TABLE DES MATIÈRES



Cette page présente la gestion quotidienne de la saisie du temps dans Planik, du point de vue des personnes en charge de la planification.


Tu y trouveras notamment comment :

  • consulter l’état des saisies de temps de ton équipe ;
  • identifier les saisies nécessitant une action ;
  • filtrer et contrôler les temps rapportés ;
  • consulter le détail d’un membre de l’équipe ;
  • corriger, réinitialiser et valider les temps de travail.



La saisie du temps peut provenir de l’application Planik ou d’un terminal, selon la configuration définie pour ton équipe.

Pour modifier les règles de saisie du temps, les tolérances ou les services disponibles, consulte le tutoriel :


Configuration de la gestion du temps


Pour comprendre les différents avertissements et informations affichés dans la colonne Messages, consulte :
Catalogue des messages de la saisie du temps 


1. Accéder à la saisie du temps 

Tu peux accéder à la saisie du temps de deux manières.


1.1 Depuis le tableau de bord

Depuis le tableau de bord, clique sur la tuile Saisie du temps.



Informations affichées dans la tuile :
La tuile affiche le temps d’écart total de l’équipe pour le mois en cours (1).
Elle indique également si des saisies de temps sont encore ouvertes et doivent être contrôlées puis validées par les responsables de planification (2).


1.2 Depuis les évaluations

Va dans Évaluations (A) → Saisie du temps (B).

2. Vue d’ensemble de la saisie du temps

Présentation du nouveau tableau de bord de suivi du temps :

 

  1. Lors de l’ouverture de la saisie du temps, l'affichage se fait sur le mois en cours (visible sur le tableau de bord (1)).
  2. Dans la tuile « Etat»(2), on peut voir si la saisie du temps peut être visée ou si une action est encore nécessaire.


Les statuts suivants peuvent apparaître :

(A) Services validés (bleu) – tout valider

 

(B) Action requise (rouge);



(C) Saisie de temps complète (vert) – sans autre bouton.



En cliquant sur « TOUT VALIDER...», tu ouvres le détail de la tuile. Les statuts suivants peuvent s’y trouver :


(1) Les saisies de temps contreviennent à la configuration de la gestion du temps

        → Elles doivent être adaptées manuellement avant de pouvoir être visées.
        → Voir étapes 4 et 4, ci-dessous.


(2) Les saisies de temps sont en attente de rapport

        → Elles sont encore en suspens; en règle générale, cela concerne la journée en cours, qui n'a pas encore été entièrement             rapportée ou saisie, ainsi que les deux jours précédents.


(3) Les saisies de temps ont déjà été validées

        → Cela signifie que le temps de travail a été visé et apparaît sur le tableau de bord avec une double coche.


(4) Les saisies du temps sont prêtes à être approuvées

        → Elles ne contreviennent pas à la configuration de la gestion du temps.

        → Elles peuvent être visées en un seul clic.


Bouton « Valider tous les temps saisis »
→ Toutes les saisies du temps (mois entier, jusqu'à trois jours en arrière, afin de laisser le temps aux collaborateurs de déclarer leurs temps), à l’exception de celles avec le statut Action requise (orange, (1)), sont visées en un seul clic.

ATTENTION : après avoir cliqué sur le bouton « Valider les saisies de temps », les saisies validées ne peuvent être réinitialisées qu'une par une et manuellement.


Bouton « Annuler »
→ La fenêtre se ferme, le statut reste inchangé, aucune saisie n’est validée.



Ce qui apparaît sous Action requise ou Information est défini au préalable individuellement avec le client
→ voir aussi le chapitre 5.2 Valeurs de tolérance, dans le chapitre sur la configuration de la gestion du temps, ci-dessous.


(4)  Afin de contrôler le temps de travail saisi (par exemple en cas de action requise) pour le modifier ou le viser, les collaborateurs peuvent être recherchés via le filtre de recherche (à gauche),

(5)  ou via la fonction de filtre à droite sous Action requise, puis traités.

La fonction de filtre est disponible pour tous les messages et permet ainsi de retrouver plus facilement les différentes saisies de temps.


(6)  Dans la colonne « Messages », l’indication basée sur la configuration de la saisie du temps est visible en un coup d’œil.
Tu trouveras de plus amples informations à ce sujet dans le chapitre: Catalogue des messages de la saisie du temps.

3. Vue de la saisie du temps par collaborateur·rice

En cliquant sur le nom du collaborateur.rice, dans la partie Temps de travail enregistré, la fenêtre de saisie du temps s’ouvre.

On y voit le temps rapporté par le/la collaborateur·rice.

Dans le cas où la saisie a été faite via l’application, une indication apparaît à côté du nom (1).


Dans cette vue d’ensemble ci-dessous, la personne en charge de la planification, respectivement le/la RH, a la possibilité de décider si le temps de travail doit être approuvé ou ajusté. 

Explication des colonnes

(2)  « PLANIFIÉ» = temps de travail prévu par le planificateur

(3) « SAISI» = saisie du temps via terminal (uniquement pour les utilisateurs de terminaux)


Tout ce qui a été rapporté via le terminal et qui apparaît dans la colonne 3 « SAISI » est également repris dans la colonne 4 « RAPPORT ».


(4)  « RAPPORT» = saisie du temps via l’application (uniquement pour les utilisateurs de l’app)

(5)  « EFFECTIF» = temps de travail complété automatiquement grâce aux trois colonnes précédentes, ou ajusté par le planificateur.


L'ordre de priorité entre les différentes méthodes de saisie de temps est la suivante:
Effectif = Planifié < Saisi < Rapport < correction du planificateur


(6)  Note concernant les corrections faites par les planificateurs :
Pour une meilleure traçabilité, nous recommandons d’ajouter une note lors d’une correction. Les collaborateurs pourront en effet voir cette note et mieux comprendre un refus ou une correction.


Les collaborateurs pourront voir la note du planificateur, directement depuis l'application.


Si le temps n’est pas approuvé, la personne en charge de la planification doit adapter la saisie du temps dans la colonne «EFFECTIF » (5) ou, le cas échéant, la RÉINITIALISER (7). La réinitialisation supprimera les entrées faites via l'application et fera apparaitre tous les évènements créés via le terminal.


À noter : les corrections du temps de travail peuvent être saisies soit

  • uniquement sous forme de nombre (sans « : »),

  • soit avec « : ».
    Merci de ne pas utiliser de point (« . ») ou autre signe.

En cliquant sur VALIDER ET SAUVEGARDER (8), le temps de travail rapporté, saisi ou ajusté est visé.


À partir de ce moment, la saisie du temps de travail est verrouillée pour les collaborateurs. Aucune modification ne peut plus être effectuée de leur côté.

Si des collaborateurs souhaitent une modification ultérieure, celle-ci doit être effectuée par la personne en charge de la planification.

Pour les planificateurs, la règle suivante s’applique :
À partir de ce moment, les services planifiés sur le plan, ne peuvent plus être modifiés non plus.

Pour effectuer des modifications, le temps de travail visé doit d’abord être réinitialisé (voir point (7)).