Transformation des "collaborateurs fictifs" en séparateurs : contrôle et traitement manuel ultérieur
De nombreux clients utilisaient jusqu'à présent des "collaborateurs fictifs" pour séparer visuellement les collaborateurs dans la vue de planification. En outre, une entrée de calendrier spéciale a été inscrite pour ce collaborateur fictif afin d'obtenir une séparation optique bien visible dans la vue de planification :
Dans le cadre de l'activation du nouvel élément de séparation, nous avons transformé, dans la mesure du possible, les collaborateurs fictifs en éléments de séparation. Pour ce faire, le collaborateur fictif a été supprimé et un nouvel élément séparateur a été créé au même endroit, avec le même nom et la même couleur :
Dans certains cas, cette transformation n'a pas été effectuée automatiquement. La section suivante décrit les cas dans lesquels la conversion automatique n'a pas eu lieu et les conditions dans lesquelles vous pouvez le convertir manuellement.
Déterminer si un employé fictif a été converti
Pour cela, allez dans Paramètres/collaborateurs et sélectionnez le collaborateur fictif/séparateur:
| Employé fictif non converti : |  |
| séparateur, converti : |  |
Cas où la conversion automatique n'a pas eu lieu :
| Situation de départ qui a empêché une transformation automatique | Une transformation manuelle est-elle possible ? |
| Des services sont attribués au collaborateur fictif. | NON si la possibilité de parquer des services sur le collaborateur fictif est toujours nécessaire. OUI si le collaborateur fictif ne doit plus être utilisé à l'avenir comme "place de parc pour services". |
| Plusieurs entrées de calendrier sont enregistrées chez le collaborateur fictif (par exemple comme information pour le planificateur) | NON si la possibilité d'obtenir des informations via l'entrée de calendrier est toujours utilisée. OUI si la possibilité d'information via les entrées de calendrier n'est plus utilisée pour le collaborateur fictif. |
| Une adresse e-mail est définie pour le collaborateur fictif | NON, dans la mesure où l'adresse e-mail est définie pour recevoir, par exemple, des e-mails de publication de plans en tant que planificateur. OUI si l'adresse e-mail a été enregistrée par erreur ou n'est plus utilisée. |
| Un matricule ou un droit aux vacances est enregistré pour le collaborateur fictif ou un modèle de service lui est attribué | OUI si ces données ont été enregistrées sans raison particulière et si le collaborateur fictif n'est pas utilisé pour autre chose que pour la séparation. |
| Le collaborateur fictif n'est actuellement plus "employé" | OUI si le séparateur est (à nouveau) nécessaire. |
Transformer manuellement le collaborateur fictif
1. allez dans Réglages/Collaborateurs
2. créez un nouveau séparateur via le symbole du triangle
3. donnez au séparateur le nom de l'employé fictif à convertir (et la couleur souhaitée), Enregistrer
4. sélectionnez le collaborateur fictif
5. passez à l'onglet "Engagement".
6. licencier le collaborateur fictif, par exemple à la fin du dernier plan de service - ainsi, il n'apparaît déjà plus dans le plan actuel, mais seulement comme séparateur.
7. signalez au support (via le bouton Support) qu'une conversion manuelle a eu lieu - nous pouvons alors encore supprimer d'éventuelles catégories spéciales de calendrier qui n'ont été utilisées que pour le collaborateur fictif...
Si vous avez des questions ou des doutes, veuillez nous contacter via le bouton de support.