassung).
Die Mitarbeiter:innen können per Drag-And-Drop nach belieben sortiert werden - beispielsweise eben nach Gruppenzugehörigkeit (wie im Beispiel: Leitung, Gruppe Nord, Gruppe Süd) und dann nach Alphabet. Mit den beiden Elementen Trenner und Sortierung haben Sie also alle Werkzeuge um Ihr Team nach Ihren Wünschen zu Gliedern.
Die Trenner fungieren zudem auch als "intelligenter Filter": Sie können über den Mitarbeitenden-Filter oben rechts den entsprechenden Trenner auswählen und es werden nur die diesem Trenner zugehörigen Mitarbeitende angezeigt, wie im untenstehenden Screenshot illustriert. Die Filterung funktioniert auf jeder Planik-Seite.
Einen neuen Trenner erstellen oder bearbeiten
1. Klicken Sie im Neu-Knopf auf das Dreieck und wählen Sie "Trenner" aus
2. Geben Sie dem Trenner einen Namen und wählen Sie eine Farbe (standardmässig ist die Farbe Grau hinterlegt)
3. Klicken Sie speichern
4. Der Trenner wurde erstellt und befindet sich ganz am Ende der Liste.
5. Bewegen Sie den Trenner per "Drag-and-Drop" an die gewünschte Stelle.
Zum Bearbeiten eines Trenners:
1. Wählen Sie den Trenner in der Mitarbeitenden-Liste an (per Klick)
2. Klick auf "Bearbeiten"
3. Anpassungen vornehmen und am Schluss Klick auf "Speichern"
Mitarbeitende sortieren und einordnen
Mitarbeitende und Trenner können einfach per Drag-and-Drop in der Liste verschoben werden.
Hierfür "packen" Sie das Element mit der Maus an der Stelle des Doppelpfeiles, verschieben es mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle und lassen es los.
"Intelligente Filter" nutzen um Gruppen anzuzeigen
Jeder neu erstellte Trenner generiert automatisch einen neuen "intelligenten Filter" im Mitarbeiter-Filter- Menu in der oberen Sektion:
Beim Anwählen eines solchen Filters werden alle Mitarbeitende, welche zwischen dem angewählten Trenner und dem nächsten Trenner zu liegen kommen, angezeigt und alle anderen ausgeblendet:
Dieser Filter kann auf allen Planik-Seiten angewendet werden.