INHALTSVERZEICHNIS


1 – Einführung

Mit der Planik Mobile App hast du deinen Dienstplan immer dabei. Die App zeigt dir deine geplanten Einsätze – Tag für Tag.

Die Dienste sind je nach Startzeit unterschiedlich eingefärbt. Falls du an einem Tag mehrere Einsätze hast, wird das durch einen roten Schatten markiert (siehe Beispiel vom 27. November).



Für einen besseren Überblick kannst du über die Einstellungen andere Kalender einbinden. 
Bereits mit deinem Handy synchronisierte Kalender werden eingeblendet. Du kannst nun auswählen, welcher angezeigt werden soll.




Termine aus dem gewählten Kalender erscheinen als kleine Punkte an den jeweiligen Tagen. 
Die Anzahl Punkte zeigt, wie viele Termine schon geplant sind – so siehst du auf einen Blick, was läuft – beruflich und privat.


Planik Mobile bietet zusätzlich Funktionen für die Module Verfügbarkeiten und Zeitmanagement. 
Die App wird kontinuierlich erweitert und optimiert – dein zentraler Einstiegspunkt für alles rund um die Dienstplanung.

2 – Erste Anmeldung

Als Erstes: App herunterladen – im Play Store für Android oder im Apple Store für iPhones. 


Öffne die App – du landest auf der Login-Seite.


Mit einem Klick auf den Button in der Mitte öffnet sich die Anmeldeseite im Browser.


Sofern du dich noch nie eingeloggt hast, melde dich mit deiner E-Mail-Adresse an (analog zum Mitarbeitendenportal) und lege dein initiales Passwort fest. 


Achtung! Falls die E-Mail-Adresse nicht angenommen wird, musst du dein Browser-Cache leeren, bevor du dich mit der hinterlegten E-Mail-Adresse erneut anmelden kannst (diese Funktion wird derzeit verbessert).

Um nur die Daten zu dieser Verbindung zu löschen, klicken Sie auf das Symbol links neben der Internetadresse.


Löschen Sie die Cookies, indem Sie auf „Cookies und Websitedaten“ klicken

und danach auf das Papierkorbsymbol.


Bestätigen Sie mit einem Klick auf „Löschen


Anschliessend können Sie die Seite neu laden, um wieder auf die Anmeldeseite zu gelangen.




Beim ersten Login ist folgende Autorisierung erforderlich:

 

Einmal autorisiert, geht's direkt zur Planik Mobile App Startseite:

2.1 Datenschutzerklärung

Mit der Anmeldung bei Planik akzeptieren Sie die Datenschutzbestimmungen.

Weitere Informationen finden Sie über den Link am unteren Rand der Anmeldeseite:


 Sie können diese auch jederzeit auf Ihrer Profilseite einsehen:



3 – Startseite im Überblick

Die Startseite zeigt dir auf einen Blick deine Dienste für den heutigen Tag (im unten aufgeführten Beispiel ist nur ein Dienst geplant).

Folgende weitere Funktionen sind auf der Startseite ersichtlich: 
1. Tutorial Planik Mobile App
2. Profil
3. Zeitmanagement
4. Persönlicher Dienstplan
5. Team-Dienstplan

3.1 – Profil

Im Profil findest du verschiedene Einstellungen.

3.1.1 – Team wechseln

Falls du in mehreren Teams arbeitest (z. B. bei verschiedenen Arbeitgebern mit derselben E-Mail-Adresse), kannst du hier deine Teams wechseln. 


In deinem Kalender sind somit auch alle Dienste aus deinen Teams ersichtlich. Mehr dazu: Teamübergreifende Planung.


3.1.2 – Sprachen

Hier kannst du die Sprache der App in Deutsch, Englisch oder Französisch anpassen:



3.1.3 – Feedback 

Sag uns deine Meinung! Ob Verbesserungsvorschläge oder Fehlermeldungen - wir freuen uns auf dein Feedback und nutzen es, um die App weiter zu verbessern. Danke für deine Mithilfe! 



3.1.4 – Schichtfarben

Hier kannst du die Schichtfarben deiner Dienste anpassen: Farben aus Planik übernehmen oder eine vereinfachte Ansicht stehen zur Auswahl. 


3.1.5 - Datenschutzerklärung

Dieser Link führt zur Seite mit der Datenschutzerklärung der Website.

 

3.1.6 – Über die App

Hier findest du die App-Version – nützlich, wenn du mal unseren Support benötigst.



3.2 – Team-Dienstplan

3.2.1 Übersicht 

Über den Klick auf Team-Dienstplan kommst du auf die Übersicht. Der aktuelle Tag ist in pink ersichtlich:


Auf der Übersicht lassen sich die Felder vertikal bewegen, um andere Kolleg:innen zu sehen, oder horizontal bewegen, um andere Tage anzuzeigen.Durch das Klicken auf die Pfeile links und rechts neben dem aktuellen Monat,  wird ein anderer Monat angezeigt:


Ausserdem wird durch das Klicken auf einen Dienst eine detaillierte Ansicht dieses Dienstes mit einer Unterteilung nach Teams in der Beschreibung angezeigt.

3.2.2 Wer arbeitet heute mit mir?

Wenn Sie im Teamplan auf ein Datum klicken, gelangen Sie zur Liste Ihrer Kolleg:innen, die an diesem Tag ebenfalls arbeiten.

Die Liste Ihrer Kolleg:innen ist nach Diensten sortiert, und Sie selbst erscheinen ebenfalls darin.

Bei mehreren Diensten werden die Namen Ihrer Kolleg:innen unter den entsprechenden Diensten wiederholt angezeigt.

Die Dienste sind nach ihrer Startzeit geordnet.


 

Diese Ansicht berücksichtigt den Filter, den Sie in Ihrem Teamplan festgelegt haben.

Wie Sie diese Seite filtern können, erfahren Sie im nächsten Kapitel.


3.2.3 Filter

Via Filter besteht die Möglichkeit, nur ausgewählte Personen aus dem Team anzuzeigen. 



3.2.4 Neue Gruppe erstellen

Zudem kann eine neue Gruppe erstellt und abgespeichert werden (z.B. eine Gruppe nur mit Arbeitskolleg*innen deiner Abteilung):


Dafür wird ein beliebiger Gruppenname vergeben und die gewünschten Mitarbeitende ausgewählt:

3.2.5 Bearbeiten oder Löschen einer Gruppe

Die Gruppe kann jederzeit angepasst (1) oder gelöscht (2) werden:

Für die Löschanfrage erscheint zur Sicherheit noch eine Bestätigungsabfrage:

3.3 – Zeiterfassung

Über den Klick auf deinen Dienst auf der Startseite 

kommst du auf die Seite Zeitmanagement

Dir wird der heutige Tag angezeigt.
Die Wochenübersicht, immer von Montag bis Sonntag, kann durch Swipen von rechts nach links (oder umgekehrt) verschoben werden, um dir weitere Daten für deine Zeiterfassung anzuzeigen.


3.3.1 Verschaffe dir einen Überblick über die Symbole in der Zeiterfassung

3.3.1.1 - Symbole in der Vergangenheit

Wir unterscheiden zwischen Symbole in der Vergangeneheit und Symbole in der Zukunft.

Bei den vergangenen Tagen wird links ein Statussymbol angezeigt, das beispielsweise angibt, ob der Dienst vom Planer bestätigt wurde oder nicht. 

Das Symbol rechts neben den vergangenen Diensten zeigt an, auf welche Weise die Dienstzeiten erfasst wurden.



"i" und Glühbirne = Keine Zeiterfassung - wenn keine Arbeitszeit erfasst wird, so wird die Arbeitszeit aus dem geplanten Dienst übernommen. 
Heisst, du hast deine Arbeitszeit weder via App rapportiert noch via Terminal mit Badge erfasst. 


Ebenfalls erkennbar am Glühbirnen-Icon. 


Glühbirne = keine Zeiterfassung via App (oder Terminal).
Beginn und/oder Ende der Arbeitszeit wurde automatisch gemäss geplanter Dienst erfasst.



Stift = Die Zeit wurde durch Mitarbeitende manuell bearbeitet.





Einfacher Haken  = Rapportiert – du kannst noch Änderungen vornehmen.


 

Doppelter Haken  = Visiert – die Zeiten vom Planer bestätigt - du kannst keine Änderungen mehr vornehmen:


Doppelhaken mit Kommentarbox = visiert mit Kommentar von Planende.



 

Doppelhaken mit "Person" = visiert mit Anpassung der Arbeitszeit von Planende.






Ausrufezeichen = z.B. Stempelung kann nicht zugeordnet werden.


3.3.1.2 - Symbole in der Zukunft

Es gibt zwei Symbole, welche in der Zukunft angewendet werden:


 Voller Punkt = Zeigt Abwesenheitsdienste oder Dienste an, welche nicht editierbar sind und mit Berechnungsart "fix" vom Planer hinterlegt wurden:



o Leerer Punkt = Zeigt Abwesenheitsdienste oder Dienste an, deren Berechnungsart auf „berechnet“ gesetzt wurde welche in Zukunft bearbeitet werden können:



Falls an einem Tag beide Dienstearten angeboten werden ("fix"/"berechnet"), wird der Dienst mit der Berechungsart "fix" unter dem Datum angezeigt - dieser kommt häufiger vor als die Dienste mit der Berechnungsart "berechnet".



Sofern kein Symbol vorhanden ist, gibt es an diesem Tag kein Information oder die Stempelung wurde via Terminal erfasst.



3.3.2 – Zeitmanagement: wie erfasse ich meine Arbeitszeit

Du musst deine Arbeitszeit nicht zwingend erfassen, wenn du genau nach Dienstplan gearbeitet hast. Die hinterlegte Arbeitszeit auf deinem Dienst (1 = Geplant) wird automatisch übernommen:


Wenn du jedoch Abweichungen auf deinem Dienst erfassen möchtest, wie früher Gehen, länger Bleiben oder Ausfall der Pause, dann lohnt es sich die Anpassung via App zu erfassen – so wird deine Zeit fortlaufend korrekt hinterlegt und angezeigt (2 = Effektive Arbeitszeit). 


Es ist möglich, eine Arbeitszeit in der Zukunft festzulegen, jedoch nur für denselben Tag: 
Z.b um 10.00 Uhr angeben, dass man um 14.00 Uhr oder 16.00 Uhr fertig sein wird, obwohl der Dienst um 15.00 Uhr endet.


Und so geht’s:

  1. Gehe auf die Seite Zeitmanagement.

  2. Wähle den gewünschten Tag aus. 

    3. Klicke auf Zeit rapportieren um deine effektiven Zeiten in der rechten Spalte "Effektiv" anzupassen.




Meine Pause(n)
1. Hast du keine Pause gemacht? Dann kannst du diese rauslöschen X (1) 

Achtung! Wenn du die Zeitangaben löschst, aber nicht auf das X klickst, um die Pause vollständig zu entfernen, führt dies zu einem Fehler!


2. Hast du eine weitere Pause gemacht? Dann kannst du diese mit "Pause hinzufügen +" (2) hinzufügen. Es können auch mehrere Pausen hinzugefügt werden.


Du kannst auch einen Kommentar (3) eintragen und dann einreichen (4).
Dein Kommentar ist nicht in jedem Fall zwingend, aber hilft dir sowie deiner planenden Person, deine rapportierte Zeiten zu verstehen:

   

Solange der Dienst nicht von der planenden Person visiert wurde, kannst du deine Zeiten jederzeit bearbeiten. 
Du hast auch die Möglichkeit, deinen eigenen Zeitrapport wieder zurückzusetzen. Dafür klickst du einfach auf den Abfalleimer und bestätigst mit Fortfahren.


1. Hinweis: Änderungen am Dienstplan
Wenn du deinen Dienstplan manuell im Mitarbeiterportal (Web) änderst und der Planer den Dienst anschließend im Dienstplan anpasst, zeigt die Planik Mobile App die neue, geplante Version an, während das Mitarbeiterportal weiterhin deine manuelle Version anzeigt.

- Um sicherzustellen, dass die richtigen Zeiten berücksichtigt werden, solltest du die Planik Mobile App nutzen, um die aktuellen Arbeitszeiten einzusehen.


2. Hinweis: Anzeige der tatsächlichen Arbeitszeit
Wenn du in einem Dienst mit festen Arbeitszeit von mehr als 0 arbeitest, kann es vorkommen, dass im Banner „Tatsächliche Arbeitszeit“ 00:00 angezeigt wird, obwohl du tatsächlich gearbeitet hast.

Keine Sorge: Das ist nur ein Anzeigefehler.
- Deine Arbeitszeit wird im System korrekt erfasst!



3.3.3 – Eine ungeplante Arbeit erfassen

Du kannst auch einen Arbeitseinsatz erfassen, der nicht in deinem Plan steht – zum Beispiel, wenn du spontan eingesprungen bist oder einen Piketteinsatz geleistet hast.


Wichtig zu beachten: ungeplante Arbeiten können nur am jeweiligen Tag oder in der Vergangenheit (also nicht in die Zukunft) erfasst werden. Zudem entscheidet deine planende Person, welche Dienstvorlagen als ungeplante Arbeit in deiner Auswahl erscheinen.


So erfasst du eine ungeplante Arbeit:

  1. Geh auf die Seite Zeitmanagement

  2. Klick auf Ungeplante Arbeit erfassen - der Editor für ungeplante Arbeit öffnet sich:


Eine vordefinierte Liste deiner möglichen Dienste öffnet sich – wähle den Dienst aus, den du geleistet hast:


Jetzt kannst du deine effektive Arbeitszeit rapportieren:

Wenn dein Dienst noch nicht zu Ende ist, dann kannst du den Eintrag als Entwurf speichern

und später wieder bearbeiten:

Du erkennst eine erfasste ungeplante Arbeit daran, das der Rahmen von deinem Dienst gestrichelt ist und das folgende Icon unter dem Datum erscheint: 
Zudem erscheint auf deiner Startseite folgender Hinweis, sofern du den Dienst nicht vollständig erfasst und eingereicht hast:


Wenn du deinen Dienst beendet hast und deine Zeit vollständig erfasst wurde, dann kannst du deine Zeiterfassung "Einreichen".


Solange deine ungeplante Arbeit nach dem Einreichen als "Rapportiert" erscheint, kannst du diese auch nachträglich noch Bearbeiten oder Löschen. Nach dem "Visieren" durch die planende Person können keine Änderungen mehr vorgenommen werden.


3.3.4 – Dienst hat nicht stattgefunden (krank)

Es kann vorkommen, dass du deinen geplanten Dienst nicht leisten kannst - z.B. wenn du wegen Krankheit verhindert bist. In diesem Fall gilt nach wie vor: immer Teamleitung informieren!
Anschliessend kannst du deinen Dienst aus dem Zeitmanagement rauslöschen:


Wenn ein Dienst nicht stattfinden kann, dann musst du zwingend einen Kommentar erfassen, damit du diesen anschliessend Bestätigen und Einreichen kannst:


Deine effektive Arbeitszeit wird nach dem Einreichen auf 00:00 gestellt und der Dienst erscheint grau mit der Info "Ignorierte Zeitstempel":


Dein Dienst wurde erfolgreich entfernt.


Das ist erst der Anfang…weitere Tipps folgen bald!