Dieses Dokument beschreibt, wie Zeiterfassungsterminals mit Planik installiert und in Betrieb genommen werden. Es werden zwei Gerätefamilien unterstützt:

  • Datafox

  • Dormakaba (Besico / Besicomm Box)

Für jede Gerätefamilie sind die Informationen nach Rollen gegliedert:

  • Administration / Teamleitungen

  • IT-Abteilung

  • Elektriker:in / Installateur:in


Sehr technische Details (interne Dateien, UID-Formate der Badges usw.) sind als Technische Hinweise gekennzeichnet und können übersprungen werden, wenn sie nicht benötigt werden.


Dieses Dokument konzentriert sich auf das, was Kund:innen wissen müssen, um die Terminals mit Planik zu installieren und zu nutzen.

Inhaltsverzeichnis

1. Datafox

1.1 Informationen für Administration und Teamleitungen

1.1.1 Lieferumfang

Bei einem mit Planik verwendeten Datafox-Terminal (z. B. EVO 3.5 Universal) enthält die Lieferung in der Regel:

  • ein Datafox-Terminal (EVO 3.5 Universal oder kompatibles Modell),

  • einen Aufputz-Montagerahmen (Aufputzmontage empfohlen),

  • einen PoE-Adapter (Power over Ethernet) oder die Vorbereitung für eine Stromversorgung über einen PoE-Port des Netzwerkswitches.

Von Planik gelieferte Terminals sind:

  • bereits gemäss den Anforderungen Ihrer Organisation vorkonfiguriert,

  • für die Verbindung mit Ihrer Organisation im Planik Hub vorbereitet.


Der PoE-Adapter kann bereits am Terminal angeschlossen sein. Je nach Abschirmung des Ethernet-Kabels wird die Abschirmklemme entweder am Adapter oder an der Zugentlastung befestigt.

1.1.2 Prüfungen bei Lieferung

Nach Erhalt der Lieferung kann die Administration / Teamleitung:

  1. das Terminal auspacken,

  2. auf dem Etikett prüfen:

    • Seriennummer (SN),

    • Kommunikationsart (PoE),

    • Typ des Kartenlesers: Mifare oder LEGIC,

  3. diese Informationen intern dokumentieren,

  4. die IT bzw. den/die Elektriker:in bitten, das Terminal anzuschliessen und einzuschalten.


Nach dem Einschalten:

  • das Terminal startet,

  • oben rechts erscheint das Symbol „TCP IP“, zuerst schwach, dann innerhalb von ca. 30 Sekunden deutlich sichtbar.


Leuchtet das TCP-IP-Symbol dauerhaft, ist das Terminal mit dem Planik Hub verbunden.

Falls keine Verbindung zustande kommt, überprüfen Sie die vorherigen Schritte gemeinsam mit Ihrer IT.
Danach kontaktieren Sie bitte den Planik Support (support@planik.ch, +41 31 544 40 60).

1.1.3 Wann ist das Terminal einsatzbereit?

Ein Terminal gilt als einsatzbereit, wenn:

  1. das TCP-IP-Symbol dauerhaft leuchtet → Cloud-Verbindung OK,

  2. beim Vorhalten eines Badges:

    • entweder eine Buchung erfolgt (bekannter Badge),

    • oder eine Fehlermeldung angezeigt wird (Badge nicht zugeordnet).

Anschliessend in Planik Web:

  1. nicht zugeordnete Badges einem Mitarbeitenden zuweisen,

  2. erneuten Badge-Test durchführen,

  3. prüfen, ob die Buchung in Planik erscheint, z. B. unter:

    • Meine Teams → Einstellungen → Zeiterfassung oder

    • Auswertungen → Zeiterfassung des entsprechenden Teams.

1.1.4 Betriebsmodi der Terminals (KG, M, KGM)

Datafox-Terminals können in drei Modi betrieben werden:

  • Dual (KG)
    • Der Mitarbeitende wählt vor dem Badgen explizit Kommen oder Gehen.
    • Klare Buchungsrichtung.
  • Mono (M)
    • Einfaches Badgen ohne Auswahl.
    • Planik bestimmt automatisch Ein- oder Austritt anhand des Dienstplans.
  • Gemischt (KGM)
    • Kombination beider Modi.

Der Modus wird bei der Projektkonfiguration mit Planik festgelegt.

1.1.5 Administration auf Kundenseite

Es wird empfohlen, eine verantwortliche Person für die Terminal-Administration zu benennen, die:

  • eine Übersicht über alle Terminals hat (Standort, Name, Lesertyp),

  • einfache Funktionstests durchführen kann (TCP-IP-Symbol, Badge-Test),

  • bei Netzwerkproblemen mit der IT koordiniert,

  • die Badge-Zuordnung in Planik verwaltet oder mit HR abstimmt.

1.2 Informationen für die IT

(Verweis auf die separate technische IT-Seite)

1.2.1 Netzwerkvorbereitung – Übersicht

Ziel: Kommunikation zwischen Datafox-Terminal und Planik Hub ermöglichen.

Erforderlich:

  • Anschluss der Terminals an PoE-fähige Switchports,

  • Freigabe ausgehender Verbindungen:

  • Netzwerkparameter pro Terminal:

    • IP-Adresse (DHCP oder statisch),

    • Subnetzmaske,

    • Gateway,

    • DNS-Server.


Bei segmentierten Netzwerken empfiehlt sich ein eigenes VLAN für Zeiterfassungsterminals.

1.2.2 Netzwerk-Konfigurationsdateien (INI, DF0)

Die interne Netzwerkkonfiguration der Datafox-Terminals erfolgt mit der Software Studio V über zwei Hauptdateien:

  • INI-Datei (Netzwerk)
    • Definiert das Zielnetzwerk, in dem das Terminal beim Kunden betrieben wird:
      • Protokoll
      • verwendete Ports
      • Gateway
      • Adresse / Host des Planik Hub
  • DF0-Datei
    • Definiert terminalspezifische Eigenschaften:
      • DHCP oder statische IP
      • IP-Adresse des Terminals
      • Subnetzmaske
      • lokales Gateway



Hinweise in Studio V:
- Menü „Systemvariablen für die Gerätekonfiguration“ → INI
- Menü „LAN/WLAN-Konfiguration (*.df0)“ → DF0
- Es kann sinnvoll sein, ein Test-Subnetz zu verwenden, das dem Kundennetzwerk ähnelt, um die Konfiguration vor dem Produktivbetrieb zu prüfen.


1.2.3 Terminalprogramm & Listen (AES, TXT)

Datafox-Terminals führen ein internes Programm aus, das in einer AES-Datei definiert ist.

Die AES-Datei ist:

  • kundenspezifisch,

  • terminalspezifisch (EVO 3.5, EVO 4.3 usw.),

  • abhängig von Sprache und Badge-Typ (Mifare, LEGIC).

Zusätzlich können TXT-Listen verwendet werden, z. B. für Gehengründe.


- In Studio V können über das Menü „Kommunikation“ die Programmdatei (AES) und die zugehörigen TXT-Listen geladen werden.
- Beim Öffnen einer AES-Datei erscheinen die zugehörigen Listen unten links.
- AES-Konvertierungen zwischen EVO-Modellen (z. B. EVO 3.5 ↔ EVO 4.3) wurden von Planik vorbereitet und dürfen kundenseitig nicht ohne Abstimmung geändert werden.

1.2.4 Anzeige & Sprache (INI Display, DFL)

Anzeige (Tasten, Bildschirm)

  • Das Layout (Tasten Kommen / Gehen / Mono / Info / Manuell / ESC, Bildschirmdarstellung) wird über eine Anzeige-INI-Datei definiert und im Display Designer bearbeitet.
  • Die Standardkonfiguration von Planik verwendet 6 Haupttasten.

Systemsprache (DFL)

  • Die Sprache der Terminaloberfläche (DE / FR) wird über eine DFL-Datei festgelegt.
  • Beim Laden wird eine .bin-Datei erzeugt, die mit der Firmware-Version kompatibel sein muss.


Beispieldateien: user-deutsch.dfl, user-french.dfl
Nach einem Firmware-Update ist die Kompatibilität der verwendeten DFL-Dateien zu prüfen.

1.2.5 HTTPS-Zertifikat (CERT) und Firmware (DFZ)

HTTPS-Zertifikat (CERT)

  • Die Terminals verwenden ein Zertifikat für die HTTPS-Verbindung zu hub.planik.ch.
  • Das Zertifikat wird über Studio V auf das Terminal geladen und hat ein Ablaufdatum.
  • Es muss vor Ablauf auf allen Terminals erneuert werden.

Firmware (DFZ)

  • Die Firmware wird über eine DFZ-Datei aktualisiert.
  • Für jede Terminalgeneration existiert eine definierte Basisversion (Baseline).


- Ein Terminal darf nur gültige Zertifikate enthalten.
- Nach einem Firmware-Update immer prüfen:
    - Sprache (DFL)
    - HTTPS-Kommunikation mit Planik Hub (Port 443, Zertifikat)


1.3 Informationen für Elektriker:innen / Installateur:innen

1.3.1 Erwartete Arbeiten

  • Verlegen des Ethernet-Kabels zwischen Technikraum (PoE-Switch) und Terminal

  • Durchführung der notwendigen Bohrungen

  • Montage des Terminals an der Wand, in der Regel Aufputzmontage mit dem gelieferten Rahmen

(Montagepläne als PDF im Anhang)

Eine Unterputzmontage des EVO 3.5 Universal wird in der Regel nicht empfohlen wegen:
- der Steifigkeit des PoE-Kabels,
- des begrenzten Platzes in Unterputzdosen.


1.3.2 Bohrschablonen und Montagerahmen

  • Für die Aufputzmontage wird ein spezieller Rahmen inkl. Montageanleitung geliefert.

  • Für eine Unterputzmontage (falls dennoch gewählt) existiert eine separate Bohrschablone.

Die entsprechenden Dokumente befinden sich:

  • als PDF am Ende dieses Tutorials,

  • oder als Abbildungen unten.

1.3.3 Anschluss und Test

  • Ethernet-Kabel an einen PoE-Port des Switches anschliessen

  • Prüfen, ob sich das Terminal einschaltet

  • IT informieren, damit Netzwerktests durchgeführt werden können (TCP-IP-Symbol, Badge-Test)



Wenn das Kabel Zug auf die feinen Drähte des grünen Steckers ausübt, unbedingt die Zugentlastung verwenden und die Abschirmklemme korrekt befestigen, um Schäden zu vermeiden.



2. Dormakaba (Besico / Besicomm Box)

2.1 Informationen für Administration und Teamleitungen

2.1.1 Gesamtarchitektur

Eine Dormakaba-Installation in Verbindung mit Planik besteht in der Regel aus:

  • einer Besicomm Box (Kommunikationsbox),

  • einem oder mehreren Dormakaba-Terminals,

  • einer Netzwerkverbindung zum Planik Hub.

Funktionsweise:

  • Die Box bezieht die Stammdaten (Mitarbeitende, Badges usw.) von Planik.

  • Die Terminals senden die Badge-Buchungen an die Box.

  • Die Box verarbeitet diese Buchungen und übermittelt die Ergebnisse an Planik (in Echtzeit oder paketweise).

Planik unterstützt auch gemischte Installationen (Datafox + Dormakaba) innerhalb derselben Organisation, sofern dieselbe Badgetechnologie verwendet wird.


2.1.2 Vom Kunden vorzubereitende Informationen

Vor der Inbetriebnahme müssen Administration / Teamleitung folgende Punkte klären:

Installation

  • Standorte der Terminals und der Box (Eingang, Garderoben usw.)

Netzwerkaktivierung

  • Netzwerkinformationen (Gateway, DNS, DHCP oder statische IP, Ports)

Terminalnamen

  • Gewünschte Namen, wie sie in Planik angezeigt werden sollen

Badges

  • Typ (Mifare, LEGIC usw.)

  • Nummernbereich

  • Regeln zur Zuweisung an Mitarbeitende

Technische Ansprechperson

  • Verantwortliche Person für Terminalfragen auf Kundenseite

Diese Informationen werden in einem Kundenkonfigurationsformular gesammelt, das für die Vorbereitung der Box und der Terminals verwendet wird.

Das Formular (Excel-Format) wird von Planik bereitgestellt.
Der Kunde füllt darin alle Felder der Spalte „Wert bei Lieferung“, die aktuell mit „???“ markiert sind, aus und sendet die Datei an die zuständige Kontaktperson bei Planik zurück.


2.1.3 Betriebsmodi

Wie bei Datafox können Dormakaba-Terminals in folgenden Modi betrieben werden:

  • Dual (KG) – explizite Auswahl Kommen / Gehen

  • Mono (M) – einfaches Badgen, automatische Interpretation über Planik / Box

  • Gemischt (KGM) – Kombination beider Modi

Der Betriebsmodus wird gemeinsam mit Planik bei der Projektkonfiguration festgelegt.

2.2 Informationen für die IT

2.2.1 Netzwerkvorbereitung

Die IT stellt die Konnektivität sicher:

  • der Besicomm Box zum internen Netzwerk und ins Internet,

  • der Dormakaba-Terminals zum Netzwerk (häufig über PoE).

Folgende ausgehende Verbindungen müssen erlaubt sein:

Zum Planik Hub

Für Remote-Wartung der Box

  • SSH: Port 18722

  • NTP: Port 123 (Zeitsynchronisation)

Interne Kommunikation Box ↔ Terminals

  • Port 30465 im internen Netzwerk

Netzwerkparameter

  • Gateway, DNS, Subnetzmaske

  • DHCP oder statische IP für Box und Terminals

  • Optional: dediziertes VLAN

2.2.2 Konfigurationsprozess

Die vom Kunden im Formular bereitgestellten Informationen werden verwendet, um:

  • die Box zu konfigurieren (IP, Ports, Kommunikation mit Planik Hub),

  • die Terminals zu konfigurieren (Badge-Typ, Betriebsmodus usw.).

Die Box und die Terminals werden vorkonfiguriert ausgeliefert und sind für die Verbindung mit der Planik-Organisation des Kunden vorbereitet.

Nach Installation und Einschalten:

  • Die IT prüft, ob die Box eine IP-Adresse erhält und hub.planik.ch erreicht.

  • Die IT prüft, ob die Terminals mit Strom versorgt sind und mit der Box kommunizieren.

  • Planik validiert anschliessend, dass ein Test-Badge eine korrekte Zeitbuchung erzeugt.

2.2.3 Badges und Kodierung – Übersicht

Die Badges können verschiedenen Standards entsprechen (z. B. Mifare DESFire, LEGIC):

  • Jeder Badge besitzt eine eindeutige Nummer.

  • Für die Nutzung in Planik wird diese Nummer meist auf 4 oder 6 signifikante Stellen reduziert.

  • Die genaue Struktur (Offset, Länge, BCD-/HEX-Format) wird im Konfigurationsformular definiert.


Interne Details zu UID-Formaten (Mifare DESFire EV1/EV2/EV3, LEGIC prime / advant, mobile Badges usw.) werden durch Planik und/oder den Anbieter verwaltet.
Bei Bedarf ist die technische Dokumentation heranzuziehen.

2.3 Informationen für Elektriker:innen / Installateur:innen

2.3.1 Erwartete Arbeiten

  • Verlegen der Ethernet-Kabel:

    • zwischen Switch / Router und Besicomm Box,

    • zwischen PoE-Switch und Dormakaba-Terminals

  • Bereitstellung eines geeigneten Standorts für die Box (Technikraum, Rack usw.)

  • Montage der Terminals an den vorgesehenen Stellen (Schleusen, Haupteingang, Garderoben …)

2.3.2 PoE und Basistests

  • Geeignete PoE-Ports für die Terminals verwenden (falls PoE-Versorgung)

  • Kabel beschriften, um die Arbeit der IT zu erleichtern

Nach der Installation prüfen:

  • Box ist mit Strom versorgt,

  • Terminals schalten sich ein.

Anschliessend kann die IT die Kommunikations- und Badge-Tests abschliessen.

Anhang – Kurzübersicht nach Rolle (Datafox & Dormakaba)

A. Administration / Teamleitungen

Für Datafox & Dormakaba – To-do:

Bei Lieferung

  • Inhalt prüfen: Terminal(s), Montagerahmen, PoE-Adapter, Box (Dormakaba)

  • Seriennummern (SN) und Lesertyp (Mifare / LEGIC) dokumentieren

Vor der Installation

  • Festlegen, wo die Terminals installiert werden (Eingänge, Garderoben usw.)

  • Festlegen der Terminalnamen in Planik
    (z. B. „Haupteingang“, „Garderobe 1. Stock“)

Badges

  • Festlegen, wer einen Badge erhält

  • Sicherstellen, dass Badges den Mitarbeitenden in Planik zugewiesen sind

  • Nach der Installation einige Badges testen

Validierung

  • Prüfen, ob die Netzwerk-Symbole (TCP IP) auf den Terminals leuchten

  • Prüfen, ob die Zeitbuchungen in Planik erscheinen
    (Auswertungen → Zeiterfassung)

B. IT-Abteilung

Datafox

Netzwerk

  • Terminals an PoE-Ports anschliessen

  • Ausgehende Verbindungen erlauben:

  • IP/DHCP, Gateway, DNS und Subnetzmaske konfigurieren

Tests

  • Prüfen, ob das Terminal startet

  • Prüfen, ob das TCP-IP-Symbol dauerhaft leuchtet

  • Bei Bedarf Ping- und DNS-Tests durchführen

Dormakaba

Netzwerk Box + Terminals

  • Box: Zugriff auf https://hub.planik.ch (Port 443)

  • Ports freigeben:

    • 18722 (SSH)

    • 123 (NTP)

    • 30465 (Box ↔ Terminals)

  • IP/DHCP, Gateway, DNS und Subnetzmaske konfigurieren

Tests

  • Prüfen, ob die Box eine IP erhält und Internetzugang hat

  • Prüfen, ob die Terminals eingeschaltet sind und mit der Box kommunizieren

  • Mit Planik validieren, dass ein Test-Badge eine Zeitbuchung erzeugt

C. Elektriker:in / Installateur:in

Gemeinsame Punkte (Datafox & Dormakaba)

Verkabelung

  • Ethernet-Kabel zu jedem Terminal verlegen

  • PoE-Ports zur Stromversorgung der Terminals nutzen

  • Dediziertes Netzwerkkabel für die Dormakaba-Box vorsehen

Montage

  • Datafox: Aufputzmontage mit dem gelieferten Rahmen bevorzugen

  • Dormakaba: Terminals an den vorgesehenen Standorten montieren,
    Box im Technikraum installieren

Grundprüfung

  • Prüfen, ob jedes Terminal nach dem Anschluss startet

  • IT informieren, sobald die physische Installation abgeschlossen ist,
    damit die Konfiguration und Tests abgeschlossen werden können