Wenn Sie sich in Planik als Mitarbeitende einloggen, sehen Sie die Dienste des aktuellen Tages übersichtlich in einer Kalenderansicht.

Diese Sicht ist auch für das Smartphone optimiert. 


INHALTSVERZEICHNIS


Grundfunktionalität

Sie sehen Ihren persönlichen Tagesplan mit den Diensten und den allfälligen Notizen auf den Diensten. 


Zur Orientierung ist der aktuelle Tag blau eingefärbt. und die aktuelle Uhrzeit als roter Strich markiert.

Mit den Pfeilen links und rechts vom Datum können Sie in die Zukunft wie auch in die Vergangenheit blättern. Mit dem Heute-Button gelangen Sie auf dem schnellsten Weg wieder auf den aktuellen Tag.


Sie sehen in der Tagesplanung alle veröffentlichten Dienste, inklusive Ferien und Abwesenheiten, falls diese als Dienste abgebildet sind.

Das Modul Planik-Zeiterfassung

Planik bietet Ihnen nebst der Personaleinsatzplanung auch ein Zeiterfassungssystem an. Im Mitarbeiter-Portal, können Sie selber Ihre Zeit erfassen und Ihre täglichen Dienste bestätigen. Somit haben Sie stets den Überblick über Ihre effektiv geleisteten Arbeitszeiten.



Neue Informations - Elemente

Damit Sie wissen, welche Dienste Sie noch bestätigen müssen kommen zur Basisfunktionalität noch andere Elemente hinzu.


Infobox über Dienste mit fälliger Bestätigung

Oberhalb des Tagesplan sehen Sie alle Dienste, die Sie noch bestätigen müssen. Sie können direkt auf die entsprechenden Tage springen, in dem Sie auf das Datum neben dem Dienst klicken. Die Ansicht ist reduziert. Um alle noch fehlenden Tage anzuzeigen klicken Sie auf die drei Punkte auf der letzten Zeile. 

Hat es neben dem Datum noch ein rotes Ausrufezeichen, so ist die Bestätigung überfällig. Das heisst, das akzeptierte Zeitfenster für die Zeiterfassung ist abgelaufen. (Dieses Zeitfenster kann vom Planik-Administrator konfiguriert werden)


Infobox über Arbeitszeiten des Tages

Hier sehen Sie für den aktuellen Tag die erfasste Arbeit im Verhältnis zu den Sollstunden.

In diesem Beispiel hat die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter 10 Stunden gearbeitet. Da die Sollstunden etwa 6.5 Stunden betragen, gibt das eine Überzeit von etwa 3.5 Stunden. 


Status des Tages

Unterhalb vom Datum sehen Sie den Status des Tages mit der Anzahl Dienste an diesem Tag. 

An diesem Tag gibt es noch Dienste zum bestätigt werden. Diese Bestätigung ist überfällig (Roter Hintergrund)


Auch hier gibt es Dienste zum Bestätigen. Allerdings ist das Zeitfenster für die Zeiterfassung noch nicht abgelaufen.


Hier wurden alle Dienste von Ihnen bestätigt, sind aber noch nicht vom Vorgesetzten akzeptiert worden. Sie können also immer noch die Zeiten ändern.


Der Tag wurde vom Vorgesetzten genehmigt. Sie können keine Arbeitszeiten mehr auf diesem Tag erfassen.


Dienste bestätigen und Arbeitszeit abändern

Geplante Dienste bestätigen

Um  den eingeplanten Dienst mit  den  vorgegebenen  Zeiten zu  bestätigen,  können  Sie durch Klick auf den Dienst das Änderungsfenster öffnen.

Hatten Sie keine Abweichungen der Arbeitszeit bezüglich dem geplanten Dienst, können Sie auf Bestätigen klicken und diesen Dienst an diesem Tag als stattgefunden markieren. 


Überlappende Dienste und Arbeitszeiten werden mit einem Warnhinweis versehen:

Sie können diese Zeiten zwar erfassen, der Warnhinweis wird aber bei der Kontrolle der Arbeitszeiten auch angezeigt.


Abweichende Arbeitszeit ohne Begründung

Sie haben den geplanten Dienst zwar gearbeitet, mussten aber länger bleiben, um Ihre Arbeit zu beenden? Sie können die Start- und Endzeiten, sowie Pause, für diesen Dienst und Tag abändern, indem Sie durch Doppelklick auf den Dienst das Änderungsfenster öffnen und die effektiv gearbeiteten Zeiten abändern.


Die Arbeitszeit für diesen spezifischen Dienst können Sie abändern, indem Sie auf die Start- und Endzeit klicken und Ihre gewünschte Uhrzeit eingeben. Das selbe gilt auch für die Pause. 


ACHTUNG: Ihr Planer kann bestimmen nach wie vielen abweichenden Minuten Sie eine Notiz schreiben bzw. die Abweichung begründen müssen. 


Ist die Abweichung weniger als die zu begründete Zeit, können Sie die Änderung erfassen und den Dienst mit neuer Start- und/oder Endzeit speichern, indem Sie auf Bestätigen klicken. 


Abweichende Arbeitszeit mit Begründung

Sollte die Abweichung Ihrer erfassten Arbeitszeit mehr sein, als die nicht zu begründete Abweichung, wird ein Hinweis auftauchen und Sie werden den Dienst nicht ohne Notiz bzw. Begründung bestätigen können.



Sobald Sie die Abweichung im gelben Notiz-Kästchen begründen wird der Hinweis verschwinden und Sie können den Dienst bestätigen.


Der Dienst hat nicht stattgefunden

Sie mussten einen bestimmten Dienst an einem bestimmten Tag arbeiten, aber sie wurden aus irgendwelchem Grund gehindert? Sie können den Dienst für den spezifischen Tag löschen, indem Sie mit einem Doppelklick auf den Dienst das Änderungsfenster öffnen und bestätigen, dass der Dienst nicht stattgefunden hat. 


Sobald Sie den Button auf die Frage Stattgefunden? auf Nein setzen, müssen Sie begründen, warum der Dienst nicht stattgefunden hat. Sobald die Begründung im gelben Notiz-Kästchen eingeschrieben wurde, können Sie diesen Tag ohne Dienst speichern, indem Sie auf Bestätigen klicken. Der Dienst wird für diesen spezifischen Tag gelöscht und Sie werden ihn auf der Tagesplanung nicht mehr sehen. 


ACHTUNG: Die kontrollierende Person muss Ihnen diesen Tag immer noch genehmigen, da es sich um eine Abweichung von der geplanten Arbeit handelt. 




Ein anderer Dienst hat stattgefunden

Sie haben mit Ihrer Kollegin den Dienst für den aktuellen Tag gewechselt und möchten diesen nun erfassen? Sie müssen zunächst den geplanten Dienst löschen, damit Sie danach einen neuen Dienst erstellen können. 


Nachdem Sie den Dienst gelöscht haben sehen Sie den Tagesplan leer. Nun können Sie auf das Rechteck klicken, das die Startzeit des effektiv gearbeiteten Dienstes aufzeigt, um das Änderungsfenster erneut zu öffnen. Danach können Sie die Dienstvorlage auswählen, die Sie gearbeitet haben und Ihre effektiv geleistete Arbeitszeit unter Zeit eingeben (inkl. Pausen). 


Sie können auf dem Tagesplan auch gleich die Zeitperiode markieren, in der Sie gearbeitet haben und müssen danach (abgesehen von der Dienstvorlage, die Sie wählen müssten) nur noch die Pause eingeben. 

  


Der neue Dienst, den Sie erstellen, ist eine ungeplante Arbeit. Um die richtige Dienstvorlage auszuwählen, können Sie die Drag-down Liste unter dem Punkt Dienstvorlage öffnen und den Dienst suchen. Falls es keine Abweichung zur geplanten Arbeitszeit gemäss Dienstvorlage gibt, können Sie in den Notizen lediglich erwähnen, dass Sie den Dienst abgetauscht haben. Gibt es jedoch auch bei den effektiv geleisteten Arbeitszeiten eine Abweichung, können Sie diese unter Zeit abändern und die Begründung ins gelbe Notiz-Kästchen schreiben. 


Nachdem Sie die richtige Dienstvorlage ausgesucht, die Zeiten angepasst und den Wechsel und die Abweichung begründet haben können Sie diese ungeplante Arbeit für den aktuellen Tag speichern, indem Sie auf Bestätigen klicken. Der Dienst wird danach im Tagesplan ersichtlich sein. 


Zusätzlicher Arbeitszeit erfassen

Sie können eine zusätzliche ungeplante Arbeit erfassen, indem Sie auf eine leere Region im Kalender tippen, ein wenig warten (bis sich ein hellblauer Balken unter dem Finger anzeigt, dass eine Zeitperiode selektiert wurde) und die gewünschte Zeitperiode mit dem Finger aufspannen.auf ein leeres Rechteck über oder unter dem geplanten und bestätigten Dienst klicken und das Änderungsfenster öffnen. 


Wie weiter oben beschrieben können Sie nun den Dienst von der Dienstvorlagen-Liste auswählen und die Zeiten gemäss effektiv geleisteter Arbeitszeit erfassen. Falls es eine Abweichung zur geplanten Dauer der Dienstvorlage gibt, müssen Sie die Abweichung im gelben Notiz-Kästchen begründen. Danach können Sie den Dienst erfassen, indem Sie auf Bestätigen klicken. Der zusätzliche Dienst wird auf der Tagesplanung nun ersichtlich sein. 


In der Dienstvorlagen-Liste sind eventuell auch Dienstvorlagen deren Arbeitszeiten als Fix bzw. Gemäss Sollarbeitszeit definiert sind. In diesen Fällen können Sie die Arbeitszeit nicht beeinflussen. 


Platzhalterdienste + Dienstbestätigung

Sie haben zwar zwei Dienste auf der Tagesplanung, aber der eine Dienst ist nichts anderes als ein «Ämtli», das Sie an diesem Tag haben, wie zum Beispiel die Tagesverantwortung vom Team. Nun sollten Sie den eigentlichen Dienst, den Sie geleistet haben bestätigen. 

 


Obwohl unter dem Datum zwei Dienste angezeigt werden, bezieht sich der Hinweis nur auf den einen Dienst, der Ihnen auch Arbeitszeiten generiert. Der TV-Dienst, den Sie in Ihrer Tagesplanung sehen ist nichts anderes als ein Platzhalterdienst, der Ihnen Ihr «Ämtli» für diesen spezifischen Tag anzeigt. Da dieser Dienst jedoch keine Arbeitszeit generiert, kann er auch nicht abgeändert bzw. bestätigt werden. 


Sobald Sie nun aber den effektiv geleisteten Dienst bestätigen, indem Sie entweder die Zeiten der Dienstvorlage übernehmen oder allfällige Abweichungen mit/ohne Begründung erfassen, ändert sich der Text unter dem Datum und Sie können auf die Genehmigung durch die kontrollierende Person warten. 


Einsatz während Pikett-Dienst

Sie haben eigentlich einen freien Tag, aber der Pikett-Dienst ist heute auch bei Ihnen. Nun haben Sie einen Anruf erhalten und müssen für eine bestimmte Zeit arbeiten gehen. Da der Pikett-Dienst normalerweise keine Arbeitszeit generiert, sofern es keinen Einsatz gibt, ist er zwar ersichtlich auf der Tagesplanung, aber nicht editierbar. 

 


Um nun einen Einsatz zu erfassen, können Sie einen neuen Dienst erfassen (siehe dafür auch Punkt Zusätzlicher Dienst erfassen). Sie können auf eine beliebige leere Stelle im Tagesplan klicken um das Änderungsfenster zu öffnen und eine ungeplante Arbeit erfassen. Dafür können Sie die Dienstvorlage vom Dienst, den Sie geleistet haben, auswählen und die Arbeitszeit anpassen. 

  

Ihr Pikett-Dienst ist immer noch im Tagesplan, aber die effektiv geleistete Arbeitszeit ist auch enthalten und bestätigt.


Sie finden unter folgendem Link die dazugehörigen Video-Tutorials, wie Sie ihre Arbeitszeiten erfassen und bestätigen können.