Unsere Regelspezialistin hat zusammen mit Ihnen Ihre Anforderungen besprochen, die entsprechenden Regeln umgesetzt. Ab sofort können Sie Planik Smart nutzen und automatisch ihre Dienstpläne erstellen lassen. Gratulation!
Damit Ihnen Planik Smart auch bei Veränderungen im Team weiterhin gute Dienste leistet und die berechneten Pläne Ihren Bedürfnissen entsprechen, gilt es einige Punkte zu beachten.
Wenn Sie in Ihrem Team z.B. neue Teammitglieder, Dienste oder Regelungen aufnehmen, müssen die Einstellungen angepasst werden. Wir erläutern Ihnen in diesem Artikel, wie Sie die automatische Planung selbstständig an diese veränderten Gegebenheiten anpassen und für welche Veränderungen es zwingend die Hilfe vom Planik-Team erfordert.
Regeln und Dienstvorlagen
Unter Einstellungen > Regeln > Tab ‘Konfiguration’ sehen Sie sämtliche Regeln, die für Ihre automatische Planung eingerichtet wurden. Unter dem Tab ‘Priorisierung’ sehen Sie die Regeln und die Dienstvorlagen nach Priorität sortiert.
Der Wert 1 bedeutet, dass diese Regel oberste Priorität hat, der Wert 100 bedeutet tiefste Priorität. Jene Regeln, die höher priorisiert sind als die Dienstvorlagen, werden der Dienstzuweisung bzw. Verstössen niedriger priorisierter Regeln gegenüber bevorzugt. Das heisst, um Verstösse gegen eine höher priorisierte Regel zu vermeiden, werden Dienste im Bedarf liegen gelassen oder Verstösse gegen tiefer priorisierte Regeln zugelassen.
Planqualität
Studieren Sie nach der Berechnung der Dienstpläne unter Planung > Dienstpläne > Planqualität > Planqualität anzeigen die Verstösse zu den Regeln. Hier sehen Sie, wann die Regeln nicht eingehalten werden konnten. Die Regeln in dieser Liste sind nach den Prioritäten sortiert. Sie können die Planqualität auch dafür benutzen, um zu sehen, welche (zusätzlichen) Regelverstösse eine manuelle Umplanung zur Folge hatte.
Sie können Regeln aktivieren und deaktivieren, Mitarbeitende und Dienstvorlagen zu Regeln hinzufügen oder entfernen und die Prioritäten der Regeln anpassen. Die Reihenfolge der Prioritäten hat einen grossen Einfluss auf das Ergebnis der automatischen Berechnung. Deshalb sollten Änderungen insbesondere an der Priorisierung am besten immer in Rücksprache mit uns erfolgen. Nach dem Projektabschluss speichern wir die Priorisierungen der Dienstvorlagen und Regeln ab, um diese ggf. wiederherstellen zu können.
Wenn Sie selbst neue Regeln erstellen oder bestehende löschen möchten, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. In einer kurzen Schulung erklären wir Ihnen gern das beste Vorgehen und schalten Ihnen anschliessend das Recht dafür frei.
Wochenvorlagen
Auch eine Veränderung in den Wochenvorlagen kann dazu führen, dass die Berechnung nicht mehr wie gewünscht funktioniert. So bleiben z.B. Dienste im Bedarf liegen, wenn die Anzahl Dienste im Grundbedarf erhöht wird und die bestehenden personellen Ressourcen nicht mehr ausreichen, um diese abzudecken.
Mitarbeitende
Wenn neue Mitarbeitende zum Team stossen oder sich die Rolle von bestehenden Mitarbeitenden verändert, ist es nötig, dies in Planik anzupassen. Bei der Erstellung der Stammdaten für einen neuen Mitarbeitenden können die Einstellungen (Dienstvorlagen, Regeln, Schlagworte) von einem bestehenden Mitarbeitenden übernommen werden.
Dies ist der einfachste Weg, um die automatische Planung für neue Mitarbeitende einzurichten, falls diese dieselben Aufgaben/Rollen wie bestehende Mitarbeitende übernehmen. Wenn sich die Rolle eines bestehenden Mitarbeitenden verändert, müssen zugewiesene Regeln, Dienstvorlagen und Schlagworte manuell angepasst werden.
Üblicherweise gelten die meisten Regeln für das gesamte Team. Insbesondere dann, wenn eine Regel Schlagworte berücksichtigt: In diesem Fall muss die Regel für das gesamte Team gelten, damit diese entsprechend der Zuweisung der Schlagworte die richtigen Personen berücksichtigt.
Ausnahmen gibt es häufig bei den Regeln der Kategorie 06 (Verteilung der Dienste im Team) und 07 (Dienstpriorisierung im Team), die nur für eine Gruppe oder für einzelne Personen gelten.
Das einfachste Vorgehen bei der manuellen Anpassungen der Regelzuweisungen ist es, die gesamte Liste der Regeln durchzugehen und bei denjenigen Regeln, die nicht für alle gelten, die entsprechende Person hinzuzufügen oder zu entfernen, falls dies den neuen Gegebenheiten entspricht.
Die automatische Planung funktioniert nicht wie gewünscht? Kontaktieren Sie uns!
Die automatische Planung soll Ihnen einen echten Mehrwert bietet. Wenn Sie die Einstellungen in Planik nicht aktiv pflegen, kann es dazu führen, dass Sie irgendwann wieder zur manuellen Planung zurückkehren. Bitte kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gern weiter.