Einer der wichtigsten Funktionen des Mitarbeitenden-Portal ist das Eintragen der Wünsche der Mitarbeitenden. Dafür steht Ihnen der Kalender unter dem Menüpunkt Wünsche zur Verfügung.


INHALTSVERZEICHNIS


Ansicht

Der Kalender in Planik unterscheidet sich von einem herkömmlichen Kalender (wie z.B. Outlook) insofern, als dass hier nicht sämtliche Ereignisse einer Person angezeigt werden. Der Kalender in Planik dient vielmehr primär der Planung von speziellen Ereignissen, insbesondere Abwesenheiten. 


Deshalb zeigt der Kalender in erster Linie alle Einträge von den hinterlegten Kalenderkategorien an. Ausserdem werden Dienste des Typs Ferien und Abwesenheit angezeigt, und auch Feiertage, Team-Notizen sowie öffentliche Mitarbeiter-Notizen.


Rechts oben finden Sie die Auswahl der Ansicht. Nebst der Tages-, Wochen- und Monatssicht steht auch eine Listenansicht zur Verfügung.




Kalenderkategorien

Alle Planik-Kunden haben eine Auswahl von Kalenderkategorien, die auf die Bedürfnisse der Teams massgeschneidert werden. Die Wahl der Kalenderkategorien erfolgt im Rahmen des Onboarding-Prozesses. Es ist aber die Entscheidung der planenden Personen, welche Kategorien im Mitarbeitenden-Portal ersichtlich sind. So können Sie selbstständig Ihre Frei- oder Ferienwünsche eingeben. 


Gibt es Kategorien, die Sie in Ihrem Mitarbeitenden-Portal nicht sehen, die jedoch durch die planenden Personen eingepflegt werden, erscheinen sie auch in Ihrem Kalender.


Beispiel:

  • Sie arbeiten zu 80% und Freitag ist Ihr fixer freier Tag. Ihre planende Person hat Ihnen jeden Freitag eine Abwesenheit hinterlegt, so dass Ihre Abwesenheit ersichtlich ist. 



Neuer Kalendereintrag erfassen

Mit einem Klick in das (leere) Feld des Tages, an dem Sie einen neuen Eintrag erstellen möchten,

erscheint die Ansicht zur Erfassung eines neuen Kalendereintrags. An alle Smartphone-Nutzer*innen: Statt zu klicken, müssen Sie länger auf das Feld des Tages drücken, damit sich das Eingabefeld öffnet.

Pro-Tipp: wenn Sie mit der Maus per "Click-and-Drag" einen mehrtägigen Bereich markieren, können Sie direkt einen mehrtägigen Eintrag (z.B. Ferienwoche) erstellen.

Für einen mehrtägigen Eintrag können Sie auch mit der Maus den entsprechenden Bereich in der Monatsansicht markieren, so dass z.B. in der Monatsansicht die gewünschten Tage bereits erfasst sind.


Zuoberst in der Ansicht, unter dem Punkt Kategorie wählen Sie die Kalenderkategorie.


In den Feldern Von und Bis setzen Sie die jeweiligen Daten. Falls Ganzer Tag deaktiviert ist, kann in beiden Feldern eine Uhrzeit eingegeben werden.


Falls Sie unten das Häkchen Wiederholend setzen, erweitert sich die Ansicht. Mit der Periode definieren Sie, mit welcher Regelmässigkeit dieses Ereignis stattfindet. Zur Verfügung stehen täglich, wöchentlich, alle 2 oder 3 Wochen sowie monatlich. Zudem muss ein Endtermin für das wiederholende Ereignis definiert werden. Wiederholende Termine werden im Kalender mit zwei kreisförmigen Pfeilen dargestellt.



Bestehender Kalendereintrag editieren

Mit einem Klick auf einen Kalendereintrag kann dieser editiert werden. An alle Smartphone-Nutzer*innen: Statt zu klicken, müssen Sie länger auf das Feld des Tages drücken. Das erscheinende Eingabefeld ist identisch mit der Ansicht zur Erfassung eines neuen Kalendereintrags.


Bei wiederkehrenden Terminen ist es nicht möglich, nachträglich die Zeiten sowie die Periodizität zu verändern. Falls nötig, müssen Sie einen neuen wiederkehrenden Termin erfassen. Sie können aber das Enddatum ändern. Ausserdem können Sie einzelne Termine aus einem wiederkehrenden Termin löschen. 


Beispiel:

  • Sie haben jede Woche am Mittwoch Sporttraining und haben einen wiederholenden Freiwunsch hinterlegt. Während den Schulferien sind jedoch die Hallen geschlossen und Sie brauchen an diesen Tagen keinen Freiwunsch mehr. 



Bewilligte Abwesenheits- und Ferienwünsche

Ihre eingegebenen Wünsche werden durch die planenden Personen kontrolliert und genehmigt. Ist dies der Fall, erscheint in Ihrem Kalender ein Dienst, sofern es sich um eine Dienstvorlagen der Typen Ferien oder Abwesenheit handelt. So sehen Sie vor der Veröffentlichung eines Dienstplans, ob Ihr Wunsch genehmigt wurde oder nicht. 


Beispiel:

  • Sie haben für die Kalenderwoche 27 einen Ferienwunsch eingegeben und ihre Vorgesetzten haben den Wunsch kontrolliert und genehmigt. 




Kalender gesperrt

Die planenden Personen können Ihren Kalender jederzeit sperren. Standardmässig wird dies automatisch nach der ersten Veröffentlichung gemacht. Sie sehen den Kalender in einem grauen Hintergrund und wenn Sie einen neuen Termin erfassen möchten, erscheint ein Hinweis.


Im Hinweis wird Ihnen aufgezeigt, zwischen welchen Daten der Kalender für Ihre Eingaben gesperrt ist. 


Falls Sie trotzdem dringend einen Eintrag tägigen müssen, können Sie sich an Ihre Vorgesetzten wenden und den Kalender öffnen lassen. 




Für weitere Informationen hilft Ihnen dieses Video-Tutorial weiter.