INHALTSVERZEICHNIS

• Vollzeitangestellte
  • Keine Wochenendarbeit
  • Mit Wochenendarbeit
• Teilzeitangestellte
  • Wertmethode
    • Feiertage
    • Krankheit
    • Ferien
    • Abbildung in Planik
  • Zeitmethode
    • Feiertage
    • Krankheit
    • Ferien
    • Abbildung in Planik
  • Welche Methode soll ich verwenden?
• Referenzen

In diesem Artikel wird beschrieben, wie die Sollarbeitszeit in Planik berechnet wird und wie sich diese Berechnung für die Wert- und die Zeitmethode unterscheiden. Wir erläutern dies anhand verschiedener Beispiele, bei denen wir immer eine wöchentliche Sollarbeitszeit von 40 Stunden annehmen.

Vereinfacht gesagt ist der Unterschied zwischen den beiden Methoden, dass die Wertmethode die Sollarbeitszeit an jedem Tag reduziert, z.B. wird aus einem Arbeitstag zu 8 Stunden für Vollzeitangestellte ein Arbeitstag zu 6.4 Stunden bei einem 80%-Pensum. Bei der Zeitmethode reduziert das Pensum die Anzahl der Arbeitstage, die Dauer dieser Arbeitstage verändert sich jedoch nicht. Eine Person mit einem 80%-Pensum hat dann vier Arbeitstage zu je 8 Stunden. 

Dieser Unterschied wirkt sich insbesondere auf die Berechnung der Sollarbeitszeit bei Feiertagen oder Abwesenheiten/Ferien aus. Ausserdem werden die beiden Methoden in Planik anders abgebildet. 

Vollzeitangestellte

Die Berechnung der Sollarbeitszeit für Vollzeitangestellte ist einfacher nachzuvollziehen als für Teilzeitangestellte, weshalb wir mit diesem einfacheren Fall beginnen.

Keine Wochenendarbeit

Betrachten wir zuerst den einfachsten Fall: Eine Vollzeitangestellte in einem Betrieb ohne Wochenendarbeit. Die Wochenarbeitszeit von 40 Stunden wird auf die fünf Werktage verteilt, das ergibt eine Sollarbeitszeit von 8 Stunden pro Tag:

Fällt ein Feiertag auf einen Werktag, so ist die Sollarbeitszeit an diesem Feiertag null Stunden. Dadurch reduziert sich die Sollarbeitszeit in dieser Woche auf 32 Stunden:

Fällt der Feiertag hingegen auf das Wochenende, dann hat dies keinen Einfluss auf die Sollarbeitszeit:

Für Ferien können Sie in Planik eine Dienstvorlage mit der Berechnungsart “Gemäss Sollarbeitszeit” erstellen:

Diese Dienstvorlage erzeugt in unserem Beispiel werktags eine Arbeitszeit von 8 Stunden:

Am Wochenende erzeugt sie eine Arbeitszeit von null Stunden:

Mit Wochenendarbeit

Auch wenn in einem Betrieb am Wochenende gearbeitet wird, so wird die Sollarbeitszeit trotzdem nur auf Montag bis Freitag verteilt. Nehmen wir an, die Vollzeitangestellte arbeitet von Montag bis Mittwoch, hat Donnerstag und Freitag frei und arbeitet dann das gesamte Wochenende. Sie arbeitet also 5 Tage und somit 40 Stunden. Wenn man jedoch die Stunden pro Tag betrachtet, merkt man, dass sie von Montag bis Mittwoch genau nach Soll arbeitet. Am Donnerstag und Freitag macht sie pro Tag 8 Minusstunden, die sie dann durch die Arbeit am Wochenende aufholt. Obwohl sie über die Woche gesehen genau die 40 Stunden arbeitet, ist das Saldo zwischenzeitlich im Minus. Würde der Dienstplan genau am Freitag enden, dann hätte diese Person ein Saldo von -16 Stunden. Im nächsten Plan würde dieses Saldo jedoch gleich wieder aufgeholt.

Teilzeitangestellte

Bei Teilzeitangestellten reduziert sich die Wochenarbeitszeit gemäss ihrem Pensum. Gehen wir weiterhin von einer wöchentlichen Arbeitszeit von 40 Stunden aus, dann ist die wöchentliche Sollarbeitszeit für eine Person mit einem 80%-Pensum 32 Stunden, für eine Person mit einem 60%-Pensum ist sie 24 Stunden etc.

Die Frage, die sich nun stellt, ist, wie sich diese Stunden auf die Tage aufteilen. Hier gibt es zwei Philosophien: Die Wertmethode und die Zeitmethode. 

Wertmethode

In der Wertmethode wird die Sollarbeitszeit weiterhin auf die fünf Werktage verteilt. Das heisst, für eine Person mit einem 80%-Pensum liegt die Sollarbeitszeit werktags bei 6.4 Stunden, was für eine ganze Woche 5⋅6.4 = 32 Stunden ergibt:

In den meisten Fällen arbeiten Teilzeitangestellte jedoch nicht täglich nach ihrer Sollarbeitszeit, sondern sie arbeiten die vollen Schichten, in unserem Beispiel 8 Stunden, jedoch weniger häufig. In unserem Beispiel würde das für die Mitarbeiterin bedeuten, dass sie an vier Tagen pro Woche arbeitet. Häufig haben Teilzeitangestellte auch einen fixen freien Tag. Betrachten wir, was mit ihrem Stundensaldo passiert:

• Sie arbeitet am Montag. Die Sollarbeitszeit ist 6.4 Stunden. Da sie jedoch einen ganzen Dienst arbeitet, arbeitet sie 8 Stunden. Somit macht sie an diesem Tag 1.6 Überstunden.

• Sie arbeitet auch am Dienstag. Analog zum Montag macht sie an diesem Tag 1.6 Überstunden, womit ihr Stundensaldo nun 2⋅1.6 = 3.2 Stunden im Plus liegt.

• Am Mittwoch hat sie frei. Jedoch ist auch am Mittwoch die Sollarbeitszeit 6.4 Stunden. Somit macht sie am Mittwoch 6.4 Minusstunden. Das Stundensaldo liegt nun bei 3.2−6.4 = −3.2 Stunden.

• Sie arbeitet am Donnerstag und Freitag. Analog zum Montag und Dienstag macht sie pro Tag 1.6 Überstunden und somit liegt ihr Stundensaldo nun bei −3.2+2⋅1.6 = 0 Stunden.

Wir fassen zusammen: Obwohl die Person zwischenzeitlich ein positives und dann wieder ein negatives Saldo hatte, ist das Stundensaldo am Ende der Woche wieder bei null. Das heisst, sie hat genau nach ihrem Soll gearbeitet. Wenn jedoch der Dienstplan mitten in der Woche endet, dann wird in Planik ein positives oder negatives Stundensaldo angezeigt. Dieses wird aber im nächsten Plan wieder ausgeglichen.

Wichtig ist anzumerken, dass die Wertmethode auch für Teilzeitangestellte ohne fixe freie Tage funktioniert.

Feiertage

Wie werden Feiertage in der Wertmethode berücksichtigt? Genau gleich wie für Vollzeitangestellte: Die wöchentliche Sollarbeitszeit wird um die Sollarbeitszeit am Feiertag reduziert. Fällt beispielsweise der Feiertag auf den Dienstag, ist die Sollarbeitszeit für die 80%-Angestellte in dieser Woche nur 25.6 Stunden:

Was passiert mit einer Angestellten, die am Mittwoch ihren fixen freien Tag hat und, aufgrund des Feiertags, auch am Dienstag nicht arbeitet? In dieser Woche arbeitet sie an drei Tagen: Montag, Donnerstag und Freitag. Somit arbeitet sie 24 Stunden. Die Sollarbeitszeit liegt jedoch bei 25.6 Stunden. Deshalb liegt ihr Stundensaldo nach dieser Woche bei −1.6 Stunden:

Was passiert mit dem Stundensaldo wenn der Feiertag auf den Mittwoch, d.h. auf den fixen freien Tag der Mitarbeiterin, fällt? Sie arbeitet am Montag, Dienstag, Donnerstag und Freitag, also 32 Stunden. Die Sollarbeitszeit in dieser Woche ist jedoch nur 25.6 Stunden. Somit macht sie in dieser Woche 6.4 Überstunden:

Falls die Feiertage gleichmässig auf alle Wochentage verteilt wären, würde sich das Stundensaldo über viele Feiertage hinweg ausgleichen. Jedoch führen Tage wie Karfreitag, Ostermontag und Pfingstmontag dazu, dass es montags und freitags verhältnismässig mehr Feiertage gibt als an anderen Wochentagen. Dadurch gleicht sich das Stundensaldo nicht komplett aus. Der Vorteil der Wertmethode ist jedoch, dass alle Teilzeitangestellten mit dem gleichen Pensum die gleiche Sollarbeitszeit haben, unabhängig wann ihr fixer freier Tag ist. Weiter unten werden wir dies anhand eines Beispiels genauer betrachten und sehen, dass dies bei der Zeitmethode nicht der Fall ist.

Krankheit

Ist die Teilzeitangestellte krank und ihr wird die geplante Arbeitszeit gutgeschrieben, ist unsere Empfehlung, dass Sie den ursprünglich geplanten Dienst löschen (damit etwaige Zulagen nicht berechnet werden) und stattdessen an diesem Tag eine Abwesenheit mit der Berechnungsart “Fix” hinzufügen. Durch Doppelklick auf die neu erfasste Abwesenheit in der Planungssicht können Sie dann die geplante Arbeitszeit, die der Mitarbeiterin gutgeschrieben wird, eintragen.

Falls der Mitarbeiterin bei Krankheit die Sollarbeitszeit gutgeschrieben werden soll (z.B. bei längerfristiger Krankheit), dann kann dies durch eine Abwesenheit mit der Berechnungsart “Gemäss Sollarbeitszeit” abgebildet werden. Wenn diese Abwesenheit wochenweise vergeben wird, muss nichts spezielles beachtet werden, es wird dann pro Woche die wöchentliche Sollarbeitszeit gutgeschrieben. Wenn eine solche Abwesenheit jedoch nur für einzelne Tage zugewiesen wird, ist der Fall äquivalent zum Bezug eines einzelnen Ferientags, der im nachfolgenden Abschnitt illustriert wird.

Ferien

Eine Vollzeitangestellte hat einen Ferienanspruch von 25 Tagen zu je 8 Stunden. Das entspricht insgesamt 200 Stunden Ferien. In der Wertmethode hat eine Teilzeitangestellte ebenfalls einen Ferienanspruch von 25 Tagen, jedoch zu einer reduzierten Stundenanzahl. Eine 80%-Angestellte hat beispielsweise 25 Tage zu je 6.4 Stunden Ferienanspruch. Das entspricht 160 Stunden Ferien, was 80% des Ferienanspruchs einer Vollzeitangestellten sind.

Diese Ferien werden in Planik an jedem Tag hinterlegt, d.h. auch am fixen freien Tag. Wenn die Teilzeitangestellte eine ganze Woche am Stück Ferien bezieht, gibt es keine Komplikationen: Die Sollarbeitszeit beträgt 32 Stunden, die Ferien generieren eine Arbeitszeit von 5⋅6.4 = 32 Stunden, somit liegt das Stundensaldo bei null Stunden.

Etwas komplizierter wird es, wenn die Teilzeitangestellte nur einen einzelnen Ferientag bezieht. Nehmen wir an, die Angestellte möchte am Dienstag einen Ferientag beziehen und am Mittwoch ist ihr fixer freier Tag. Sie arbeitet somit 24 Stunden in dieser Woche. Wie oben beschrieben, hat die Teilzeitangestellte einen Anspruch auf 25 Ferientage zu je 6.4 Stunden. Das heisst bei einem einzelnen Ferientag werden ihr nur 6.4 Stunden gutgeschrieben, womit die Arbeitszeit in dieser Woche bei 24+6.4=30.4 Stunden liegt. Ihr Stundensaldo ist somit bei 30.4−32=−1.6 Stunden:

Wechsel des Pensums

Was passiert, wenn eine Person nicht alle Ferien bezieht und dann ihr Pensum wechselt? Nehmen wir an, eine Person wird am 1. Januar zu 100% angestellt. Ihr Ferienguthaben für das Jahr entspricht somit 25 Tagen zu je 8 Stunden. Die Mitarbeiterin bezieht jedoch keine Ferien und wechselt am 1.7. zu einem Pensum von 60%, d.h. sie arbeitet 6 Monate lang Vollzeit und 6 Monate lang Teilzeit. Was ist nun ihr Ferienanspruch? Betrachten wir die Situation tabellarisch: 

Somit beträgt der Ferienanspruch für die Mitarbeiterin für das Jahr total 160 Stunden, aufgeteilt in 12.5 Tage zu je 8 Stunden und 12.5 Tage zu je 4.8 Stunden. Da jedoch bei einem Pensum von 60% ein Ferientag 4.8 Stunden dauert, werden diese 160 Stunden auf Tage mit genau so vielen Stunden aufgeteilt. Somit beträgt der Ferienanspruch der Mitarbeiterin nach dem Wechsel des Pensums 160/4.8 = 33.33 Tage:

Auf den ersten Blick mag dies verwirren: Hatte doch die Mitarbeiterin in Vollzeitanstellung zuerst nur 25 Ferientage. Durch die Reduktion des Pensums hat die Mitarbeiterin scheinbar mehr Ferientage erhalten. Das ist jedoch kein Widerspruch, denn beim Ferienguthaben ist es wichtig, das Ferienbudget als eine Gesamtsumme von Stunden zu betrachten. Auf wie viele Tage sich diese Stunden aufteilen hängt vom Pensum ab.

Abbildung in Planik

In Planik wird standardmässig die Wertmethode abgebildet. Deshalb kann diese Methode sehr unkompliziert umgesetzt werden. Wenn Sie diese Methode wählen, benötigen Sie keine speziellen Arbeitsverträge in Planik und Sie können Mitarbeitende mit beliebigen Pensen erfassen. Ferien und ggf. Krankheits-Dienstvorlagen erfassen Sie mit der Berechnungsart “Gemäss Sollarbeitszeit”.

Zeitmethode

Bei der Zeitmethode werden fixe Arbeitstage definiert und die gesamte Sollarbeitszeit wird auf diese Tage verteilt. In unserem Beispiel mit der 80%-Mitarbeiterin sieht das so aus:

Wir werden im Folgenden auch noch ein zweites Beispiel betrachten: Eine Mitarbeiterin mit einem 50%-Pensum, die am Montag, Dienstag und Mittwochmorgen arbeitet:

Der wichtige Unterschied dieser beiden Beispiele liegt darin, dass die Person im ersten Beispiel immer ganze Tage arbeitet oder abwesend ist. Im zweiten Beispiel arbeitet die Mitarbeiterin am Mittwoch nur einen halben Tag.

Feiertage

Wenn ein Feiertag auf einen ganzen Arbeitstag fällt, z.B. auf den Dienstag, dann reduziert sich die Sollarbeitszeit der Teilzeitangestellten in dieser Woche um 8 Stunden. Für die Mitarbeiterin mit dem 80%-Pensum liegt die Sollarbeitszeit nun bei 24 Stunden. Wenn sie am Montag, Donnerstag und Freitag arbeitet, arbeitet sie 24 Stunden, somit ist ihr Stundensaldo null:

Für die Mitarbeiterin mit dem 50%-Pensum liegt die Sollarbeitszeit in dieser Woche bei 12 Stunden. Wenn sie wie gewohnt am Montag und Mittwochmorgen arbeitet, arbeitet sie genau nach Soll und ihr Stundensaldo liegt auch bei null:

Betrachten wir nun den Fall, an dem der Feiertag auf den Mittwoch fällt. Beim 80% Beispiel ist der Mittwoch der fixe freie Tag und die Sollarbeitszeit reduziert sich nicht. Für die Mitarbeiterin mit dem 50%-Pensum reduziert sich die Sollarbeitszeit in dieser Woche um 4 Stunden auf 16 Stunden. In beiden Fällen wird die Sollarbeitszeit erreicht, wenn sie die restlichen Tage wie gewohnt arbeiten.

Verteilung über ein Jahr gesehen

Wie schon erwähnt, gibt es montags und freitags verhältnismässig mehr Feiertage als an anderen Wochentagen. Betrachtet man die Sollarbeitszeit für ein ganzes Jahr, führt dies in der Zeitmethode dazu, dass Teilzeitangestellte mit dem gleichen Pensum je nachdem, welches ihr fixer freier Tag ist, eine andere jährliche Sollarbeitszeit haben. Wir illustrieren dies im Folgenden anhand des Jahres 2026 als Beispiel. Im Jahr 2026 sind die Wochentage wie folgt verteilt:

Betrachten wir nun zwei Personen mit je einem 80%-Pensum, jedoch hat eine Person am Montag frei und die andere Person am Mittwoch. In der Wertmethode hat jeder Werktag, ausser die Feiertage, eine Sollarbeitszeit von 6.4 Stunden. Das Jahr 2026 hat 261 Werktage, davon sind 7 Feiertage, somit ist die Jahres-Sollarbeitszeit für beide Personen gleich (261−7)⋅6.4 = 1625.6 Stunden. 

In der Zeitmethode hat jeder Werktag, ausser die Feiertage und die fixen freien Tage, eine Sollarbeitszeit von 8 Stunden. Für die Person, die am Montag frei hat, ergibt das für das Jahr 2026 eine Sollarbeitszeit von 1632 Stunden, berechnet wie folgt:

Vergleichen wir das mit der Person, die am Mittwoch frei hat. Sie hat im Jahr 2026 eine Sollarbeitszeit von 1616 Stunden, die sich wie folgt berechnet:

Das zeigt, dass die jährliche Sollarbeitszeit in der Zeitmethode davon abhängt, wann der freie Tag ist. 

Arbeiten beide Personen an allen Werktagen ausser an Feiertagen und ihren fixen freien Tagen, so sind die 1632 Stunden und 1616 Stunden auch gleich die tatsächlichen Arbeitszeiten beider Teilzeitangestellten. In der Zeitmethode haben somit beide Mitarbeitenden am Ende des Jahres ein Stundensaldo von null. In der Wertmethode hat die Person, die am Montag frei hat ein Stundensaldo von 1632−1625.6=6.4 Stunden und die Person, die mittwochs frei hat ein Stundensaldo von 1616−1625.6=−9.6 Stunden.

Krankheit

Abwesenheiten aufgrund von Krankheit werden in der Zeitmethode genau gleich gehandhabt wie in der Wertmethode.

Ferien

In der Zeitmethode werden Ferien nur an den eigentlichen Arbeitstagen bezogen und diese generieren dann pro Tag 8 Stunden Arbeitszeit. An den fixen freien Tagen werden keine Ferien bezogen. Dementsprechend haben Teilzeitangestellte eine reduzierte Anzahl Ferientage zu Gute. Eine Vollzeitangestellte hat Anspruch auf 25 Ferientage zu je 8 Stunden, was insgesamt 200 Stunden entspricht. Eine 80%-Angestellte hat Anspruch auf 20 Ferientage zu je 8 Stunden, was 160 Stunden entspricht. Auch in der Wertmethode hatte die 80%-Angestellte Anspruch auf insgesamt 160 Ferienstunden, jedoch wurden diese auf 25 Tage verteilt. Mit der gleichen Logik hat eine Teilzeitangestellte mit einem 50%-Pensum Anspruch auf 100 Ferienstunden, was 12.5 Tagen zu je 8 Stunden entspricht.

Wechsel des Pensums

Was passiert bei einem Wechsel des Pensums in der Zeitmethode. Nehmen wir das gleiche Beispiel wie oben: Eine Mitarbeiterin arbeitet zuerst 6 Monat 100%, dann 6 Monate 60%. Ihr Ferienanspruch beträgt:

Somit beträgt der Ferienanspruch für die Mitarbeiterin total 160 Stunden, genau gleich wie in der Wertmethode. Nun sind diese Stunden jedoch aufgeteilt in Tage zu je 8 Stunden. Der Ferienanspruch total beträgt also 12.5+7.5 = 20 Tage zu je 8 Stunden.

Abbildung in Planik

Planik ist standardmässig nicht auf die Verwendung der Zeitmethode ausgerichtet. Mit bestimmten Tricks kann sie trotzdem umgesetzt werden, was jedoch aufwändig ist. Zuerst muss man für jede Kombination aus Pensum und fixen freien Tagen einen individuellen Arbeitsvertrag erstellen:

Da Sie selbstständig keine neuen Arbeitsverträge erstellen können, müssen Sie sich beim Planik-Support melden, wenn Sie einen neuen Arbeitsvertrag benötigen.

Weiter müssen Sie den Ferienanspruch jeder Teilzeitangestellten selbstständig berechnen und individuell einstellen:

Die Einstellung des Ferienanspruchs für Personen, die immer ganze Tage arbeiten oder abwesend sind, funktioniert in Planik ohne Probleme. Schwierig wird es jedoch bei Personen, die halbtags arbeiten, wie z.B. in unserem Beispiel mit einem 50%-Pensum. In Planik können Sie beim Ferienanspruch nur die Anzahl Tage einstellen, jedoch nicht die Stunden pro Ferientag. Diese werden in Planik als durchschnittliche Arbeitszeit pro Arbeitstag berechnet. Für unser Beispiel mit dem 50%-Pensum entspricht dies (8+8+4)/3 = 20/3 ≈ 6.67 Stunden pro Ferientag. Um somit auf die 100 Ferienstunden zu kommen, müssen Sie einen Ferienanspruch von 100/6.67 = 15 Tagen eingeben.

Wenn Sie den Ferienanspruch richtig berechnen, müssen Sie danach nichts mehr zusätzlich beachten und sie können die Ferien auch an den fixen freien (Halb-)Tagen eingeben: Planik berechnet die bezogenen Ferien automatisch so, dass jedem Mitarbeitenden ihre zulässigen Ferienstunden zustehen. Beispielsweise wird ein Ferientag, der am Wochenende oder an einem fixen freien Tag eingegeben wird nicht vom Ferienanspruch des Mitarbeitenden abgezogen. Wichtig bei der Erstellung von Ferien ist, dass sie diese mit der Berechnungsart “Gemäss Sollarbeitszeit” erstellen.

Auch beim Umgang mit ganzen Feiertagen muss nichts spezielles beachtet werden. Einzig halbe Feiertage müssen speziell betrachtet werden. Da der Umgang mit halben Feiertagen jedoch von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich ist, gehen wir in diesem Artikel nicht darauf ein.

Welche Methode soll ich verwenden?

Planik ist grundsätzlich für die Wertmethode ausgelegt, d.h. diese Methode ist am einfachsten umzusetzen. Sie können jedoch auch die Zeitmethode in Planik verwenden. Dazu müssen Sie jedoch pro Person individuell den Ferienanspruch berechnen und Sie benötigen viele individuelle Arbeitsverträge.

In einem ununterbrochenen Betrieb und für Teilzeitangestellte ohne einen fixen Arbeitstag macht die Wertmethode mehr Sinn. Für Teilzeitangestellte mit fixen Arbeitstagen kann keine solche allgemeine Aussage getroffen werden. Gemäss Merker (2020) gibt es weder für die Zeit- noch für die Wertmethode eine gesetzliche Grundlage. Häufige Diskussionen verursachen die Feiertage. Teilzeitangestellten wird an Feiertagen, die auf einen ihrer Arbeitstage fallen, nicht ein voller Arbeitstag, d.h. nicht 8 Stunden, gutgeschrieben. Somit ist ihr Stundensaldo danach negativ. Man könnte nun argumentieren, dass die Mitarbeitenden deshalb die durch einen Feiertag ausgefallene Arbeitszeit nachholen müssen. Das würde gegen das Schweizer Arbeitsrecht verstossen. Jedoch hat das Bundesgericht im Jahr 2014 entschieden, dass diese Praxis nicht gegen das Arbeitsgesetz verstösst, da die Feiertage, die auf einen freien Tag der Teilzeitangestellten dieses negative Stundensaldo wieder ausgleichen. Laut Merker (2020) ist dieser Beschluss jedoch nicht unumstritten. Das Fazit von Merker (2020) ist, dass beide Methoden verwendet werden können, allerdings sollten diese nicht vermischt werden. Ganz besonders sollten die Methoden nicht pro Person vermischt werden, doch auch wenn Sie innerhalb eines Teams Wert- und Zeitmethode mischen, kann dies sehr komplex werden. Im Zweifelsfall empfehlen wir Ihnen, einen Experten oder eine Expertin hinzuzuziehen, die Sie in Ihrem konkreten Fall rechtlich beraten kann.

Referenzen

Merker, Michael. Wertmethode oder Zeit-Methode – was ist richtig?” In: Öffentliches Personal Schweiz 4 (2020), S. 7-10.